Bokningssystem för veterinärkliniken: vad det ska klara och hur du väljer

Tidboken styr en stor del av dagen på en veterinärklinik. Den avgör hur långa besöken blir, när akuta fall får plats och hur mycket receptionen behöver ringa runt. När kliniken ser över sin bokning är den första frågan inte vilket system som är bäst, utan var bokningen ska ligga och hur den hänger ihop med journalen och kassan.

I journalsystemet eller bredvid det

Många journalsystem för veterinärer har en inbyggd tidbok. Fördelen är att bokningen, journalen och fakturan ligger i samma system, så att uppgifterna om djur och djurägare bara behöver föras in en gång.

Ett separat bokningssystem kan erbjuda mer för onlinebokning och påminnelser, men då behöver bokningarna föras över till journalsystemet. Fråga därför alltid hur en bokning i det ena systemet når det andra, och vad som händer när en tid ändras eller avbokas. Mer om vad journalsystemet ska klara finns i guiden till journalsystem för veterinärer.

Det här ska tidboken klara

Testa tidboken med en vanlig vecka från kliniken, inte med leverantörens exempel:

Besökstyper med egen längd, så att en vaccination och en hältutredning inte får samma tid.
Flera veterinärer, djursjukskötare och behandlingsrum som bokas samtidigt.
Återbesök som bokas direkt från journalen.
Luckor som hålls fria för akuta fall.
Avbokningar och ombokningar som snabbt frigör tiden för någon annan.

Låt receptionen göra testet. Det är där bristerna i en tidbok märks först, ofta under den mest pressade timmen på morgonen.

Onlinebokning för djurägare

Onlinebokning kan avlasta telefonen, men kliniken behöver styra vad som går att boka själv. Fråga leverantören:

Vilka besökstyper får djurägare boka själva?
Hur stänger kliniken av onlinebokning för vissa tider eller veterinärer?
Vilka uppgifter om djuret och besöksorsaken fyller djurägaren i?
Hur får djurägaren påminnelser, och kan kliniken styra när de skickas?
Hur hanteras en bokning som inte passar, till exempel ett akut fall som bokats som rutinbesök?

Från bokning till journal och faktura

En bokning är början på ett flöde som fortsätter med ankomst, undersökning, journal och faktura. Kontrollera att uppgifterna från bokningen följer med hela vägen, så att ingen behöver skriva in djurets namn eller besöksorsaken igen i ett senare steg.

Fråga också hur systemet visar dagens bokningar för den som arbetar i undersökningsrummet. Veterinären behöver se vem som kommer härnäst och varför, utan att behöva leta i receptionens vy.

Så fungerar Vetz med bokningarna

Vetz är inget bokningssystem för djurägare. Vetz hämtar i stället bokningarna från klinikens journalsystem. När integrationen är aktiv visas klinikens bokningar automatiskt i Vetz, och den färdiga journalen skickas tillbaka till journalsystemet utan manuella steg. Vetz integreras med Provet Cloud, Vettigo och MHK FileMaker, och tekniken beskrivs i artikeln om hur Vetz integreras med journalsystemet.

Vetz har också en kalender för patientmöten, där veterinären kan planera och följa upp besök och hålla koll på tider, återbesök och dagsschemat. Under besöket lyssnar Vetz på samtalet med djurägaren och skriver ett journalutkast som veterinären granskar och godkänner. Fler verktyg för kliniken finns i översikten över verktyg för veterinärer, och alla funktioner finns på Vetz funktionssida.

Dataskydd för bokningsuppgifter

Ett bokningssystem lagrar djurägarnas namn, telefonnummer och e-postadresser. Begär skriftliga svar innan systemet används:

Var lagras och behandlas uppgifterna?
Vilka underleverantörer medverkar, till exempel för sms och e-post?
Hur länge sparas uppgifter om gamla bokningar?
Hur raderas uppgifterna, och kan kliniken själv radera dem?
Vilka åtkomstloggar kan kliniken granska?

Fler frågor om personuppgifter och AI finns i artikeln om AI och GDPR för veterinärer.

Så jämför du

Gör en kortlista utifrån de funktioner kliniken inte klarar sig utan, och testa sedan varje alternativ med en riktig vecka ur klinikens schema. Fråga hur befintliga bokningar och djurägarnas kontaktuppgifter flyttas över, och vem som gör flytten.

Fråga också hur priset sätts, om det gäller per användare, per veterinär eller per klinik, om sms-påminnelser kostar extra och om priset anges med eller utan moms. Namngivna system bör jämföras mot leverantörernas egna aktuella sidor, eftersom funktioner och villkor ändras.

Läs mer om Vetz

Vill ni se hur Vetz hämtar klinikens bokningar och skriver journalen under besöket? Boka en demonstration så visar vi det med era egna besökstyper.