AI note taking for vets och AI-stödd journalföring

Sökfrasen ai note taking for vets syftar vanligtvis på verktyg som följer samtalet under ett veterinärbesök och omvandlar relevant information till ett strukturerat journalutkast. Behandlaren granskar och redigerar sedan utkastet. Journalanteckningen godkänns innan den förs in i klinikens journalsystem.

Det här arbetsflödet kan minska den manuella journalskrivningen samtidigt som kliniken behåller sitt befintliga journalsystem. AI-verktyget fungerar som stöd för journalföringen, medan behandlaren har kontroll över den färdiga journalanteckningen.

Så fungerar AI-anteckningar vid ett veterinärbesök

När besöket börjar aktiverar behandlaren verktyget så att samtalet med djurägaren kan fångas upp. AI:n tolkar informationen medan konsultationen pågår och använder klinikens valda journalmall. Efter samtalet skapas ett utkast med den struktur som kliniken har ställt in.

Ett normalt arbetsflöde omfattar följande moment.

Behandlaren startar upptagningen när konsultationen börjar.
Verktyget identifierar relevant information från samtalet.
Informationen ordnas enligt klinikens journalmall och rutiner.
Ett journalutkast skapas efter konsultationen.
Behandlaren kontrollerar innehållet och gör nödvändiga ändringar.
Den färdiga anteckningen godkänns och kan föras över till journalsystemet.

AI-utkastet behöver alltid medicinsk kontroll. Namn, fynd, formuleringar och andra uppgifter kan behöva korrigeras eller kompletteras innan journalen godkänns.

Så fungerar Vetz i praktiken

Vetz lyssnar under samtalet med djurägaren och tolkar informationen i realtid. Verktyget använder klinikens mallar för att skapa ett strukturerat journalutkast. Behandlaren kan därefter läsa igenom texten och justera den före signering.

När en aktiv integration finns kan den färdiga journalen föras över till journalsystemet. En mer detaljerad genomgång finns i guiden så fungerar Vetz från patientmöte till färdig journal.

Kliniker som föredrar att tala in en anteckning kan även använda AI-diktering för veterinärer. Vetz transkriberar då det som dikteras och strukturerar texten som en journalanteckning. På sidan om AI-journalföring finns mer information om hur verktyget används i det dagliga journalarbetet.

Stöd för fler delar av journalföringen

Utöver själva journalutkastet kan Vetz hjälpa till med flera närliggande arbetsmoment. Förslagen bygger på journalens innehåll och behöver bedömas av behandlaren innan de används.

Medicinska formuleringar kan omarbetas eller förtydligas så att de passar journalens språk och struktur.
Relevanta diagnoskoder kan föreslås utifrån anteckningen.
Individanpassade hemgångsråd kan genereras från journalinnehållet.
Behov av återbesök eller annan uppföljning kan uppmärksammas.
Debiteringsförslag kan tas fram utifrån det som står i journalen.
Befintlig text kan redigeras manuellt eller bearbetas med AI.

Förslagen ersätter inte behandlarens bedömning. Diagnoskoder, hemgångsråd och debiteringsunderlag ska kontrolleras i samband med den övriga journalgranskningen.

Egna journalmallar och gemensamt arbete

Kliniken kan spegla sina egna journalmallar i Vetz. Det gör det möjligt att utgå från befintliga rubriker och lokala rutiner i stället för att införa en helt ny journalstruktur.

Vid utvärderingen bör kliniken prova mallarna med de besökstyper som faktiskt förekommer i verksamheten. Ett rutinbesök kan ställa andra krav på strukturen än ett akutbesök eller en telefonkontakt. Testet bör även visa hur obligatoriska uppgifter och klinikspecifika formuleringar hanteras.

Flera teammedlemmar kan arbeta i samma journal i Vetz. De kan kommentera och redigera innehållet samt se uppdateringar i realtid. Kliniken bör före införandet bestämma vem som får ändra ett utkast och vem som godkänner den slutliga anteckningen.

Utrustning och användningssätt

Vetz används via webbläsaren och kräver ingen installation på datorn. Plattformen finns även som app för iPhone och Android.

En dator eller mobil med mikrofon kan användas under konsultationen. Verktyget fungerar också på en surfplatta som har mikrofon. Någon särskild extern mikrofon anges inte som ett krav.

Vetz kan hantera samtal där flera personer talar. Det gör verktyget användbart när både behandlare och djurägare deltar i samtalet. Plattformen kan även användas vid video- och telefonkonsultationer.

Kliniken bör prova ljudupptagningen i de rum och på de enheter som ska användas. Bakgrundsljud och placeringen av enheten kan annars påverka hur väl samtalet fångas upp.

Vetz rekommenderar att djurägaren informeras om att AI används som stöd för anteckningen. Kliniken bör fastställa en gemensam formulering och bestämma när informationen ska lämnas.

Integration med befintligt journalsystem

Ett separat AI-skrivverktyg behöver inte innebära att kliniken byter journalsystem. Vetz integreras med Provet Cloud och Vettigo. Även MHK FileMaker anges som en stödd integration.

När integrationen är aktiv visas bokningarna automatiskt i Vetz. Efter granskning kan den färdiga journalen föras tillbaka till journalsystemet, vilket minskar behovet av manuell överföring.

Kliniker som använder ett annat system bör be om en genomgång av det möjliga integrationsupplägget. Det behöver framgå om överföringen sker direkt via ett API eller genom journalsystemets funktioner för export och import. Kliniken bör även kontrollera vilka journalfält som kan fyllas i och hur rätt patient kopplas till rätt anteckning.

Läs mer om Vetz integration med journalsystem och hur AI-stöd kan användas tillsammans med ett befintligt journalsystem för veterinärer.

Medicinsk kontroll av AI-utkast

Ett välstrukturerat utkast kan fortfarande innehålla felaktigheter eller sakna sådant som inte uttalades tydligt under besöket. Behandlaren behöver därför kontrollera att journalanteckningen motsvarar konsultationen innan den godkänns.

Svensk Veterinärtidnings artikel om ett pilotprojekt med Vetnio beskriver hur veterinären granskade anteckningarna efter varje konsultation och justerade dem vid behov. I det aktuella pilotprojektet var verktyget inte integrerat med journalsystemet. Texten kopierades därför manuellt till journalen.

Exemplet visar två frågor som bör bedömas separat. Den ena gäller kvaliteten på det genererade utkastet. Den andra gäller hur anteckningen överförs till klinikens journalsystem. En demonstration bör visa båda momenten med klinikens egna arbetsflöden.

Inköpschecklista för AI-skrivverktyg

En klinik som utvärderar AI note taking for vets bör be leverantören visa hur verktyget fungerar under ett verkligt besöksflöde. En förberedd exempeltext ger inte samma underlag som en genomgång från påbörjad upptagning till godkänd journal.

Ta med följande frågor i utvärderingen.

Kan leverantören visa hela flödet från konsultation till granskad och godkänd journal?
Kan klinikens egna journalmallar testas med verkliga besökstyper?
Hur hanteras flera patienter eller flera djur som diskuteras under samma samtal?
Vilka delar av överföringen till journalsystemet är automatiska?
Var lagras ljud, utkast och färdiga journalanteckningar?
Vilka underleverantörer behandlar klinikens uppgifter?
Hur styrs användarnas behörigheter och åtkomst?
Hur länge sparas ljud och andra uppgifter, och hur begär kliniken radering?
Vilken support och utbildning ingår vid införandet?
Hur hanteras driftstörningar och journalföring när tjänsten inte är tillgänglig?

Information om Vetz säkerhetsarbete finns på sidan om säkerhet och dataskydd. Kliniken bör därefter ställa de verksamhetsspecifika frågorna direkt till leverantören och dokumentera svaren inför sitt beslut.

En utförligare vägledning finns i guiden om att välja AI-scribe för en veterinärklinik.

Jämför arbetsflöden på kategorinivå

AI-skrivverktyg för veterinärer kan skilja sig åt när det gäller mallar och integrationer. Även formerna för granskning, behörighetsstyrning och lagring kan variera. Jämförelsen bör därför utgå från klinikens faktiska besök och journalsystem.

Kontrollera aktuella erbjudanden direkt hos co.vet, vetnio.com, digitail.com, scribblevet.com och vetrec.io innan ni gör en leverantörsjämförelse. Be varje leverantör visa samma testfall och svara på samma inköpsfrågor. Då blir det lättare att bedöma hur respektive verktyg passar klinikens arbetsflöde.

Läs mer om Vetz

Se hur samtalet blir ett granskningsbart journalutkast och hur överföringen kan fungera med klinikens befintliga journalsystem. Boka en demo av Vetz med fokus på AI-anteckningar och journalföring.