Praxisverwaltungssystem für Tierärzte: Funktionen, Anforderungen und Checkliste für die Auswahl oder den Wechsel

Ein Patientenakten-System für Tierarztpraxen muss sowohl die klinische Dokumentation als auch die täglichen Arbeitsabläufe der Praxis unterstützen. Es muss möglich sein, die richtigen Patientendaten zu finden, Einträge in die Patientenakte zu verfassen und zu überprüfen, frühere Besuche nachzuverfolgen und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Rollen in der Praxis zu verwalten.

Die Entscheidung sollte daher nicht allein auf einer Funktionsliste basieren. Die Klinik muss außerdem prüfen, wie das System im normalen Arbeitsalltag funktioniert, welche Integrationsmöglichkeiten es gibt und wie der Anbieter mit Datenschutz und Informationssicherheit umgeht.

Welche Rolle spielt das Patientenakten-System in einer Tierklinik?

Das Patientenakten-System erfasst alle Informationen, die für die langfristige Betreuung eines Patienten erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise Angaben zum Patienten und zum Tierhalter, Notizen aus Konsultationen, die bisherige Krankengeschichte sowie geplante Nachsorgeuntersuchungen.

Das System wirkt sich gleichzeitig auf mehr Bereiche der Tätigkeit aus als nur auf die eigentliche Dokumentation:

• Patientenübersicht: Das Team muss in der Lage sein, aktuelle Daten und relevante Vorgeschichte ohne unnötige Suchschritte zu finden.
• Krankenaktenführung: Der Tierarzt muss in der Lage sein, im Zusammenhang mit der Konsultation Einträge in die Krankenakte zu verfassen, zu überprüfen und fertigzustellen.
• Nachverfolgung: Das System sollte es ermöglichen, zu sehen, was bereits erledigt wurde und welche weiteren Schritte geplant sind.
• Teamarbeit: Berechtigte Mitarbeiter müssen in der Lage sein, entsprechend ihrer Rollen und Aufgaben mit den richtigen Informationen zu arbeiten.
• Patienten- und Terminabläufe: Terminvereinbarung, Ankunft, Konsultation und Nachbearbeitung müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass sie zur Arbeitsweise der Praxis passen.
• Administrativer Überblick: Die Klinikleitung benötigt möglicherweise Berichte und Unterlagen, um die Abläufe im Betrieb zu überwachen.

Wie gut diese Komponenten zusammenarbeiten, ist oft wichtiger als die Anzahl der Funktionen, über die das System auf dem Papier verfügt.

Zu bewertende Grundfunktionen

Die Klinik sollte eine eigene Anforderungsliste erstellen, bevor verschiedene Patientenakten-Systeme verglichen werden. Die Liste kann in Anforderungen, die von Anfang an notwendig sind, und Funktionen, die wünschenswert, aber nicht entscheidend sind, unterteilt werden.

Krankenaktenvorlagen und das Führen von Krankenakten

Prüfen Sie, ob sich die Vorlagen des Systems an die in Ihrer Klinik am häufigsten vorkommenden Arten von Konsultationen anpassen lassen. Testen Sie unter anderem:

• Wie ein neuer Eintrag in der Krankenakte erstellt wird
• ob Vorlagen an verschiedene Arbeitsabläufe angepasst werden können
• Wie Entwürfe gespeichert und wieder aufgerufen werden
• Wie die Notiz geprüft und fertiggestellt wird
• wenn klar ersichtlich ist, wer den Inhalt verfasst oder geändert hat
• Wie Korrekturen und Ergänzungen behandelt werden

Vorlagen sollten dem Tierarzt dabei helfen, einheitlich zu arbeiten, ohne dass die Einträge in der Krankenakte unnötig starr oder zu allgemein gehalten werden.

Durchsuchbare Patientenakte

Testen Sie, wie schnell der Benutzer frühere Krankenakteneinträge und andere relevante Patienteninformationen finden kann. Die Suche muss anhand realer Patientenfälle und längerer Anamnesen bewertet werden, nicht nur anhand der Demonstrationsdaten des Anbieters.

Folgende Fragen sollten gestellt werden:

• Nach welchen Daten kann man suchen?
• Kann man den Verlauf filtern oder sortieren?
• Ist es einfach, zwischen verschiedenen Arten von Notizen und Ereignissen zu unterscheiden?
• Wie wird eine umfassende Krankengeschichte dargestellt?

Berechtigungen und Zugriff

Verschiedene Rollen in der Klinik erfordern unter Umständen unterschiedliche Zugriffsrechte. Der Anbieter soll darlegen, wie Berechtigungen erstellt, geändert und aufgehoben werden.

Achten Sie insbesondere auf Folgendes:

• ob Berechtigungen je nach Rolle gesteuert werden können
• Wie neue Benutzer hinzugefügt werden
• Wie wird der Zugriff entzogen, wenn jemand aus dem Unternehmen ausscheidet?
• ob Zugriffe und Änderungen nachverfolgt werden können
• Wie mit Administratorrechten umgegangen wird

Berichterstattung und administrativer Überblick

Legen Sie fest, welche Berichte die Klinik tatsächlich nutzt oder benötigt. Bitten Sie den Anbieter anschließend, diese im Rahmen einer Demo vorzustellen.

Prüfen Sie, ob die Berichte ohne umfangreichen manuellen Aufwand gefiltert, exportiert und verstanden werden können. Überprüfen Sie außerdem, welche Benutzer Berichte erstellen oder einsehen dürfen.

Termin- und Patientenabläufe

Verfolgen Sie den gesamten Arbeitsablauf von der Terminvereinbarung bis zum Abschluss des Besuchs. Dazu können die Registrierung, die Ankunft, die Beratung, die Erstellung der Patientenakte, die Überprüfung und die Nachsorge gehören.

Dokumentieren Sie jeden Fall, in dem das Personal Folgendes benötigt:

• dieselben Informationen mehr als einmal eingeben
• zwischen mehreren Systemen wechseln
• Text kopieren und einfügen
• in separaten Ansichten nach Informationen suchen
• einen Arbeitsablauf zur Erledigung einer Verwaltungsaufgabe erstellen

Export und Zugriff auf die Daten der Klinik

Die Möglichkeit, Daten zu exportieren, ist sowohl für die laufende Arbeit als auch im Hinblick auf einen zukünftigen Systemwechsel wichtig. Bitten Sie um schriftliche Antworten zu folgenden Punkten:

• Welche Daten können exportiert werden?
• in welchen Formaten der Export erfolgt
• ob Anhänge und der Verlauf enthalten sind
• wie die Struktur der Informationen erhalten bleibt
• Wer kann einen Export anstoßen?
• Wie lange dauert ein vollständiger Export?
• ob der Export mit Kosten verbunden ist

Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit anhand eines echten Patientenakten-Workflows

Eine allgemeine Produktvorführung gibt nur einen begrenzten Einblick in die Funktionsweise des Systems während eines normalen Praxistages. Bitten Sie den Anbieter stattdessen, ein Szenario durchzuspielen, das der tatsächlichen Arbeitsabläufe in der Praxis entspricht.

Der Test kann folgende Schritte umfassen:

1. Öffnen Sie den richtigen Patienten und den richtigen Termin.
2. Stellen Sie die relevanten historischen Daten zusammen.
3. Erstellen Sie einen neuen Eintrag in der Krankenakte.
4. Verwenden Sie eine passende Vorlage für den Bericht.
5. Fügen Sie den Inhalt ein oder bearbeiten Sie ihn.
6. Vergleichen Sie die Angaben mit der Krankengeschichte des Patienten.
7. Überprüfen und vervollständigen Sie den Eintrag in der Krankenakte.
8. Nachverfolgung planen oder erfassen.
9. Suchen Sie die fertige Notiz in der Ansicht eines anderen berechtigten Benutzers.

Zählen Sie nicht nur die Anzahl der Klicks. Notieren Sie auch Unterbrechungen, Systemwechsel, doppelte Eingaben und Momente, in denen sich der Nutzer Informationen merken muss, anstatt sie vor Augen zu haben.

Lassen Sie gerne Tierärzte, Tierarzthelfer und Verwaltungsmitarbeiter die Bereiche testen, die ihre jeweiligen Aufgaben betreffen. Ein System kann je nach Rolle und Arbeitsablauf unterschiedlich wahrgenommen werden.

KI-gestützte Diktat- und Krankenaktenerstellung als Ergänzung

Die KI-gestützte Transkription von Konsultationen und die Erstellung von Krankenakteneinträgen können als Ergänzung zu einem bestehenden Krankenaktensystem genutzt werden. Dabei geht es nicht darum, die klinische Verantwortung vom Tierarzt zu verlagern, sondern einen Entwurf bereitzustellen, den der Tierarzt prüft und für den er die Verantwortung übernimmt, bevor der Inhalt in das Krankenaktensystem übernommen wird.

Ein möglicher Arbeitsablauf sieht wie folgt aus:

1. Die Konsultation wird mit einem KI-basierten Tool transkribiert.
2. Das Tool erstellt einen Entwurf für einen Krankenakteneintrag.
3. Der Tierarzt gleicht den Entwurf mit den Angaben aus der Konsultation und den Patientendaten ab.
4. Fehler, Unklarheiten und irrelevante Inhalte werden korrigiert oder entfernt.
5. Der Tierarzt genehmigt den abschließenden Eintrag in die Krankenakte.
6. Die Notiz wird entsprechend der von der Klinik verwendeten Integration oder Routine in das Journal-System übertragen.

Die Überprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Arbeitsablaufs. Durch KI generierte Texte sollten nicht ohne Überprüfung durch den Tierarzt als fertiger Behandlungsbericht behandelt werden.

Vetz.ai befasst sich mit der KI-gestützten Transkription von Konsultationen und der Erstellung von Krankenakten für Tierkliniken. Eine Einführung in die Arbeitsweise finden Sie unter „Was ist ein KI-Scribe?“, während die beschriebenen Funktionen des Produkts auf der Seite „Funktionen von Vetz“ aufgeführt sind.

Weitere Informationen darüber, wie KI bei der Erstellung von Krankenakten eingesetzt werden kann, finden Sie auch im Artikel „Zeit sparen mit KI für Tierärzte“. Mögliche Zeitgewinne müssen im Rahmen der jeweiligen Arbeitsabläufe der Praxis bewertet werden und sollten nicht ohne einen praktischen Test vorausgesetzt werden.

Vor dem Kauf zu klärende Integrationsfragen

Die Tatsache, dass zwei Produkte als integriert beschrieben werden, sagt an sich noch nichts darüber aus, wie viel manuelle Arbeit dadurch entfällt. Die Klinik muss sich den Integrationsablauf darstellen und dokumentieren lassen.

Fragen Sie jeden Lieferanten:

• Welche Patientenakten-Systeme werden derzeit unterstützt?
• Gilt der Support für die Version und Konfiguration, die die Klinik verwendet?
• Welche Arten von Informationen können übertragen werden?
• In welche Richtung fließt die Information?
• Können Informationen wieder in das Journal-System zurückgeschrieben werden?
• Wo landet ein übertragener Journalentwurf?
• Muss in einem der Schritte etwas kopiert und eingefügt werden?
• Muss der Benutzer den Patienten oder den Termin erneut auswählen?
• Wie wird sichergestellt, dass die Informationen den richtigen Patienten erreichen?
• Was passiert, wenn die Übertragung fehlschlägt?
• Wie werden Fehler oder unterbrochene Übertragungen angezeigt?
• Welche Teile des Arbeitsablaufs werden noch manuell erledigt?
• Wer ist für den Support zuständig, wenn die Systeme zweier Anbieter betroffen sind?

Der Anbieter soll den Ablauf von einer durchgeführten Konsultation bis hin zu einem fertigen, geprüften Eintrag in der entsprechenden Patientenakte veranschaulichen. Dabei ist zu dokumentieren, welche Schritte automatisch ablaufen und welche eine aktive Entscheidung des Benutzers erfordern.

Vetz verfügt über eine separate Beschreibung der Integration zwischen Vetz und Patientenakten-Systemen. Die unterstützten Patientenakten-Systeme, Übertragungsmethoden und Möglichkeiten zur Rückbuchung müssen vor dem Kauf direkt anhand der aktuellen Produktinformationen überprüft werden.

Vetz verfügt derzeit über Integrationen mit Provet Cloud, Vettigo und MHK. In allen Fällen kann ein geprüfter Eintrag wieder in die Patientenakte zurückgeschrieben werden, sodass der Tierarzt den Text nicht manuell kopieren muss. Welche Versionen und Konfigurationen unterstützt werden und welche Schritte weiterhin eine aktive Auswahl durch den Benutzer erfordern, muss vor dem Kauf anhand der aktuellen Produktinformationen überprüft werden.

Datenschutz und Informationssicherheit

Die Klinik sollte dokumentierte Auskünfte darüber einholen, wie mit den Daten von Patienten, Tierhaltern und Anwendern umgegangen wird. Mündliche Auskünfte im Rahmen einer Vorführung reichen als Grundlage für die Beurteilung des Datenschutzes und der Informationssicherheit nicht aus.

Personenbezogene Daten und Haftung

Bitten Sie den Lieferanten, Folgendes zu erläutern:

• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
• zu welchen Zwecken die Daten verwendet werden
• Welche Rolle die Klinik und der Anbieter bei der Behandlung spielen
• ob Subunternehmer eingesetzt werden
• in welchen Ländern Daten verarbeitet oder gespeichert werden
• Wie lange werden verschiedene Arten von Daten gespeichert?
• Wie werden Daten gelöscht oder zurückgegeben, wenn der Vertrag endet?

Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten

Stellen Sie sicher, dass die Klinik vor Vertragsunterzeichnung einen Einblick in den Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter erhalten kann. Der Vertrag muss dem tatsächlichen Datenfluss und den eingesetzten Subunternehmern entsprechen.

Fragen Sie auch, wie der Dienstleister Änderungen bei der Auftragsabwicklung mitteilt, beispielsweise wenn ein neuer Subunternehmer hinzukommt.

Zugriffskontrolle

Der Anbieter sollte darlegen können, wie der Zugriff eingeschränkt und überwacht wird. Zu klärende Fragen sind:

• Wie werden Benutzer authentifiziert?
• Kann der Zugriff je nach Rolle gesteuert werden?
• Wie werden Administratorkonten verwaltet?
• Werden Zugriffe und Änderungen protokolliert?
• Wie lange werden Protokolle gespeichert?
• Wie wird der Zugriff für ehemalige Mitarbeiter gesperrt?
• Welchen Zugriff hat das eigene Personal des Anbieters?

Speicherung und technischer Schutz

Bitten Sie um Unterlagen, die Folgendes beschreiben:

• wo die Daten gespeichert werden
• Wie Daten bei der Speicherung und Übertragung geschützt werden
• Wie die Datensicherung und -wiederherstellung gehandhabt wird
• Wie mit Sicherheitslücken und Sicherheitsupdates umgegangen wird
• wie Vorfälle erkannt, behandelt und gemeldet werden
• wie die Klinik bei Betriebsstörungen oder bei Beendigung des Vertrags Zugang zu ihren Daten erhält

KI und Datennutzung

Wenn das System KI einsetzt, muss die Klinik außerdem folgende Frage stellen:

• wenn die Daten der Klinik dazu verwendet werden, Modelle zu trainieren oder zu verbessern
• wenn eine solche Nutzung deaktiviert werden kann
• welche Subunternehmer oder Modellanbieter Zugriff auf die Daten erhalten
• Wie Audioaufnahmen, Transkriptionen und erstellte Journalentwürfe gespeichert und gelöscht werden
• Wie lange bleibt das Zwischenmaterial erhalten?
• Wie verhindert der Anbieter, dass Informationen dem falschen Patienten zugeordnet werden?

Lesen Sie auch den Artikel „KI und DSGVO für Tierärzte“ als Grundlage für den Dialog mit den Anbietern. Die eigene Bewertung der Klinik muss sich auf die jeweilige Dienstleistung, die Verträge und den tatsächlichen Datenfluss stützen.

Vetz beschreibt seine Sicherheitsmaßnahmen auf der Seite „Sicherheit“. Dort geht unter anderem hervor, dass allen Kunden eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung zur Verfügung steht, dass die Daten auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden, dass die Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt werden, dass die Daten jeder Klinik getrennt aufbewahrt werden und dass die Systemaktivitäten protokolliert werden. Eine Klinik, die eine Lieferantenprüfung durchführt, sollte diese Unterlagen schriftlich anfordern und sie mit dem tatsächlichen Datenfluss im eigenen Betrieb abgleichen.

Checkliste für den Wechsel des Patientenverwaltungssystems

1. Erfassen Sie die aktuellen Prozesse und Daten

Beschreiben Sie, wie die Arbeit heute abläuft – von der Buchung über die fertige Patientenakte bis hin zur Nachsorge. Geben Sie an, welche Systeme, manuellen Listen, Vorlagen und Integrationen verwendet werden.

Erfassen Sie außerdem:

• welche Arten von Daten es gibt
• wie weit die Geschichte zurückreicht
• welche Anhänge und Formate verwendet werden
• welche Berichte der Betrieb benötigt
• wo doppelte Eingaben vorkommen
• welche Abhängigkeiten zu anderen Systemen bestehen

2. Anforderungen definieren und priorisieren

Teilen Sie die Anforderungen beispielsweise auf in:

• verbindliche Anforderungen
• wichtige, aber nicht entscheidende Anforderungen
• Wünsche für die zukünftige Entwicklung

Berücksichtigen Sie Anforderungen hinsichtlich Protokollierung, Arbeitsabläufen, Zugriffsberechtigungen, Export, Integrationen, Support, Datenschutz und Informationssicherheit. Geben Sie außerdem an, wie die jeweilige Anforderung überprüft werden soll.

3. Führen Sie eine Demo mit realen Arbeitsabläufen durch

Geben Sie dem Anbieter im Voraus konkrete Szenarien an die Hand. Bitten Sie darum, die gesamten Abläufe zu sehen, anstatt nur eine Präsentation mit ausgewählten Funktionen.

Beziehen Sie verschiedene Berufsgruppen ein und dokumentieren Sie dies:

• Anzahl der manuellen Übertragungen
• Doppelregistrierung
• Wechsel zwischen Systemen
• Wartezeiten oder Unterbrechungen
• Aspekte, die schwer zu verstehen sind
• Funktionen, die lokale Ausweichverfahren erfordern

4. Die Migration planen

Legen Sie fest, welche Informationen übertragen werden sollen, wie deren Qualität sichergestellt werden soll und wie die Klinik das Ergebnis überprüfen soll.

Der Plan sollte Folgendes umfassen:

• Testmigration
• Überprüfung der Patientenverknüpfungen und der Krankengeschichte
• Verwaltung von Anhängen
• Aufgabenteilung zwischen Klinik und Dienstleister
• Notfallplan für den Fall von Problemen
• Zugriff auf das bisherige System
• Zeitpunkt des Übergangs

5. Planung von Schulungen und lokalen Abläufen

Die Schulung sollte sich an der tatsächlichen Arbeit der jeweiligen Berufsgruppe orientieren. Erstellen Sie lokale Anweisungen für gängige Arbeitsabläufe, die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen, die Fehlerbehebung und Ausweichverfahren.

Bestimmen Sie Personen, die während der Einführung Fragen sammeln und Probleme weiterleiten können. Stellen Sie außerdem sicher, dass es einen klaren Weg zum Support des Anbieters gibt.

6. Nach der Markteinführung nachverfolgen

Führen Sie nach der Einführung eine strukturierte Nachverfolgung durch. Vergleichen Sie diese mit den Anforderungen und Arbeitsabläufen, die vor der Umstellung dokumentiert wurden.

Beachten Sie beispielsweise Folgendes:

• ob der Dokumentenfluss wie vorgesehen funktioniert
• welche manuellen Schritte noch zu erledigen sind
• ob die Nutzer die richtigen Informationen finden
• ob die Berechtigungen korrekt festgelegt sind
• ob die Integrationen stabil funktionieren
• ob Berichte und Exporte die richtige Grundlage bieten
• welche Ausbildungsbedürfnisse noch bestehen

Fragen, die man zum Lieferantentreffen mitbringen sollte

1. Können Sie den gesamten Ablauf von der Konsultation bis zur geprüften Krankenakte darstellen?
2. Welche Schritte erfordern eine manuelle Eingabe, das Kopieren oder einen Systemwechsel?
3. Welche Patientenakten-Systeme und Versionen unterstützen Sie derzeit?
4. Können Informationen rückgängig gemacht werden, und wo werden sie im Journal-System gespeichert?
5. Wie exportiert die Klinik alle ihre Daten?
6. Wie wird der Zugriff der Benutzer geregelt und überwacht?
7. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
8. Welche Subunternehmer werden eingesetzt?
9. Wie werden die Daten bei Beendigung des Vertrags behandelt?
10. Wie sieht der Migrations-, Schulungs- und Supportplan aus?

Wenn die Klinik sehen möchte, wie die KI-gestützte Transkription von Konsultationen und die Erstellung von Patientenakten in einem konkreten Arbeitsablauf funktionieren, kann eine Demo von Vetz gebucht werden.