Veterinærmedisinsk journalsystem: funksjoner, krav og sjekkliste for valg eller bytte

Et veterinærjournalsystem må støtte både klinisk journalføring og klinikkens daglige arbeidsflyt. Det skal være mulig å finne riktig pasientinformasjon, skrive og gjennomgå journaler, spore tidligere besøk og administrere informasjon mellom ulike roller i klinikken.

Valget bør derfor ikke utelukkende baseres på en funksjonsliste. Klinikken må også teste hvordan systemet fungerer i løpet av en typisk arbeidsdag, hvilke integrasjoner som er tilgjengelige, og hvordan leverandøren håndterer databeskyttelse og informasjonssikkerhet.

Hvilken rolle spiller journalsystemet på en veterinærklinikk?

Journalsystemet samler inn informasjonen som er nødvendig for å følge en pasient over tid. Det inkluderer for eksempel informasjon om pasient og kjæledyreier, journaler fra konsultasjoner, tidligere sykehistorie og planlagt oppfølging.

Samtidig påvirker systemet flere deler av virksomheten enn selve journalskrivingen:

• Pasientoversikt: Teamet må kunne finne aktuell informasjon og relevant historikk uten unødvendige søketrinn.
• Journalføring: Veterinæren må kunne skrive, gjennomgå og fullføre journalnotater i forbindelse med konsultasjonen.
• Oppfølging: Systemet skal gjøre det mulig å se hva som er gjort og hvilke videre skritt som er planlagt.
• Samarbeid: Autoriserte ansatte må kunne jobbe med riktig informasjon basert på sine roller og oppgaver.
• Pasient- og bookingflyt: Booking, ankomst, konsultasjon og oppfølgingsarbeid må knyttes sammen på en måte som passer klinikkens arbeidsmåte.
• Administrativ oversikt: Klinikkledelsen kan trenge rapporter og dokumentasjon for å følge forretningsprosessene.

Hvor godt disse delene fungerer sammen er ofte viktigere enn hvor mange funksjoner systemet har på papiret.

Grunnleggende funksjoner for å evaluere

Klinikken bør utvikle sin egen liste over krav før de sammenligner ulike journalsystemer. Listen kan deles inn i krav som er nødvendige fra starten av og funksjoner som er ønskelige, men ikke essensielle.

Journalmaler og journalskriving

Undersøk om systemets journalmaler kan tilpasses klinikkens vanligste konsultasjonstyper. Prøv blant annet:

• hvordan opprette en ny journalpost
• om maler kan tilpasses for ulike arbeidsflyter
• hvordan utkast lagres og gjenopptas
• hvordan notatet gjennomgås og fullføres
• om det er tydelig hvem som skrev eller endret innholdet
• hvordan rettelser og tillegg håndteres

Maler skal hjelpe veterinæren med å jobbe konsekvent uten å gjøre journalpostene unødvendig låste eller generiske.

Søkbar pasienthistorikk

Test hvor raskt brukeren kan finne tidligere medisinske journaler og annen relevant pasientinformasjon. Søket må vurderes med reelle pasienttilfeller og lengre historier, ikke bare med leverandørens demonstrasjonsdata.

Spørsmål å stille er:

• Hvilken informasjon kan søkes etter?
• Er det mulig å filtrere eller sortere historikken?
• Er det lett å skille mellom ulike typer notater og hendelser?
• Hvordan presenteres en omfattende sykehistorie?

Tillatelser og tilgang

Ulike roller i klinikken kan kreve ulik tilgang. Be leverandøren om å vise deg hvordan tillatelser opprettes, endres og avsluttes.

Sjekk spesielt:

• om tillatelser kan kontrolleres av rolle
• hvordan nye brukere legges til
• hvordan tilgang fjernes når noen slutter
• om tilgang og endringer kan spores
• hvordan administratorrettigheter håndteres

Rapportering og administrativ oversikt

Definer hvilke rapporter klinikken faktisk bruker eller trenger. Be deretter leverandøren om å produsere disse under en demonstrasjon.

Vurder om rapporter kan filtreres, eksporteres og forstås uten omfattende manuell behandling. Sjekk også hvilke brukere som har tillatelse til å opprette eller vise rapporter.

Bestilling og pasientflyt

Følg en komplett arbeidsflyt fra bestilling til fullført besøk. Dette kan inkludere registrering, ankomst, konsultasjon, journalføring, gjennomgang og oppfølging.

Dokumenter alle anledninger der ansatte trenger å:

• å skrive den samme informasjonen mer enn én gang
• bytte mellom flere systemer
• kopier og lim inn tekst
• se etter informasjon i separate visninger
• forlate en arbeidsflyt for å utføre en administrativ oppgave

Eksport av og tilgang til klinikkdata

Muligheten til å eksportere data er viktig både i det pågående arbeidet og som forberedelse til en fremtidig systemendring. Be om skriftlige svar til:

• hvilke data kan eksporteres
• i hvilke formater eksporten skjer
• hvis vedlegg og historikk er inkludert
• hvordan informasjonens struktur bevares
• hvem kan starte en eksport
• hvor lang tid tar en fullstendig eksport
• om eksporten medfører noen kostnader

Test brukervennlighet med en ekte journalflyt

En generell produktdemonstrasjon gir begrenset informasjon om hvordan systemet fungerer i løpet av en typisk klinikkdag. Be i stedet leverandøren om å implementere et scenario som samsvarer med klinikkens faktiske arbeid.

Testen kan følge disse trinnene:

1. Åpne riktig pasient og konsultasjon.
2. Ta frem relevant historie.
3. Opprett en ny journalpost.
4. Bruk en relevant journalmal.
5. Legg til eller rediger innholdet.
6. Sjekk data mot pasientens sykehistorie.
7. Gjennomgå og fullfør journalposten.
8. Planlegg eller registrer oppfølging.
9. Finn det fullførte notatet fra en annen autorisert brukers visning.

Ikke bare tell antall klikk. Legg også merke til avbrudd, systemendringer, duplikatinntasting og øyeblikk der brukeren trenger å huske informasjon i stedet for å ha den synlig.

La gjerne veterinærer, dyrepleiere og administrativt personale teste delene som er relevante for deres egne oppgaver. Et system kan oppleves forskjellig avhengig av rolle og arbeidsflyt.

AI-basert diktering og journalgenerering som et supplement

AI-basert transkripsjon av konsultasjoner og generering av journaler kan brukes som et supplement til et eksisterende journalsystem. Tanken er ikke å flytte det kliniske ansvaret bort fra veterinæren, men å lage et utkast som veterinæren gjennomgår og tar ansvar for før innholdet legges inn i journalsystemet.

En mulig arbeidsflyt er:

1. Konsultasjonen transkriberes ved hjelp av et AI-basert verktøy.
2. Verktøyet produserer et utkast til journalpost.
3. Veterinæren sjekker utkastet mot konsultasjonen og pasientens opplysninger.
4. Feil, uklarheter og irrelevant innhold rettes eller fjernes.
5. Veterinæren godkjenner den endelige journalen.
6. Notatet overføres til journalsystemet i henhold til integrasjonen eller rutinen som klinikken bruker.

Gjennomgangen er en sentral del av arbeidsflyten. AI-generert tekst skal ikke behandles som en ferdig journalpost uten veterinærens gjennomgang.

Vetz.ai jobber med AI-basert konsultasjonstranskripsjon og generering av medisinske journaler for veterinærklinikker. En introduksjon til arbeidsmetoden finnes i Hva er en AI-skriver?, mens produktets beskrevne funksjoner finnes på Vetz- funksjonssiden.

For mer lesning om hvordan AI kan brukes i journalskriving, se artikkelen Spar tid med AI for veterinærer . Eventuelle tidsbesparelser må vurderes i klinikkens egne arbeidsflyter og bør ikke antas uten en praktisk test.

Integrasjonsproblemer som må bekreftes før kjøp

Det at to produkter beskrives som integrerte, indikerer ikke i seg selv hvor mye manuelt arbeid som elimineres. Klinikken må ha integrasjonsflyten vist og dokumentert.

Spør hver leverandør:

• Hvilke journalsystemer støttes i dag?
• Gjelder støtten versjonen og konfigurasjonen som klinikken bruker?
• Hvilke typer informasjon kan overføres?
• I hvilken retning går informasjonen?
• Kan informasjon skrives tilbake til journalsystemet?
• Hvor havner et overført journalutkast?
• Er det nødvendig å kopiere og lime inn i noe trinn?
• Må brukeren velge pasient eller konsultasjon på nytt?
• Hvordan sjekker man at informasjonen havner hos riktig pasient?
• Hva skjer hvis overføringen mislykkes?
• Hvordan synliggjøres feilaktige eller avbrutte overføringer?
• Hvilke deler av arbeidsflyten er fortsatt manuelle?
• Hvem er ansvarlig for support når to leverandørers systemer er berørt?

Be behandleren om å vise flyten fra en fullført konsultasjon til en fullført, gjennomgått journalpost i riktig pasientjournal. Dokumenter hvilke trinn som skjer automatisk og hvilke som krever en aktiv beslutning fra brukeren.

Vetz har en egen beskrivelse av integrasjon mellom Vetz og journalsystemer . Journalsystemene, overføringsmetodene og omskrivingsalternativene som støttes, må verifiseres direkte mot gjeldende produktinformasjon før kjøp.

Vetz har for tiden integrasjoner med Provet Cloud, Vettigo og MHK. I alle tilfeller kan en gjennomgått journalpost skrives tilbake til pasientens journal, slik at veterinæren ikke trenger å kopiere teksten manuelt. Hvilke versjoner og konfigurasjoner støttes, og hvilke elementer som fortsatt krever aktivt valg av brukeren, må verifiseres mot gjeldende produktinformasjon før kjøp.

Databeskyttelse og informasjonssikkerhet

Klinikken bør be om dokumenterte svar på hvordan pasient-, kjæledyreier- og brukerdata håndteres. Muntlige uttalelser under en demonstrasjon er ikke tilstrekkelig som grunnlag for å vurdere databeskyttelse og informasjonssikkerhet.

Personopplysninger og ansvar

Be leverandøren om å forklare:

• hvilke personopplysninger som behandles
• til hvilke formål dataene brukes
• hvilke roller klinikken og behandleren har i behandlingen
• om det brukes underleverandører
• i hvilke land data behandles eller lagres
• hvor lenge ulike typer data lagres
• hvordan data slettes eller returneres når avtalen opphører

Avtale om behandling av personopplysninger

Sjekk at klinikken har tillatelse til å gjennomgå en databehandleravtale før den signeres. Avtalen må være i samsvar med den faktiske dataflyten og underleverandørene som brukes.

Spør også hvordan leverandøren varsler om endringer i behandlingen, for eksempel hvis en ny underleverandør legges til.

Adgangskontroll

Leverandøren bør kunne beskrive hvordan tilgangen begrenses og overvåkes. Spørsmål som skal besvares inkluderer:

• Hvordan autentiseres brukere?
• Kan tilgang kontrolleres etter rolle?
• Hvordan administreres administratorkontoer?
• Blir tilgang og endringer logget?
• Hvor lenge oppbevares loggene?
• Hvordan avslutter jeg tilgang for tidligere ansatte?
• Hvilken tilgang har leverandørens egne ansatte?

Lagring og teknisk beskyttelse

Be om dokumentasjon som beskriver:

• hvor dataene lagres
• hvordan data beskyttes under lagring og overføring
• hvordan sikkerhetskopiering og gjenoppretting håndteres
• hvordan sårbarheter og sikkerhetsoppdateringer håndteres
• hvordan hendelser oppdages, håndteres og rapporteres
• hvordan klinikken får tilgang til sin informasjon ved driftsforstyrrelser eller når kontrakten opphører

AI og bruk av data

Hvis systemet bruker kunstig intelligens, må klinikken også spørre:

• om klinikkens informasjon brukes til å trene eller forbedre modeller
• om slik bruk kan velges bort
• hvilke underleverandører eller modellleverandører som har tilgang til data
• hvordan lyd, transkripsjoner og genererte journalutkast lagres og slettes
• hvor lenge mellomliggende materialer forblir
• hvordan leverandøren forhindrer at informasjon kobles til feil pasient

Les også AI og GDPR for veterinærer som grunnlag for leverandørdialog. Klinikkens egen vurdering må baseres på gjeldende tjeneste, avtaler og faktisk dataflyt.

Vetz beskriver sine sikkerhetsrutiner på sikkerhetssiden sin . Der står det blant annet at en databehandleravtale er tilgjengelig for alle kunder, at data lagres på servere i EU, at data krypteres både i ro og under overføring, at hver klinikks data holdes separat, og at systemaktivitet logges. En klinikk som gjennomfører en leverandørrevisjon bør be om denne dokumentasjonen skriftlig og avstemme den med den faktiske dataflyten i sin egen drift.

Sjekkliste ved bytte av journalsystemer

1. Kartlegg nåværende prosesser og data

Beskriv hvordan arbeidet gjøres i dag, fra booking til ferdig journalføring og oppfølging. Identifiser hvilke systemer, manuelle lister, maler og integrasjoner som brukes.

Også kart:

• hvilke typer data er tilgjengelige
• Hvor langt tilbake går historien?
• hvilke vedlegg og formater som brukes
• hvilke rapporter bedriften trenger
• der duplikatoppføring forekommer
• hvilke avhengigheter det er av andre systemer

2. Definer og prioriter krav

Del kravene inn i, for eksempel:

• obligatoriske krav
• viktige, men ikke avgjørende krav
• ønsker for fremtidig utvikling

Inkluder krav til arkivering, arbeidsflyter, tillatelser, eksport, integrasjoner, støtte, databeskyttelse og informasjonssikkerhet. Spesifiser også hvordan hvert krav skal verifiseres.

3. Implementer demo med ekte arbeidsflyter

Gi leverandøren konkrete scenarier på forhånd. Be om å se hele flyter i stedet for en presentasjon med utvalgte funksjoner.

La flere profesjonelle roller delta og dokumentere:

• antall manuelle overføringer
• dobbel registrering
• bytte mellom systemer
• ventetider eller avbrudd
• øyeblikk som er vanskelige å forstå
• funksjoner som krever lokale sikkerhetskopieringsprosedyrer

4. Planlegg migreringen

Bestem hvilken informasjon som skal flyttes, hvordan den skal kvalitetssikres, og hvordan klinikken skal kontrollere resultatene.

Planen bør inneholde:

• prøvemigrering
• kontroll av pasientforbindelser og historikk
• håndtering av vedlegg
• ansvarsfordeling mellom klinikk og leverandør
• reserveplan i tilfelle problemer
• tilgang til det forrige systemet
• overgangstid

5. Planlegg opplæring og lokale prosedyrer

Opplæringen bør være basert på det faktiske arbeidet til hver profesjonelle rolle. Utvikle lokale instruksjoner for felles flyter, autorisasjonsadministrasjon, feilhåndtering og sikkerhetskopieringsprosedyrer.

Utpekte personer som kan samle inn spørsmål og tilbakemeldinger under implementeringen. Sørg også for at det finnes en tydelig vei til leverandørstøtte.

6. Oppfølging etter lansering

Gjennomfør en strukturert oppfølging etter implementeringen. Sammenlign med kravene og arbeidsflytene som ble dokumentert før endringen.

For eksempel, følg opp:

• om journalflyten fungerer som tiltenkt
• hvilke manuelle trinn som gjenstår
• om brukerne finner riktig informasjon
• hvis tillatelsene er riktig angitt
• om integrasjonene fungerer stabilt
• om rapporter og eksport gir riktig grunnlag
• hvilke gjenværende opplæringsbehov

Spørsmål å ta med til leverandørmøtet

1. Kan du vise en fullstendig flyt fra konsultasjon til gjennomgått journalpost?
2. Hvilke trinn krever manuell inndata, kopiering eller systemendringer?
3. Hvilke journalsystemer og versjoner støtter dere i dag?
4. Kan informasjon skrives tilbake, og hvor havner den i journalsystemet?
5. Hvordan eksporterer klinikken all informasjonen sin?
6. Hvordan kontrolleres og overvåkes brukertilgang?
7. Hvor behandles og lagres dataene?
8. Hvilke underleverandører brukes?
9. Hvordan håndteres data når kontrakten opphører?
10. Hvordan ser migrerings-, opplærings- og støtteplanen ut?

Hvis klinikken ønsker å se hvordan AI-basert konsultasjonstranskripsjon og journalgenerering fungerer i en konkret arbeidsflyt, er det mulig å bestille en demonstrasjon av Vetz .