Afsprakensysteem dierenarts: waar je op let bij het kiezen

Een praktijkdag wordt grotendeels bepaald door de agenda. Het afsprakensysteem bepaalt hoe lang een consult duurt en of een vaccinatieafspraak van tien minuten ruimte heeft wanneer er tijdens het consult een kreupelheid blijkt te spelen. In dit artikel lees je wat een afsprakensysteem voor een dierenartspraktijk moet kunnen, hoe het aansluit op het patiëntendossier en hoe Vetz samenwerkt met het systeem waarin je nu afspraken maakt.

Wat een afsprakensysteem op een praktijkdag doet

De agenda lijkt een lijst met tijden, maar er hangt veel meer aan. Een goed systeem regelt:

• afspraaktypes met een eigen standaardduur, zodat een tweede vaccinatie en een gebitsbehandeling niet in hetzelfde kwartier belanden
• het rooster van dierenartsen, assistenten en spreekkamers, inclusief parttime diensten en waarnemers
• herinneringen voor vaccinaties, herhaalrecepten en nacontroles na een operatie
• spoedgevallen en inlopers, zonder dat een dierenarts dubbel wordt ingepland
• de daglijst waar het hele team mee werkt, van de balie tot de behandelkamer

Wanneer een van deze taken buiten het systeem ligt, houdt iemand er een papieren lijst of een los spreadsheet naast bij. Precies daar raken afspraken zoek.

Waarom afspraken naast het dossier horen

In de meeste praktijken is de agenda onderdeel van de praktijksoftware, samen met het patiëntendossier en de facturatie. Dat heeft een reden: als de balie een patiënt inplant, wil de dierenarts het consult openen met de voorgeschiedenis al in beeld, en na het consult horen de verrichtingen en de volgende afspraak voort te komen uit wat er echt is gedaan.

Het gaat mis wanneer die onderdelen in losse programma's staan. Een controle die in de spreekkamer is afgesproken, komt dan nooit in de agenda, of de verslaglegging die na de laatste patiënt wordt geschreven, past niet meer bij de afspraak waar ze bij hoort. Een breder overzicht van de programma's die een praktijk gebruikt, vind je in het artikel over software voor dierenartsen.

Hoe Vetz samenwerkt met je bestaande praktijksoftware

Vetz vraagt niet om je agenda te verhuizen. Het is gekoppeld aan Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker: afspraken verschijnen automatisch in Vetz, en zodra de dierenarts de verslaglegging heeft gecontroleerd en goedgekeurd, gaat die terug naar het patiëntendossier in je praktijksoftware. Niemand hoeft gegevens over te typen of tekst te kopiëren.

Tijdens het consult luistert Vetz mee met het gesprek met de eigenaar en maakt het een gestructureerd concept voor het dossier, in het sjabloon van je eigen praktijk. De dierenarts leest het, past aan wat nodig is en keurt het goed.

De agenda voor patiëntafspraken in Vetz

Vetz heeft een eigen agenda voor patiëntafspraken. Daarin plan je bezoeken en volg je ze op, en houd je tijden, controles en het dagschema in één overzicht bij. Omdat de afspraken uit je praktijksoftware binnenkomen, laat de agenda zien wat daar al is ingepland, in plaats van een tweede agenda die iemand met de hand bij moet houden.

Opvolging die een volgende afspraak wordt

Veel gemiste controles beginnen met een opvolging die in de spreekkamer wel is genoemd, maar nooit is ingepland. Vetz kan de dierenarts herinneren aan controles en opvolging op basis van wat er in de verslaglegging staat, zodat de nacontrole in beeld is terwijl de eigenaar nog aan de balie staat. De afspraak zelf maak je vervolgens in je praktijksoftware, van waaruit ook de herinneringen naar de eigenaar gaan.

Checklist om afsprakensystemen te vergelijken

Vraag bij elke leverancier om deze punten te laten zien op een realistische praktijkdag, en niet in een demo-agenda met drie patiënten:

• afspraaktypes met een standaardduur die je team zelf kan aanpassen
• roosters over meerdere dierenartsen, spreekkamers en zo nodig meerdere locaties
• herinneringen per sms of e-mail, met teksten die je zelf bepaalt
• online afspraken maken, en welke afspraaktypes eigenaren zelf mogen boeken
• een wachtlijst die vrijgekomen plekken opvult
• een directe koppeling van de afspraak naar het dossier en de facturatie

Vragen voor je leverancier

Afspraakgegevens bevatten namen, telefoonnummers en de voorgeschiedenis van dieren, en vallen onder de AVG. Stel deze vragen voordat je tekent:

• Waar worden afspraak- en klantgegevens opgeslagen, en in welk land?
• Welke subverwerkers versturen de sms- en e-mailherinneringen namens de praktijk?
• Hoe exporteer je de volledige agenda en klantenlijst als je later overstapt, en in welk formaat?
• Wie bij de leverancier heeft toegang tot de gegevens, en wordt die toegang vastgelegd?
• Wat gebeurt er met de afspraken als het systeem tijdens het spreekuur niet bereikbaar is?

Meer over Vetz

Wil je zien hoe afspraken uit je praktijksoftware in Vetz binnenkomen en hoe de goedgekeurde verslaglegging teruggaat naar het dossier? Plan een demo, dan lopen we het samen door met een voorbeeld uit je eigen praktijk.