Minska utmattning på kliniken med AI-stöd i journalföringen

Klockan går mot sju, sista djurägaren har kört hem och sex journaler ligger fortfarande osignerade. Många kliniker känner igen bilden, och den säger något om var arbetsbördan faktiskt hamnar när dagen inte räcker till. Den här sidan går igenom vilken del av utmattningen som ett AI-stöd för journalskrivning kan ta i, hur det fungerar i en svensk klinikvardag och vad kliniken bör kontrollera innan beslut.

Vad som driver utmattningen, och vad som går att automatisera

CoVet räknar i sin artikel om veterinarian burnout upp långa arbetsdagar, emotionell utmattning från svåra fall, medkänslotrötthet, ekonomisk stress, krävande kundmöten, personalbrist och bristande balans mellan arbete och fritid som vanliga orsaker. CoVet skriver också att många veterinärer stannar kvar efter arbetstid just för att bli klara med journalerna.

De flesta posterna på den listan ändras av beslut som fattas i ledningsgruppen. Bemanning, schemaläggning och hur teamet pratar om svåra fall påverkas inte av ett program. Den administrativa delen ser annorlunda ut. Journalanteckningen, hemgångsrådet och debiteringen är arbete som måste utföras men som inte kräver att just du sitter och skriver det på kvällen. Det är där ett AI-stöd har en reell uppgift, och det är också där man rimligen bör mäta effekten.

Hur branschen beskriver problemets omfattning

CoVet hänvisar på sin sida om veterinarian burnout till Merck Animal Health Veterinarian Wellbeing Study 2022, där över 50 % av veterinärerna uppges ha höga nivåer av utbrändhet, med yngre veterinärer och stödpersonal som mest utsatta.

Scribenote hänvisar i sitt inlägg om att bekämpa utbrändhet med AI-skribent till AVMA (JAVMA 2023) för uppgiften att veterinärer har 155 % högre utbrändhet än befolkningen i stort, och till Cornell University för en uppskattad kostnad på 2 miljarder dollar per år för branschen.

Båda källorna är nordamerikanska och siffrorna beskriver förhållanden där. De säger inget exakt om en svensk klinik, men de ger en storleksordning att förhålla sig till när ledningen diskuterar varför personal slutar.

Tidiga varningstecken att ta upp på teammötet

CoVet beskriver en rad tecken som kan dyka upp innan någon säger ifrån på allvar:

utmattning redan innan passet har börjat, sömn som inte vilar
cynism, irritation och känslomässig avtrubbning inför patienter och djurägare
kliniska detaljer som missas och sjunkande arbetsprestation
undvikande av vissa uppgifter, patienter eller samtal
tillbakadragande från kollegor och mindre samarbete
minskad arbetstillfredsställelse och tvivel på att stanna i yrket

CoVet poängterar att tecknen kan visa sig hos vem som helst i teamet. Djursjukskötare, receptionspersonal och klinikchefer är lika utsatta som veterinärerna. Mer om sambandet mellan arbetsbelastning och återhämtning finns i Från utbrändhet till balans: hur AI kan minska arbetsbelastningen i kliniken.

Så försvinner skrivarbetet i praktiken

I konsultationsrummet aktiverar du Vetz när samtalet med djurägaren börjar. Vetz lyssnar och tolkar samtalet i realtid, förstår vem som säger vad och vilken information som är viktig. Klinikens egna mallar används som struktur, så utkastet följer de rutiner ni redan har.

Inom några sekunder efter samtalet finns ett komplett journalutkast, strukturerat enligt klinikens rutiner och med korrekt medicinsk terminologi. Du läser igenom, justerar manuellt eller med hjälp av AI och signerar. Kontrollen ligger hos dig hela vägen. Stegen beskrivs i detalj i guiden om hur Vetz fungerar i praktiken, och grunderna i tekniken finns i Vad är en AI scribe och på sidan om AI-journalföring.

Avlastningen slutar inte vid texten

Det som ligger kvar som mental belastning efter en dag är sällan bara själva journaltexten. Vetz kan identifiera saknade delar i anteckningen, till exempel anamnes eller diagnos, och ge förslag på differentialdiagnoser. Påminnelser om återbesök och uppföljning hanteras i samma flöde.

Utöver det genererar Vetz individanpassade hemgångsråd direkt från journalen, föreslår relevanta diagnoskoder utifrån anteckningen och ger debiteringsstöd baserat på journalens innehåll, vilket minskar risken för missad debitering. Hemgångsråden beskrivs närmare på sidan om hemgångsråd för veterinärer, och en översikt över alla funktioner finns under Funktioner. Hur tidsvinsten fördelar sig över arbetsdagen tas upp i Spara tid med AI som veterinär.

Kvällsarbetet försvinner först när utkastet inte behöver flyttas för hand

Ett färdigt utkast i ett separat fönster hjälper inte om någon ändå ska klippa och klistra in det i journalsystemet. Vetz integreras med Provet Cloud, Vettigo och MHK FileMaker. Era bokningar visas automatiskt i Vetz och den färdiga journalen förs tillbaka till journalsystemet med ett knapptryck, utan dubbelarbete eller manuella steg.

Tekniskt bygger integrationen på API:er eller export- och importfunktioner från ert nuvarande system, och journalutkastet kan överföras automatiskt till rätt fält. Enligt Vetz sker överföringen krypterat och GDPR-säkert. Kliniken behöver alltså inte byta journalsystem för att komma igång. Stöds inte ert system i dag finns möjlighet att bygga en integration till de flesta system, och det är värt att fråga om redan vid första kontakten. Mer om detta i Så integreras Vetz med ditt journalsystem.

Mät effekten i stället för att lita på känslan

Sätt en baslinje innan ni inför något. Enkla mått som går att följa upp:

antal minuter journalföring per besök, mätt under en vanlig vecka
antal osignerade journaler vid dagens slut
hur mycket arbete som utförs efter stängning, och av vem
hur många kvällar i veckan någon loggar in hemifrån
andelen journaler som kompletteras i efterhand nästa dag

Vetz kan testas gratis i 14 dagar utan att kortuppgifter krävs, vilket räcker för en jämförelse mot baslinjen. I funktionen Analytics och insikter får ni överblick över arbetsflöden, produktivitet och användning och kan se mönster i realtid.

Fråga leverantören vilka av era mått som går att följa direkt i Analytics och insikter och vilka ni behöver följa manuellt i journalsystemet, exempelvis antalet osignerade journaler vid dagens slut.

Införandet är ett förändringsarbete, inte en installation

Ingen nedladdning behövs. Vetz används i webbläsaren och finns också som app för iPhone och Android. De flesta datorer, mobiler och surfplattor fungerar direkt, förutsatt att enheten har en mikrofon.

Vetz stödjer 10+ språk och hanterar olika dialekter och brytningar, vilket har betydelse i team där alla inte har svenska som förstaspråk. Systemet klarar samtal med flera talare och fungerar även vid video- och telefonkonsultationer.

En praktisk väg in är att låta två eller tre veterinärer köra Vetz under testperioden medan resten av teamet arbetar som vanligt. Låt dem som testar rapportera vad som saknas i utkasten, justera klinikens journalmallar utifrån det och utvidga sedan till fler. Vetz går att anpassa efter era rutiner, mallar och arbetssätt, och ni får hjälp med uppsättningen. Vad man bör jämföra mellan olika verktyg tas upp i Välja AI scribe som veterinär.

Frågor att ställa innan ni skriver på

Ställ dessa till leverantören och begär svaren skriftligt:

Var lagras personuppgifterna rent geografiskt?
Vilka underbiträden anlitas, och hur informeras ni om förändringar?
Hur länge sparas ljudinspelningar respektive transkript?
Hur begär kliniken radering, och hur lång tid tar det?
Hur styrs behörigheter mellan olika roller på kliniken?
Vad händer med journaldata om avtalet avslutas?

Vetz information om säkerhet finns på säkerhetssidan, och de dataskyddsfrågor som är specifika för veterinärverksamhet behandlas i AI och GDPR för veterinärer.

Samtycket från djurägaren hör till samma förberedelse. Vetz rekommenderar att du informerar djurägaren om att AI används som stöd i anteckningen och kan tillhandahålla en färdig formulering att använda i rummet. Bestäm i förväg vem som säger det och när i besöket det sägs, så att alla i teamet gör likadant.

Vad AI inte löser

Ett avlivningssamtal blir inte lättare av att anteckningen skriver sig själv. Bemanningsbrist, obesatta tjänster och djurägare som ifrågasätter kostnaden finns kvar efter införandet. Veterinären granskar och signerar alltid själv, och ansvaret för innehållet i journalen flyttar inte någonstans.

Därför bör journalstödet kombineras med det organisatoriska arbetet. CoVet föreslår i sin artikel flexibel schemaläggning, delegering och korsutbildning, återkommande avstämningar där teamet faktiskt ser att något ändras efteråt, samt tillgång till stödprogram för anställda. Den tid som frigörs från journalskrivning är det utrymme där sådant arbete får plats, om kliniken aktivt bestämmer att det ska gå dit.

Läs mer om Vetz

Vill ni se hur journalflödet ser ut med era egna mallar och ert journalsystem, boka en demo. Ta gärna med era siffror för hur mycket journalarbete som ligger kvar efter stängning, så kan ni jämföra dem mot hur dagen ser ut med Vetz.