Praktijkbeheersysteem voor dierenartsen: functies, vereisten en checklist voor de aanschaf of vervanging

Een dossierbeheersysteem voor dierenartsenpraktijken moet zowel het bijhouden van klinische dossiers als de dagelijkse werkprocessen van de praktijk ondersteunen. Het moet mogelijk zijn om de juiste patiëntgegevens te vinden, aantekeningen in het dossier te maken en te controleren, eerdere bezoeken na te gaan en informatie uit te wisselen tussen verschillende functies binnen de praktijk.

De keuze mag daarom niet uitsluitend op een lijst met functies worden gebaseerd. De kliniek moet ook testen hoe het systeem tijdens een normale werkdag functioneert, welke integraties er beschikbaar zijn en hoe de leverancier omgaat met gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

Welke rol speelt het patiëntendossiersysteem in een dierenkliniek?

Het patiëntendossiersysteem verzamelt de informatie die nodig is om een patiënt in de loop van de tijd te volgen. Het omvat bijvoorbeeld gegevens over de patiënt en de eigenaar, aantekeningen uit consulten, eerdere medische geschiedenis en geplande vervolgafspraken.

Het systeem heeft tegelijkertijd invloed op meer onderdelen van de bedrijfsvoering dan alleen het bijhouden van de patiëntendossiers:

Patiëntenoverzicht: Het team moet actuele gegevens en relevante geschiedenis kunnen vinden zonder onnodige zoekstappen.
Dossiervoering: De dierenarts moet in staat zijn om aantekeningen in het dossier te maken, te controleren en af te ronden in het kader van het consult.
Opvolging: Het systeem moet het mogelijk maken om te zien wat er is gedaan en welke volgende stappen zijn gepland.
Teamwerk: Bevoegde medewerkers moeten op basis van hun rol en taken met de juiste informatie kunnen werken.
Patiënten- en afsprakenprocessen: het maken van afspraken, de aankomst, het consult en de afhandeling moeten op elkaar aansluiten op een manier die past bij de werkwijze van de kliniek.
Administratief overzicht: Het kliniekmanagement kan rapporten en onderbouwende documenten nodig hebben om de processen binnen de organisatie te kunnen volgen.

Hoe goed deze onderdelen samenwerken, is vaak belangrijker dan het aantal functies dat het systeem op papier heeft.

Te beoordelen basisfuncties

De kliniek zou een eigen lijst met eisen moeten opstellen voordat verschillende patiëntendossiersystemen met elkaar worden vergeleken. Deze lijst kan worden onderverdeeld in eisen die vanaf het begin noodzakelijk zijn en functies die wenselijk zijn, maar niet doorslaggevend.

Dossiersjablonen en het opstellen van dossiers

Ga na of de dossierformulieren van het systeem kunnen worden aangepast aan de meest voorkomende soorten consulten in de kliniek. Test onder andere:

hoe een nieuwe aantekening in het patiëntendossier wordt aangemaakt
of sjablonen kunnen worden aangepast aan verschillende werkprocessen
hoe concepten worden opgeslagen en hervat
hoe de notitie wordt gecontroleerd en afgerond
als duidelijk blijkt wie de inhoud heeft geschreven of gewijzigd
hoe correcties en aanvullingen worden afgehandeld

Sjablonen moeten de dierenarts helpen om op een consistente manier te werken, zonder dat de aantekeningen in het dossier onnodig star of algemeen worden.

Doorzoekbare patiëntgeschiedenis

Test hoe snel de gebruiker eerdere aantekeningen in het medisch dossier en andere relevante patiëntinformatie kan vinden. De zoekfunctie moet worden beoordeeld aan de hand van echte patiëntgevallen en een langere geschiedenis, en niet alleen op basis van de demonstratiegegevens van de leverancier.

Vragen die je kunt stellen zijn:

Op welke gegevens kan worden gezocht?
Is het mogelijk om de geschiedenis te filteren of te sorteren?
Is het eenvoudig om onderscheid te maken tussen verschillende soorten aantekeningen en gebeurtenissen?
Hoe wordt een uitgebreide medische geschiedenis gepresenteerd?

Rechten en toegang

Verschillende functies binnen de kliniek kunnen verschillende toegangsrechten vereisen. Laat de leverancier zien hoe toegangsrechten worden aangemaakt, gewijzigd en beëindigd.

Let vooral op het volgende:

of bevoegdheden op basis van rol kunnen worden beheerd
hoe nieuwe gebruikers worden toegevoegd
hoe de toegang wordt ingetrokken wanneer iemand stopt
of de toegang en wijzigingen kunnen worden bijgehouden
hoe beheerdersrechten worden beheerd

Rapportage en administratief overzicht

Bepaal welke rapporten de kliniek daadwerkelijk gebruikt of nodig heeft. Vraag de leverancier vervolgens om deze tijdens een demo te demonstreren.

Beoordeel of de rapporten kunnen worden gefilterd, geëxporteerd en begrepen zonder uitgebreide handmatige bewerking. Controleer ook welke gebruikers rapporten mogen aanmaken of inzien.

Reserverings- en patiëntstromen

Volg een volledige werkstroom, van de afspraak tot het einde van het bezoek. Dit kan bestaan uit registratie, aankomst, consult, het bijwerken van het medisch dossier, controle en nazorg.

Leg elke situatie vast waarin het personeel het volgende nodig heeft:

dezelfde informatie meer dan één keer opschrijven
tussen meerdere systemen schakelen
tekst kopiëren en plakken
informatie zoeken in afzonderlijke weergaven
een werkstroom opstellen om een administratieve taak uit te voeren

Export en toegang tot de gegevens van de kliniek

De mogelijkheid om gegevens te exporteren is belangrijk, zowel voor de dagelijkse werkzaamheden als met het oog op een toekomstige systeemwisseling. Vraag om schriftelijke antwoorden op:

welke gegevens kunnen worden geëxporteerd
in welke formaten de export plaatsvindt
of er bijlagen en een overzicht van de geschiedenis bijgevoegd zijn
hoe de structuur van de informatie behouden blijft
wie een export kan starten
hoe lang het duurt om een volledige export uit te voeren
als de uitvoer kosten met zich meebrengt

Test de bruikbaarheid aan de hand van een echte dossierstroom

Een algemene productdemonstratie geeft maar weinig inzicht in hoe het systeem tijdens een normale werkdag in de praktijk functioneert. Vraag de leverancier daarom om een scenario uit te werken dat overeenkomt met de daadwerkelijke werkzaamheden in de praktijk.

De test kan volgens de volgende stappen worden uitgevoerd:

Open de juiste patiënt en het juiste consult.
Zoek de relevante gegevens op.
Maak een nieuwe aantekening in het dossier aan.
Gebruik een geschikt dagboekformulier.
Voeg de inhoud toe of bewerk deze.
Controleer de gegevens aan de hand van de medische geschiedenis van de patiënt.
Controleer de aantekening in het patiëntendossier en rond deze af.
Een follow-up plannen of registreren.
Zoek de voltooide notitie vanuit het overzicht van een andere bevoegde gebruiker.

Tel niet alleen het aantal klikken. Let ook op onderbrekingen, het wisselen van systeem, dubbele invoer en momenten waarop de gebruiker informatie uit het hoofd moet onthouden in plaats van dat deze zichtbaar is.

Laat dierenartsen, dierenverzorgers en administratief personeel gerust de onderdelen testen die betrekking hebben op hun eigen taken. Een systeem kan verschillend worden ervaren, afhankelijk van de rol en de werkstroom.

AI-gebaseerd dicteren en het aanmaken van medische dossiers als aanvulling

AI-gestuurde transcriptie van consulten en het genereren van aantekeningen in het medisch dossier kunnen worden ingezet als aanvulling op een bestaand medisch dossiersysteem. Het is niet de bedoeling om de klinische verantwoordelijkheid weg te nemen bij de dierenarts, maar om een concept te bieden dat de dierenarts controleert en waarvoor hij of zij verantwoordelijk blijft, voordat de inhoud in het medisch dossiersysteem wordt ingevoerd.

Een mogelijke werkstroom is:

Het consult wordt getranscribeerd met behulp van een op AI gebaseerde tool.
De tool stelt een concept van een aantekening in het patiëntendossier op.
De dierenarts vergelijkt het concept met het consult en de gegevens van de patiënt.
Fouten, onduidelijkheden en irrelevante inhoud worden gecorrigeerd of verwijderd.
De dierenarts keurt de definitieve aantekening in het medisch dossier goed.
De notitie wordt overgebracht naar het patiëntendossiersysteem volgens de integratie of procedure die de kliniek hanteert.

De controle vormt een centraal onderdeel van de werkstroom. Door AI gegenereerde tekst mag niet worden behandeld als een voltooide aantekening in het medisch dossier zonder dat deze door de dierenarts is gecontroleerd.

Vetz.ai houdt zich bezig met het transcriberen van consulten en het genereren van medische aantekeningen op basis van AI voor dierenklinieken. Een inleiding tot de werkwijze is te vinden in ‘Wat is een AI-scribe?’, terwijl de beschreven functies van het product te vinden zijn op de pagina over de functies van Vetz.

Voor meer informatie over hoe AI kan worden ingezet bij het bijhouden van medische dossiers, zie ook het artikel ‘Tijd besparen met AI voor dierenartsen’. Eventuele tijdwinst moet worden beoordeeld binnen de eigen werkprocessen van de praktijk en mag niet als vanzelfsprekend worden beschouwd zonder een praktische test.

Integratiekwesties die vóór de aankoop moeten worden gecontroleerd

Het feit dat twee producten als geïntegreerd worden omschreven, zegt op zich nog niets over de hoeveelheid handmatig werk die hierdoor komt te vervallen. De kliniek moet het integratieproces in kaart krijgen en laten documenteren.

Vraag aan elke leverancier:

Welke patiëntendossiersystemen worden momenteel ondersteund?
Is de ondersteuning van toepassing op de versie en configuratie die de kliniek gebruikt?
Welke soorten informatie kunnen worden doorgegeven?
In welke richting gaat de informatie?
Kan informatie weer in het patiëntendossiersysteem worden ingevoerd?
Waar komt een doorgestuurd concept van een medisch dossier terecht?
Moet er in een van de stappen iets worden gekopieerd en geplakt?
Moet de gebruiker opnieuw een patiënt of consult kiezen?
Hoe wordt gecontroleerd of de informatie bij de juiste patiënt terechtkomt?
Wat gebeurt er als de overdracht mislukt?
Hoe worden fouten of onderbroken overdrachten zichtbaar gemaakt?
Welke onderdelen van de werkstroom worden nog steeds handmatig uitgevoerd?
Wie is verantwoordelijk voor de ondersteuning wanneer de systemen van twee leveranciers betrokken zijn?

Laat de leverancier het proces laten zien vanaf een afgerond consult tot een voltooide, gecontroleerde aantekening in het juiste patiëntendossier. Leg vast welke stappen automatisch plaatsvinden en welke een actieve beslissing van de gebruiker vereisen.

Vetz heeft een aparte beschrijving van de integratie tussen Vetz en patiëntendossiersystemen. De ondersteunde patiëntendossiersystemen, overdrachtsmethoden en mogelijkheden voor terugschrijving moeten vóór aankoop rechtstreeks worden vergeleken met de actuele productinformatie.

Vetz beschikt momenteel over integraties met Provet Cloud, Vettigo en MHK. In alle gevallen kan een gecontroleerde aantekening in het dossier weer worden teruggeschreven naar het patiëntendossier, zodat de dierenarts de tekst niet handmatig hoeft over te nemen. Welke versies en configuraties worden ondersteund, en welke stappen nog steeds een actieve keuze van de gebruiker vereisen, moet vóór aankoop worden gecontroleerd aan de hand van de actuele productinformatie.

Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

De kliniek dient om gedocumenteerde antwoorden te vragen over de manier waarop gegevens van patiënten, eigenaren van dieren en gebruikers worden verwerkt. Mondelinge toelichtingen tijdens een demonstratie volstaan niet als basis om de gegevensbescherming en informatiebeveiliging te beoordelen.

Persoonsgegevens en aansprakelijkheid

Vraag de leverancier om uit te leggen:

welke persoonsgegevens worden verwerkt
voor welke doeleinden de gegevens worden gebruikt
welke rol de kliniek en de zorgverlener spelen bij de behandeling
als er gebruik wordt gemaakt van onderaannemers
in welke landen gegevens worden verwerkt of opgeslagen
hoe lang verschillende soorten gegevens worden bewaard
hoe gegevens worden gewist of teruggegeven wanneer de overeenkomst afloopt

Overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens

Zorg ervoor dat de kliniek een overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens kan inzien voordat deze wordt ondertekend. De overeenkomst moet in overeenstemming zijn met de daadwerkelijke gegevensstroom en de ingeschakelde onderaannemers.

Vraag ook hoe de leverancier wijzigingen in de verwerking doorgeeft, bijvoorbeeld als er een nieuwe onderaannemer bijkomt.

Toegangscontrole

De leverancier moet kunnen beschrijven hoe de toegang wordt beperkt en gecontroleerd. Vragen die beantwoord moeten worden, zijn:

Hoe worden gebruikers geauthenticeerd?
Kan de toegang worden geregeld op basis van rol?
Hoe worden beheerdersaccounts beheerd?
Worden toegang en wijzigingen geregistreerd?
Hoe lang worden logbestanden bewaard?
Hoe wordt de toegang voor voormalige medewerkers beëindigd?
Welke toegangsrechten heeft het eigen personeel van de leverancier?

Opslag en technische beveiliging

Vraag om documentatie waarin het volgende wordt beschreven:

waar gegevens worden opgeslagen
hoe gegevens worden beschermd bij opslag en overdracht
hoe back-ups en herstelprocedures worden afgehandeld
hoe kwetsbaarheden en beveiligingsupdates worden afgehandeld
hoe incidenten worden opgespoord, afgehandeld en gemeld
hoe de kliniek toegang krijgt tot haar gegevens bij storingen of wanneer de overeenkomst wordt beëindigd

AI en het gebruik van gegevens

Als het systeem gebruikmaakt van AI, moet de kliniek zich ook afvragen:

als de gegevens van de kliniek worden gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren
als een dergelijk gebruik kan worden uitgeschakeld
welke onderaannemers of modelleveranciers toegang krijgen tot de gegevens
hoe geluidsopnames, transcripties en gegenereerde conceptversies van dossiers worden opgeslagen en verwijderd
hoe lang het tussenmateriaal bewaard blijft
hoe de leverancier voorkomt dat informatie aan de verkeerde patiënt wordt gekoppeld

Lees ook ‘AI en de AVG voor dierenartsen’ als basis voor de dialoog met leveranciers. De eigen beoordeling van de kliniek moet uitgaan van de betreffende dienst, de overeenkomsten en de feitelijke gegevensstroom.

Vetz beschrijft zijn beveiligingsprocedures op de pagina over beveiliging. Daaruit blijkt onder meer dat er voor alle klanten een verwerkersovereenkomst beschikbaar is, dat gegevens worden opgeslagen op servers binnen de EU, dat gegevens zowel in rust als tijdens de overdracht worden versleuteld, dat de gegevens van elke kliniek gescheiden worden gehouden en dat systeemactiviteiten worden gelogd. Een kliniek die een leveranciersaudit uitvoert, dient deze documentatie schriftelijk op te vragen en deze te toetsen aan de daadwerkelijke gegevensstroom binnen de eigen organisatie.

Checklist bij de overstap naar een nieuw patiëntendossiersysteem

1. Breng de huidige processen en gegevens in kaart

Beschrijf hoe het werk momenteel verloopt, van de boeking tot het voltooide dossier en de opvolging. Geef aan welke systemen, handmatige lijsten, sjablonen en integraties worden gebruikt.

Breng ook het volgende in kaart:

welke soorten gegevens er zijn
hoe ver de geschiedenis teruggaat
welke bijlagen en formaten worden gebruikt
welke rapporten de organisatie nodig heeft
waar dubbele invoer voorkomt
welke koppelingen er zijn met andere systemen

2. Eisen definiëren en prioriteren

Verdeel de eisen bijvoorbeeld in:

verplichte eisen
belangrijke, maar niet doorslaggevende eisen
wensen voor toekomstige ontwikkeling

Neem eisen op met betrekking tot logboekregistratie, werkstromen, toegangsrechten, export, integraties, ondersteuning, gegevensbescherming en informatiebeveiliging. Geef ook aan hoe elke eis moet worden gecontroleerd.

3. Voer een demo uit met echte workflows

Geef de leverancier van tevoren concrete scenario's. Vraag om de volledige processtromen te zien in plaats van een presentatie met geselecteerde functies.

Betrek verschillende beroepsgroepen bij het proces en leg dit vast:

aantal handmatige overboekingen
dubbele registratie
overgangen tussen systemen
wachttijden of onderbrekingen
aspecten die moeilijk te begrijpen zijn
functies waarvoor lokale noodprocedures nodig zijn

4. De migratie plannen

Bepaal welke informatie moet worden overgezet, hoe de kwaliteit daarvan moet worden gewaarborgd en hoe de kliniek het resultaat moet controleren.

Het plan moet het volgende omvatten:

proefmigratie
controle van patiëntkoppelingen en geschiedenis
verwerking van bijlagen
verdeling van verantwoordelijkheden tussen de kliniek en de leverancier
noodplan bij problemen
toegang tot het vorige systeem
tijdstip van de overgang

5. Opleidingen en lokale procedures plannen

De opleiding moet uitgaan van de daadwerkelijke werkzaamheden van elke functie. Stel lokale instructies op voor gangbare werkprocessen, het beheer van toegangsrechten, foutafhandeling en noodprocedures.

Wijs personen aan die tijdens de implementatie vragen kunnen verzamelen en problemen kunnen doorgeven. Zorg er ook voor dat er een duidelijk contactpad is naar de helpdesk van de leverancier.

6. Volg de situatie op na de lancering

Zorg voor een gestructureerde follow-up na de implementatie. Vergelijk deze met de eisen en werkprocessen die vóór de overstap waren gedocumenteerd.

Volg bijvoorbeeld het onderstaande op:

of de documentstroom naar behoren functioneert
welke handmatige stappen er nog overblijven
of de gebruikers de juiste informatie vinden
of de machtigingen correct zijn ingesteld
of de integraties stabiel werken
of rapporten en exportgegevens de juiste basis bieden
welke opleidingsbehoeften er nog zijn

Vragen voor de vergadering met de leverancier

Kunt u het volledige proces laten zien, van het consult tot de gecontroleerde aantekening in het medisch dossier?
Welke stappen vereisen handmatige invoer, kopiëren of een systeemwisseling?
Welke patiëntendossiersystemen en versies ondersteunen jullie momenteel?
Kan informatie worden teruggeschreven, en waar komt deze terecht in het patiëntendossiersysteem?
Hoe exporteert de kliniek al haar gegevens?
Hoe wordt de toegang van gebruikers beheerd en gecontroleerd?
Waar worden de gegevens verwerkt en opgeslagen?
Welke onderaannemers worden ingezet?
Hoe wordt er met gegevens omgegaan wanneer de overeenkomst wordt beëindigd?
Hoe ziet het migratie-, opleidings- en ondersteuningsplan eruit?

Als de kliniek wil zien hoe AI-gebaseerde transcriptie van consulten en het aanmaken van medische dossiers in een concrete workflow werken, kan er een demo van Vetz worden geboekt.