Journal system til dyrlæger: funktioner, krav og tjekliste før valg eller skift

Et journalsystem til dyrlægepraksis skal understøtte både den kliniske journalføring og klinikkens daglige arbejdsgange. Det skal være muligt at finde de rigtige patientoplysninger, skrive og gennemgå journalnotater, følge tidligere besøg og håndtere information mellem de forskellige roller på klinikken.

Valget bør derfor ikke udelukkende baseres på en funktionsliste. Klinikken skal også afprøve, hvordan systemet fungerer i løbet af en almindelig arbejdsdag, hvilke integrationsmuligheder der findes, og hvordan leverandøren håndterer databeskyttelse og informationssikkerhed.

Hvilken rolle spiller journalsystemet på en dyrlægeklinik?

Journal-systemet samler de oplysninger, der er nødvendige for at følge en patient over tid. Det omfatter for eksempel patient- og dyreejeroplysninger, journalnotater fra konsultationer, tidligere forløb og planlagt opfølgning.

Systemet påvirker samtidig flere områder af virksomheden end selve journalføringen:

  • Patientoversigt: Teamet skal kunne finde aktuelle oplysninger og relevant historik uden unødvendige søgetrin.
  • Journalføring: Dyrlægen skal kunne skrive, gennemgå og færdiggøre journalnotater i forbindelse med konsultationen.
  • Opfølgning: Systemet bør gøre det muligt at se, hvad der er blevet gjort, og hvilke yderligere tiltag der er planlagt.
  • Teamarbejde: De relevante medarbejdere skal kunne arbejde med de rette oplysninger ud fra deres roller og opgaver.
  • Patient- og bookingforløb: Booking, ankomst, konsultation og opfølgning skal hænge sammen på en måde, der passer til klinikkens arbejdsgang.
  • Administrativt overblik: Klinikledelsen kan have brug for rapporter og underlagsmateriale for at kunne følge med i virksomhedens processer.

Hvor godt disse dele fungerer sammen, er ofte vigtigere end, hvor mange funktioner systemet har på papiret.

Grundlæggende funktioner, der skal evalueres

Klinikken bør udarbejde sin egen liste over krav, inden de forskellige journalsystemer sammenlignes. Listen kan opdeles i krav, der er nødvendige fra starten, og funktioner, der er ønskelige, men ikke afgørende.

Journalskabeloner og journalføring

Undersøg, om systemets journalskabeloner kan tilpasses til klinikkens mest almindelige konsultationstyper. Prøv blandt andet:

  • hvordan man opretter en ny journalnotat
  • om skabeloner kan tilpasses til forskellige arbejdsgange
  • hvordan udkast gemmes og genoptages
  • hvordan notatet gennemgås og færdiggøres
  • hvis det klart fremgår, hvem der har skrevet eller ændret indholdet
  • hvordan rettelser og tilføjelser håndteres

Skabeloner bør hjælpe dyrlægen med at arbejde konsekvent, uden at journalnotaterne bliver unødvendigt fastlåste eller generiske.

Søgbar patientjournal

Test, hvor hurtigt brugeren kan finde tidligere journalnotater og andre relevante patientoplysninger. Søgningen skal vurderes ud fra virkelige patienttilfælde og længere historikker, ikke blot ud fra leverandørens demonstrationsdata.

Spørgsmål, man kan stille, er:

  • Hvilke oplysninger kan man søge på?
  • Er det muligt at filtrere eller sortere historikken?
  • Er det nemt at skelne mellem forskellige typer noter og begivenheder?
  • Hvordan præsenteres en omfattende journalhistorik?

Rettigheder og adgang

Forskellige roller på klinikken kan have behov for forskellige adgangsrettigheder. Leverandøren skal vise, hvordan adgangsrettigheder oprettes, ændres og ophæves.

Kontroller især:

  • om, hvorvidt rettigheder kan styres efter rolle
  • hvordan nye brugere tilføjes
  • hvordan adgangen fjernes, når en person fratræder
  • om adgang og ændringer kan følges op på
  • hvordan administratorrettigheder håndteres

Rapportering og administrativt overblik

Fastlæg, hvilke rapporter klinikken rent faktisk bruger eller har brug for. Bed derefter leverandøren om at fremvise disse under en demonstration.

Vurder, om rapporterne kan filtreres, eksporteres og forstås uden omfattende manuel bearbejdning. Kontroller også, hvilke brugere der har ret til at oprette eller se rapporter.

Reservations- og patientforløb

Følg hele arbejdsforløbet fra booking til afsluttet besøg. Det kan omfatte registrering, ankomst, konsultation, journalføring, gennemgang og opfølgning.

Dokumentér hver gang personalet har brug for:

  • at skrive de samme oplysninger mere end én gang
  • skifte mellem flere systemer
  • kopiere og indsætte tekst
  • søge efter oplysninger i separate visninger
  • indsende en arbejdsgang til udførelse af en administrativ opgave

Eksport og adgang til klinikkens data

Muligheden for at eksportere data er vigtig både i det daglige arbejde og med henblik på et fremtidigt systemskifte. Bed om skriftlige svar på:

  • hvilke oplysninger der kan eksporteres
  • i hvilke formater eksporten finder sted
  • om bilag og historik medfølger
  • hvordan informationens struktur bevares
  • hvem der kan igangsætte en eksport
  • hvor lang tid en fuldstændig eksport tager
  • hvis eksporten medfører omkostninger

Test brugervenligheden med en reel journalstrøm

En generel produktdemonstration giver kun et begrænset indblik i, hvordan systemet fungerer i løbet af en almindelig arbejdsdag på klinikken. Bed i stedet leverandøren om at gennemføre et scenarie, der afspejler klinikkens faktiske arbejdsgang.

Testen kan foregå efter følgende trin:

  1. Åbn den rigtige patient og konsultation.
  2. Find den relevante historik frem.
  3. Opret en ny journalnotat.
  4. Brug en relevant journalskabelon.
  5. Indsæt eller rediger indholdet.
  6. Sammenlign oplysningerne med patientens journal.
  7. Gennemgå og færdiggør journalnotatet.
  8. Planlæg eller registrer opfølgning.
  9. Find den færdige note fra en anden autoriseret brugers visning.

Tæl ikke kun antallet af klik. Notér også afbrydelser, skift mellem systemer, dobbeltindtastning og situationer, hvor brugeren skal huske oplysninger i stedet for at have dem synlige.

Lad gerne dyrlæger, dyreplejere og administrativt personale afprøve de dele, der vedrører deres egne arbejdsopgaver. Et system kan opleves forskelligt afhængigt af rolle og arbejdsgang.

AI-baseret diktering og journalgenerering som supplement

AI-baseret transskribering af konsultationer og generering af journalnotater kan anvendes som et supplement til et eksisterende journalsystem. Tanken er ikke at fjerne det kliniske ansvar fra dyrlægen, men at levere et udkast, som dyrlægen gennemgår og tager ansvaret for, inden indholdet indtastes i journalsystemet.

Et muligt arbejdsforløb er:

  1. Konsultationen transskriberes ved hjælp af et AI-baseret værktøj.
  2. Værktøjet udarbejder et udkast til en journalnotat.
  3. Dyrlægen sammenligner udkastet med konsultationen og patientens oplysninger.
  4. Fejl, uklarheder og irrelevant indhold rettes eller fjernes.
  5. Dyrlægen godkender den endelige journalnotat.
  6. Notatet overføres til journalsystemet i henhold til den integration eller den procedure, som klinikken anvender.

Gennemgangen udgør en central del af arbejdsgangen. AI-genereret tekst bør ikke betragtes som en færdig journalnotat uden dyrlægens kontrol.

Vetz.ai arbejder med AI-baseret transskribering af konsultationer og generering af journalnotater til dyrlægeklinikker. En introduktion til arbejdsmetoden findes i »Hvad er en AI-scribe?«, mens produktets beskrevne funktioner findes på siden om Vetz’ funktioner.

Hvis du vil læse mere om, hvordan AI kan bruges i journalføringen, kan du også læse artiklen »Spar tid med AI for dyrlæger«. Eventuelle tidsbesparelser skal vurderes ud fra klinikkens egne arbejdsgange og bør ikke antages uden en praktisk afprøvning.

Integrationsspørgsmål, der skal verificeres inden købet

At to produkter beskrives som integrerede, siger i sig selv ikke noget om, hvor meget manuelt arbejde der spares. Klinikken skal have integrationsforløbet vist og dokumenteret.

Spørg hver enkelt leverandør:

  • Hvilke journalsystemer understøttes i dag?
  • Gælder supporten den version og konfiguration, som klinikken bruger?
  • Hvilke typer oplysninger kan overføres?
  • I hvilken retning går informationen?
  • Kan oplysninger indtastes tilbage i journalsystemet?
  • Hvor havner et overført journaludkast?
  • Skal der kopieres og indsættes noget i et af trinene?
  • Skal brugeren vælge patient eller konsultation igen?
  • Hvordan sikres det, at oplysningerne havner hos den rigtige patient?
  • Hvad sker der, hvis overførslen mislykkes?
  • Hvordan vises fejl eller afbrudte overførsler?
  • Hvilke dele af arbejdsgangen foregår stadig manuelt?
  • Hvem har ansvaret for support, når to leverandørers systemer er involveret?

Leverandøren skal vise forløbet fra en gennemført konsultation til en færdig, gennemgået journalnotat i den relevante patientjournal. Dokumenter, hvilke trin der foregår automatisk, og hvilke der kræver en aktiv beslutning fra brugeren.

Vetz har en separat beskrivelse af integrationen mellem Vetz og journalsystemer. De understøttede journalsystemer, overførselsmetoder og muligheder for overskrivning skal verificeres direkte i forhold til den aktuelle produktinformation inden købet.

Vetz har i dag integrationer med Provet Cloud, Vettigo og MHK. I alle tilfælde kan en gennemgået journalnotat indsættes i patientens journal, så dyrlægen ikke behøver at kopiere teksten manuelt. Hvilke versioner og konfigurationer der understøttes, og hvilke trin der stadig kræver et aktivt valg fra brugerens side, skal verificeres i forhold til den aktuelle produktinformation inden købet.

Databeskyttelse og informationssikkerhed

Klinikken bør anmode om dokumenterede svar på, hvordan patient-, dyreejer- og brugeroplysninger håndteres. Mundtlige oplysninger under en demonstration er ikke tilstrækkeligt grundlag til at vurdere databeskyttelse og informationssikkerhed.

Personoplysninger og ansvar

Lad leverandøren forklare:

  • hvilke personoplysninger der behandles
  • til hvilke formål oplysningerne anvendes
  • hvilke roller klinikken og leverandøren spiller i behandlingen
  • hvis der anvendes underleverandører
  • i hvilke lande oplysningerne behandles eller opbevares
  • hvor længe forskellige typer oplysninger opbevares
  • hvordan oplysninger slettes eller returneres, når aftalen ophører

Aftale om databehandler

Sørg for, at klinikken får mulighed for at gennemgå en aftale om databehandler, inden aftalen underskrives. Aftalen skal stemme overens med den faktiske datastrøm og de underleverandører, der benyttes.

Spørg også, hvordan leverandøren informerer om ændringer i behandlingen, for eksempel hvis der kommer en ny underleverandør til.

Adgangskontrol

Leverandøren bør kunne beskrive, hvordan adgangen begrænses og overvåges. Følgende spørgsmål skal besvares:

  • Hvordan godkendes brugere?
  • Kan adgangen styres efter rolle?
  • Hvordan håndteres administratorkonti?
  • Registreres adgang og ændringer?
  • Hvor længe opbevares logfilerne?
  • Hvordan ophæves adgangen for tidligere medarbejdere?
  • Hvilke adgangsrettigheder har leverandørens eget personale?

Opbevaring og teknisk beskyttelse

Bed om dokumentation, der beskriver:

  • hvor data lagres
  • hvordan data beskyttes ved lagring og overførsel
  • hvordan sikkerhedskopiering og gendannelse håndteres
  • hvordan sårbarheder og sikkerhedsopdateringer håndteres
  • hvordan hændelser opdages, håndteres og rapporteres
  • hvordan klinikken får adgang til sine oplysninger i tilfælde af driftsforstyrrelser eller ved aftalens ophør

AI og brug af data

Hvis systemet anvender AI, skal klinikken også spørge:

  • hvis klinikkens oplysninger anvendes til at træne eller forbedre modeller
  • hvis denne anvendelse kan fravælges
  • hvilke underleverandører eller modellevandører der får adgang til dataene
  • hvordan lydfiler, transskriptioner og genererede journaludkast gemmes og slettes
  • hvor længe mellemmaterialet forbliver
  • hvordan leverandøren forhindrer, at oplysninger knyttes til den forkerte patient

Læs også »AI og GDPR for dyrlæger« som grundlag for dialogen med leverandørerne. Klinikens egen vurdering skal tage udgangspunkt i den pågældende tjeneste, aftalerne og den faktiske datastrøm.

Vetz beskriver sine sikkerhedsrutiner på siden om sikkerhed. Her fremgår det bland andet, at der foreligger en aftale om databehandler for alle kunder, at data lagres på servere inden for EU, at data krypteres både i hvile og under overførsel, at hver kliniks oplysninger holdes adskilt, og at systemaktivitet logges. En klinik, der gennemfører en leverandørgennemgang, bør anmode om disse dokumenter skriftligt og sammenholde dem med den faktiske datastrøm i sin egen virksomhed.

Tjekliste ved skift af journalsystem

1. Kortlæg de nuværende processer og data

Beskriv, hvordan arbejdet foregår i dag, fra booking til færdig journal og opfølgning. Angiv, hvilke systemer, manuelle lister, skabeloner og integrationer der anvendes.

Undersøg også:

  • hvilke typer data der findes
  • hvor langt tilbage historikken strækker sig
  • hvilke bilag og formater der anvendes
  • hvilke rapporter virksomheden har brug for
  • hvor der forekommer dobbelt indtastning
  • hvilke afhængigheder der er i forhold til andre systemer

2. Definere og prioritere krav

Opdel kravene i f.eks.:

  • obligatoriske krav
  • vigtige, men ikke afgørende krav
  • ønsker til den fremtidige udvikling

Medtag krav vedrørende journalføring, arbejdsgange, adgangsrettigheder, eksport, integrationer, support, databeskyttelse og informationssikkerhed. Angiv også, hvordan hvert krav skal verificeres.

3. Gennemfør en demonstration med virkelige arbejdsgange

Giv leverandøren konkrete scenarier på forhånd. Bed om at få vist hele arbejdsgangene i stedet for en præsentation med udvalgte funktioner.

Inddrag flere faglige roller og dokumentér:

  • antal manuelle overførsler
  • dobbeltregistrering
  • overgang mellem systemer
  • ventetider eller afbrydelser
  • aspekter, der er svære at forstå
  • funktioner, der kræver lokale nødprocedurer

4. Planlæg migreringen

Bestem, hvilke oplysninger der skal flyttes, hvordan kvaliteten skal sikres, og hvordan klinikken skal kontrollere resultatet.

Planen bør omfatte:

  • testmigrering
  • kontrol af patienttilknytninger og historik
  • håndtering af bilag
  • ansvarsfordeling mellem klinikken og leverandøren
  • beredskabsplan i tilfælde af problemer
  • adgang til det tidligere system
  • tidspunktet for overgangen

5. Planlægning af uddannelse og lokale rutiner

Uddannelsen bør tage udgangspunkt i det konkrete arbejde i de enkelte jobfunktioner. Udarbejd lokale vejledninger for almindelige arbejdsgange, adgangsstyring, fejlhåndtering og nødprocedurer.

Udpeg personer, der kan indsamle spørgsmål og videreformidle problemer under implementeringen. Sørg også for, at der er en klar vej til leverandørens support.

6. Opfølgning efter lanceringen

Foretag en struktureret opfølgning efter implementeringen. Sammenlign med de krav og arbejdsgange, der blev dokumenteret før skiftet.

Følg f.eks. op på:

  • om journalforløbet fungerer som tiltænkt
  • hvilke manuelle trin der stadig er tilbage
  • om brugerne finder de rigtige oplysninger
  • om tilladelserne er indstillet korrekt
  • om integrationerne fungerer stabilt
  • om rapporter og eksport giver det rette grundlag
  • hvilke uddannelsesbehov der stadig er

Spørgsmål, der skal tages med til leverandørmødet

  1. Kan I vise hele forløbet fra konsultationen til den godkendte journalnotat?
  2. Hvilke trin kræver manuel indtastning, kopiering eller skift af system?
  3. Hvilke journalsystemer og versioner understøtter I i dag?
  4. Kan oplysninger skrives tilbage, og hvor havner de i journalsystemet?
  5. Hvordan eksporterer klinikken alle sine oplysninger?
  6. Hvordan styres og overvåges brugernes adgang?
  7. Hvor behandles og opbevares oplysningerne?
  8. Hvilke underleverandører benyttes?
  9. Hvordan håndteres data, når aftalen ophører?
  10. Hvordan ser migrations-, uddannelses- og supportplanen ud?

Hvis klinikken ønsker at se, hvordan AI-baseret transskribering af konsultationer og oprettelse af journaler fungerer i en konkret arbejdsgang, kan man bestille en demo af Vetz.