AI-journalföring för veterinärer

Under en konsultation kan Vetz.ai transkribera samtalet och ta fram ett journalutkast. Veterinären ansvarar alltid för den slutliga journalen. Före signering ska veterinären granska utkastet och rätta innehåll som är fel, oklart eller ofullständigt.

AI-stöd kan ge ett underlag för journalskrivningen, men journalen behöver fortfarande spegla vad som faktiskt framkom under konsultationen och vilka uppgifter veterinären har bedömt som relevanta. Läs mer om arbetssättet i Vad är AI Scribe?.

Så kan arbetsflödet se ut

Kliniken behöver först besluta när ljudupptagning får användas och hur djurägaren ska informeras. Under konsultationen används Vetz.ai för transkribering. När samtalet är avslutat skapas ett strukturerat journalutkast som veterinären läser igenom.

Veterinären jämför utkastet med konsultationen, rättar uppgifter vid behov och kompletterar journalen innan signering. Journalen blir färdig först efter denna granskning och signering av ansvarig veterinär.

En aktuell översikt över produkten finns på Vetz.ai:s funktionssida.

Uppgifter som kräver särskild kontroll

Kontrollera först patientens identitet och ägaruppgifterna. Dessa uppgifter behöver stämma med rätt djur och rätt ärende innan journalen signeras.

Läs sedan igenom anamnes och status mot vad som faktiskt sades och observerades under konsultationen. Kontrollera att bedömningen återger veterinärens egen bedömning och att varje angiven åtgärd är korrekt beskriven.

Om utkastet nämner läkemedel ska veterinären kontrollera preparat och dosering. Uppföljning, återbesök eller andra fortsatta instruktioner behöver också granskas innan de blir en del av journalen.

Ett transkriberat samtal kan innehålla felsägningar, otydligt tal eller formuleringar som saknar sammanhang. Ett AI-utkast kan därför innehålla felaktiga eller påhittade formuleringar. Användaren behöver rätta dessa i journalutkastet och följa klinikens rutin om osäkerhet kvarstår.

De vanligaste misstagen vid journalskrivning och hur AI hjälper dig undvika dem beskriver vanliga kontrollpunkter i arbetet med journalutkast.

Frågor för en dansk klinik före införande

Kliniken behöver klarlägga sin rättsliga grund för ljudbehandling och ta fram instruktioner för hur verktyget får användas. Djurägaren behöver få information som är anpassad till klinikens valda process och den behandling av personuppgifter som sker.

Åtkomst till ljudmaterial och journalutkast bör begränsas till behörig personal. Kliniken behöver också fastställa hur länge material lagras och vem som ansvarar för att följa upp behörigheter.

Personuppgiftsbiträdesavtal, dataplacering och rutiner för incidenter behöver vara klargjorda före driftstart. Det omfattar även hur kliniken ska agera om fel person får åtkomst eller om material hanteras på ett sätt som avviker från klinikens instruktioner.

Aktuella danska krav för ljudbehandling, personuppgifter och journalföring bör kontrolleras mot relevanta danska myndighetskällor samt klinikens egna juridiska och dataskyddsrådgivare. Kraven kan bero på klinikens system, avtal och behandlingssätt.

Testa arbetssättet i en pilot

En pilot kan omfatta konsultationstyper som speglar klinikens vanliga arbete. Veterinärerna bör använda dokumenterade granskningskriterier för varje journalutkast, så att samma uppgifter kontrolleras konsekvent under testet.

Kliniken kan registrera vilka rättningar som behövs och hur lång tid granskningen tar. Underlaget visar var utkasten behöver mest handpåläggning och om arbetssättet fungerar för teamet.

Skriv också en rutin för situationer där AI-stödet inte ska användas. Det kan gälla samtal med otydligt ljud, avbrott under konsultationen eller situationer där innehållet bedöms som särskilt känsligt.

Tydliga roller under konsultationen

Kliniken behöver bestämma vem som startar verktyget och när det sker. Det bör också vara tydligt vilken veterinär som granskar och signerar det journalutkast som hör till konsultationen.

Personal som använder verktyget behöver utbildning i hur ljudupptagning hanteras, hur utkast granskas och vad som ska göras vid avbrott. Vid otydligt tal behöver användaren säkerställa att journalen återger rätt uppgift, snarare än att utgå från transkriberingen.

Känsliga samtal kräver en förutbestämd rutin. Kliniken kan exempelvis besluta att verktyget pausas i vissa situationer eller att materialet hanteras enligt särskilda behörighetsregler.

Sekretess, fel och klinisk kontroll

Sekretess bygger på att åtkomsten till materialet är begränsad och att kliniken har dokumenterade instruktioner för användningen. Behörigheter bör följas upp när personal byter roll eller slutar.

Fel i ett utkast behöver rättas av den ansvariga veterinären före signering. Kliniken bör ha en dokumenterad rutin för hur fel upptäcks, rättas och följs upp när samma typ av fel återkommer.

Den kliniska kontrollen ligger hos veterinären genom granskning och signering. AI-stödet kan skapa ett utkast, medan veterinären avgör vad som ska stå i journalen och ansvarar för innehållet.

Källor att granska vid utvärdering

Den danska artikeln Husk reglerne for journalføring, når du får hjælp af AI bör läsas i sin helhet innan kliniken använder den som underlag. Den publiceras av Fysio.dk och rör journalföring med AI inom fysioterapi, vilket innebär att kliniken behöver bedöma hur resonemangen förhåller sig till veterinär verksamhet och danska krav som gäller för den egna verksamheten.

Artikeln Kunstig intelligens som journalfører: en trojansk hest är publicerad som en debattartikel i Ugeskrift for Læger. En debattartikel kan bidra med frågor att utreda, men kliniken bör skilja mellan skribentens ståndpunkter och gällande krav från myndigheter eller innehållet i egna avtal.

För kliniker som vill utvärdera Vetz.ai i sitt eget arbetsflöde finns möjlighet att boka en demonstration.