Veterinärverktyg: digitala verktyg för journalföring och klinikadministration

När en veterinärklinik utvärderar digitala verktyg behöver den utgå från hela arbetsflödet. Journalsystemet samlar patientuppgifter och verksamhetsdata, medan andra lösningar kan hantera exempelvis bokningar, journalskrivning eller kunskapssökning.

Behovet ser olika ut på en mindre mottagning och en större klinik. En mindre verksamhet kan prioritera enkel administration och få systembyten. En större organisation kan behöva fler behörighetsnivåer och stöd för flera avdelningar, enheter eller användargrupper.

Sex kategorier av veterinärverktyg

Följande verktyg täcker olika delar av klinikens arbete. De kan ingå i samma kliniksystem eller användas som separata lösningar som kopplas ihop.

Journalsystem och PMS lagrar klinikens centrala patientuppgifter och journalanteckningar. Ett PMS kan även stödja andra verksamhetsprocesser beroende på systemets omfattning. Läs mer i Journalsystem för veterinär.
Bokning och kundkommunikation hjälper kliniken att planera besök och förmedla praktisk information till djurägare. Det kan minska behovet av manuell hantering i telefon eller separata meddelandekanaler.
Betalningslösningar hanterar klinikens betalningsflöden och ekonomiska underlag. Kopplingen till övriga system påverkar hur mycket information personalen behöver föra över manuellt.
Lagerhantering ger kontroll över klinikens varor och lagersaldon. Verksamheten behöver bedöma hur lagersystemet utbyter information med inköp, betalning och klinikens övriga processer.
Dokumentationsstöd hjälper veterinären med journalskrivningen. Ett AI-baserat verktyg kan lyssna på konsultationssamtalet eller ta emot veterinärens diktering och omvandla innehållet till ett journalutkast som veterinären granskar.
Kunskapssök och kliniskt stöd hjälper veterinären att hitta relevant information i svårare fall, till exempel i evidensbaserade källor och forskningsartiklar. Sådana verktyg ger underlag, men den kliniska bedömningen görs alltid av veterinären.

Journalsystem och AI-stöd har olika uppgifter

Journalsystemet är den centrala platsen för patient- och journalhantering. Ett AI-baserat dokumentationsverktyg har en mer avgränsad uppgift: att ta fram ett journalutkast som veterinären granskar och som sedan förs in i journalsystemet.

Skillnaden påverkar hur verktygen bör utvärderas. För ett PMS behöver kliniken bedöma hur hela verksamhetens data och arbetsflöden hanteras. För ett dokumentationsverktyg handlar granskningen främst om kvaliteten på journalutkasten och hur de passar in i det befintliga journalsystemet.

Det finns också olika sätt att arbeta med AI-stöd för dokumentation. En AI scribe lyssnar på hela konsultationen, medan AI-diktering utgår från att veterinären själv talar in sin anteckning. Skillnaderna beskrivs i Vad är en AI-scribe? och AI-diktering för veterinärjournaler.

Så ser arbetsflödet ut med AI-journalföring

Oavsett verktyg behöver arbetsflödet vara tydligt från konsultationssamtalet till den signerade journalanteckningen. Samtalet registreras enligt klinikens rutiner, verktyget tar fram ett journalutkast, och veterinären granskar, rättar och signerar innan journalen är klar. AI-stödet övertar aldrig veterinärens ansvar för journalanteckningen.

Kliniken behöver också bestämma vad som ska hända om utkastet kräver omfattande ändringar, och ha en reservrutin för situationer där verktyget inte kan användas. Hela arbetsflödet och vad som behöver granskas beskrivs i AI-journalföring för veterinärer.

Checklista för val av veterinärprogramvara

När olika lösningar jämförs bör samma frågor ställas till varje leverantör. Svaren behöver även prövas mot klinikens faktiska arbetssätt.

Kompatibilitet med befintligt PMS: Hur förs journalutkastet över till klinikens nuvarande system, och kräver arbetsflödet manuell kopiering?
Kvalitet på journalutkasten: Återger utkastet konsultationen korrekt, och hur mycket redigering krävs före signering?
Anpassning till svenska: Hanterar verktyget svensk veterinärmedicinsk terminologi och klinikens föredragna journalstruktur?
Behörigheter: Kan åtkomsten begränsas efter användarroll, arbetsuppgift eller organisatorisk tillhörighet?
Säkerhet: Vilka tekniska och organisatoriska skydd beskriver leverantören, och hur kan kliniken kontrollera dem?
Datalagring: Var lagras uppgifterna, hur länge sparas de och hur hanteras radering eller export?
Support: Vilka kontaktvägar och svarstider gäller när användare behöver hjälp eller när tjänsten inte fungerar?
Utbildning: Vilken introduktion får användarna, och finns det material för nya medarbetare efter införandet?
Kostnad: Vilka användare eller funktioner ingår, finns det tillkommande avgifter och anges priser inklusive eller exklusive moms?
Praktisk provperiod: Kan lösningen testas i det dagliga arbetet innan kliniken fattar beslut om en bredare utrullning?

Kliniken bör också kontrollera avtalsvillkor och uppsägningstid. Om användningen förutsätter särskild utrustning eller förändrade arbetsrutiner behöver även detta ingå i kostnadsbedömningen. Hur en integration mellan ett AI-verktyg och ett journalsystem kan fungera beskrivs i Så integreras Vetz med ditt journalsystem.

Frågor om datasäkerhet och integritet

Under en konsultation kan flera typer av uppgifter förekomma. Innan ett AI-verktyg införs behöver kliniken förstå hela informationsflödet och dokumentera vem som ansvarar för varje del.

Följande frågor bör besvaras skriftligt före en pilot eller upphandling.

Vilka uppgifter samlar verktyget in från konsultationen och användarkontot?
Var behandlas och lagras ljudfiler, transkriberingar samt skapade journalutkast?
Hur länge sparas uppgifterna, och hur genomförs radering när lagringstiden har löpt ut?
Hur styrs användarnas åtkomst, och hur följs förändringar i behörigheterna upp?
Använder leverantören uppgifterna för något annat ändamål än att tillhandahålla tjänsten?
Vilka underleverantörer behandlar data, och var sker deras behandling eller lagring?
Hur hanteras säkerhetsincidenter, och hur får kliniken information om en incident inträffar?
Vilka rutiner behöver kliniken själv införa för granskning, signering, avvikelsehantering, information till djurägare och avslutade användarkonton?

Svaren behöver bedömas utifrån klinikens egna krav och tillämpliga regler. Vid osäkerhet bör verksamheten ta stöd av den person som ansvarar för dataskydd eller informationssäkerhet.

Stegvis införande utan att störa patientflödet

Ett nytt dokumentationsverktyg bör först prövas i begränsad omfattning. Då kan kliniken upptäcka problem i arbetsflödet innan fler användare och konsultationstyper omfattas.

Kartlägg nuläget genom att följa journalprocessen från konsultation till färdig och signerad journalanteckning.
Välj en avgränsad grupp pilotanvändare som arbetar tillräckligt ofta i verktyget för att kunna ge användbar återkoppling.
Bestäm vad som ska mätas före pilotstarten, exempelvis tiden från avslutad konsultation till signerad journal och mängden redigering som utkasten kräver.
Granska kvaliteten i ett fastställt urval av journalutkast och dokumentera återkommande fel eller moment som skapar dubbelarbete.
Justera rutinerna utifrån pilotens resultat och förtydliga ansvar, granskningssteg, supportvägar, utbildningsmaterial och reservrutiner.
Utöka användningen stegvis efter ett dokumenterat beslut och fortsätt följa både tidsåtgången och journalernas kvalitet.

På en mindre mottagning kan piloten omfatta ett begränsat antal konsultationer och användare. En större klinik kan behöva genomföra separata piloter för olika avdelningar eller arbetsflöden innan ett gemensamt arbetssätt fastställs. Var tidsvinsterna brukar uppstå beskrivs i Spara tid med AI för veterinärer.

Vetz som komplement till journalsystemet

Vetz är ett AI-stöd för veterinärkliniker som arbetar tillsammans med klinikens befintliga journalsystem, inte i stället för det. Klinikens PMS fortsätter att hantera de centrala patient- och verksamhetsuppgifterna.

Vetz lyssnar under samtalet med djurägaren och skapar ett strukturerat journalutkast. Veterinären kan också tala in journalen i stället för att skriva. Utkasten följer klinikens egna journalmallar, och veterinären granskar och godkänner texten innan den förs över till journalsystemet. När integrationen är aktiv sker överföringen med ett knapptryck, utan manuell kopiering. Vetz integreras med de flesta större journalsystem via systemens API:er eller export- och importfunktioner, och integrationen sker krypterat och i enlighet med GDPR.

Utöver journalföringen omfattar Vetz bland annat kunskapssök i evidensbaserade källor, förslag på diagnoskoder, hemgångsråd som genereras från journalen och förslag på debitering. Vetz används i webbläsaren eller som app på iPhone och Android, och stödjer fler än tio språk. Mer om funktionerna finns på Vetz funktionssida och i Så funkar Vetz.

Frågorna om datalagring, underleverantörer och lagringstid i checklistan ovan ställs lämpligen direkt till Vetz, som till andra leverantörer, inför ett avtal.

Beslutet bör bygga på klinikens eget arbetsflöde

När kliniken har kartlagt sina administrativa moment blir det lättare att avgöra vilka verktyg som behöver samverka. Ett PMS kan bära den centrala journal- och verksamhetsinformationen medan separata lösningar stödjer andra arbetsmoment.

Bedömningen bör baseras på ett praktiskt test med verkliga användare och ett fastställt granskningsförfarande. Veterinären behöver i samtliga fall ha kontroll över den slutliga journalanteckningen och dess signering. Vetz kan testas gratis i 14 dagar, och kliniker som vill se hur verktyget passar deras arbetsflöde kan boka en demonstration.