Regnskabsprogram til dyrlæger: ekonomi och journalföring i samma arbetsflöde

Regnskabsprogram til dyrlæger – vad ingår egentligen?

När en klinik i Danmark söker efter regnskabsprogram til dyrlæger handlar det om ekonomiadministrationen: bokföring, fakturering till djurägare, kvitton, moms och den löpande ekonomiska uppföljningen av verksamheten. Ett regnskabsprogram tar hand om pengaflödet i kliniken, inte om vad som händer i undersökningsrummet.

Vetz löser något annat. Vetz är ett AI-stöd för själva konsultationen, journalutkastet och klinikens kliniska dokumentationsflöde. Vetz lyssnar under samtalet med djurägaren och skapar ett strukturerat journalutkast som veterinären sedan granskar och godkänner, enligt beskrivningen på vetz.ai/features. De två systemtyperna täcker olika delar av klinikens vardag, och för en klinik som vill ha överblick över både ekonomi och journalföring handlar det i praktiken om hur systemen kopplas samman.

Vad en klinik bör kräva av ett regnskabsprogram

Innan man väljer leverantör bör följande funktioner finnas med i kravlistan:

Fakturering till djurägare, kopplad till patientuppgifter och behandlingshistorik.
Digital hantering av underlag och kvitton, utan manuell inmatning av varje bilag.
Rutiner för moms och bokföring anpassade efter danska regler för bokföringsskyldiga verksamheter.
Rapportering som visar intäkter, utgifter och lönsamhet över tid.
Användarbehörigheter som skiljer på vad veterinärer, djursjukskötare och administratörer kan se och göra i systemet.
Kopplingar för löneutbetalning och betalningslösningar.
Integration med bokningssystem, kassalösning och klinikens journalsystem.

Hur väl ett specifikt regnskabsprogram täcker dessa punkter skiljer sig mellan leverantörer. Det är något varje klinik behöver stämma av direkt med respektive leverantör innan valet görs.

Dinero: fakturering och bokföring för veterinärer

På sin sida riktad till dyrlæger beskriver Dinero att programmet erbjuder fakturering till djurägare, möjlighet att lägga upp patienter, kvittoscanning via mobilen samt en löpande överblick över intäkter och utgifter, enligt dinero.dk/hvem-er-dinero-for/dyrlaeger. Samma sida anger att Dinero erbjuder integrationer mot bokningssystem och lönesystem, med automatisk bokföring efter varje lönekörning.

En klinik som redan använder ett bokningssystem eller ett lönesystem bör kontrollera om Dinero, eller en annan leverantör, erbjuder en integration som faktiskt passar det befintliga arbetsflödet. En koppling som fungerar bra för en enmansmottagning behöver inte fungera lika bra för en klinik med flera veterinärer och skiftande scheman.

Hur Dinero positionerar sig mot andra regnskabsprogram

På sin jämförelsesida beskriver Dinero sig själva som utvecklat för "iværksættere og små- og mellemstore selvstændige", enligt dinero.dk/sammenlign-regnskabsprogrammer. Samma sida jämför Dinero med bland annat e-conomic, Billy, Meneto och Dynamics 365 utifrån företagsstorlek och funktionsdjup.

För en veterinärklinik som ska välja regnskabsprogram är verksamhetens storlek en rimlig utgångspunkt. Den bör kompletteras med en genomgång av funktioner, kostnader, support, integrationsmöjligheter och hur en flytt av befintligt regnskab till ett nytt system går till, oavsett vilken leverantör kliniken till sist väljer.

Anolla: bokning och kundkommunikation, inte regnskab

Anolla beskriver sig själva som "et intelligent bookingsystem til dyrlæger og dyreklinikker" som samlar online tidsbestilling, kalendrar, vagtplaner samt behandlings- och vaccinationsplaner, enligt anolla.com/da/dyrlaegesoftware. Sidan beskriver också funktioner för kundkommunikation, onlinebetalning vid bokning och en automatisk väntelista.

Anolla är alltså relevant som ett angränsande administrationssystem för bokning och kundkontakt. Sidan ger inget underlag för att anta vilka bokförings- eller faktureringsfunktioner klinikens ekonomi i övrigt behöver. Frågan om moms, bokföring och fakturering hör till regnskabsprogrammet.

Var Vetz kommer in i flödet före ekonomin

Innan en faktura eller en bokföringspost någonsin når regnskabsprogrammet har mycket redan hänt i undersökningsrummet. Vetz lyssnar under konsultationen med djurägaren och skapar ett strukturerat journalutkast automatiskt, vilket beskrivs närmare på vetz.ai/ai-journalforing. Veterinären granskar och godkänner utkastet, och den färdiga journalen kan föras över till journalsystemet när integrationen är aktiv.

Detta arbete ligger före ekonomiflödet, men det påverkar det ändå. En journal som är strukturerad och komplett när den lämnar undersökningsrummet gör det lättare att se vad som faktiskt ska faktureras och vilka underlag som ska in i regnskabsprogrammet.

Debiteringsförslag och vägen vidare till kassa och regnskab

Vetz kan ge förslag på vad som bör debiteras utifrån journalens innehåll, enligt beskrivningen på vetz.ai/features. Veterinären eller klinikpersonalen tar ställning till förslaget själva, och överföringen till kassa eller regnskabsprogram sker inte automatiskt.

Hur ett godkänt debiteringsunderlag sedan ska föras vidare till klinikens kassasystem, PMS eller regnskabsprogram är något varje klinik behöver fastställa utifrån sitt eget systemlandskap. Här blir kopplingen mellan journalsystem, kassa och regnskab konkret, och det är en fråga värd att ställa både till Vetz och till leverantören av klinikens regnskabsprogram.

Vilka journalsystem Vetz integreras med

Vetz integreras med Provet Cloud, Vettigo och MHK FileMaker. Klinikens bokningar visas automatiskt i Vetz, och den färdiga journalen skickas tillbaka till journalsystemet, enligt vetz.ai/blog/vetz-integration-pms och vetz.ai/journalsystem-veterinar. Använder kliniken ett annat journalsystem än dessa tre är det enklaste sättet att komma vidare att fråga Vetz direkt vilket integrationsupplägg som är möjligt för just det systemet.

Frågor att ställa innan köp eller integration

Innan en klinik binder sig till ett regnskabsprogram, ett journalsystem eller en koppling mellan de två finns några frågor värda att ställa till respektive leverantör:

Var lagras de ekonomiska uppgifterna och journaldata, och i vilket land?
Vilka underleverantörer behandlar informationen?
Hur länge sparas uppgifterna, och vad händer med dem om kliniken byter leverantör?
Vilka exportmöjligheter finns om man vill flytta data till ett annat system senare?
Hur ser ansvarsfördelningen ut mellan journalsystemet, PMS:et, bokningssystemet och regnskabsprogrammet när något går fel?

Svaren varierar mellan leverantörer. De bör stå klara innan ett nytt regnskabsprogram eller en ny integration tas i bruk på kliniken.

Läs mer om Vetz

Vill du se hur Vetz hanterar journalutkast och debiteringsförslag i praktiken, innan du tar ställning till hur det ska kopplas till klinikens regnskabsprogram och övriga system? Boka en demo så går vi igenom hur det kan se ut för just er klinik.