Debitering på veterinärklinik: så minskar ni missade debiteringar

Under ett besök kan flera åtgärder, material, förbrukningsartiklar, läkemedel och rådgivningsinsatser behöva registreras. Om uppgifterna sammanställs först efter konsultationen blir debiteringen beroende av anteckningar och personalens minne. Risken ökar när flera medarbetare deltar, eller när besöket fortsätter efter att ett första debiteringsunderlag redan har skapats.

Missade debiteringar är sällan medvetna. De uppstår i övergången mellan utfört arbete och registrerad debiteringsrad. Ett granskningsbart flöde mellan konsultation och faktura gör det lättare att se var uppgifterna försvinner.

Flödet från konsultation till faktura

Följ ett antal genomförda besök genom hela processen. Då går det att se om avvikelsen uppstår vid journalskrivningen, när debiteringsunderlaget sammanställs eller vid den slutliga faktureringen.

Konsultationen genomförs. Den som utför eller medverkar vid en åtgärd behöver fånga relevanta uppgifter nära den tidpunkt då arbetet sker. Detsamma gäller använda material och andra poster som påverkar debiteringen.
Journalanteckningen färdigställs. Konsultationens innehåll sammanställs i journalen. Ansvarig veterinär granskar anteckningen och bekräftar att den återger besöket korrekt.
Debiteringsunderlaget skapas. Journalen jämförs med klinikens prislista och debiteringsregler. Alla journaluppgifter ska inte automatiskt bli debiteringsrader, men underlaget ska göra det möjligt att kontrollera relevanta poster.
Fakturan kontrolleras. Receptionen eller en annan utsedd funktion jämför debiteringsraderna med det granskade underlaget. Oklara poster skickas tillbaka till den som kan avgöra vad som faktiskt utfördes.
Avvikelser följs upp. Efterdebiteringar och andra korrigeringar registreras. Återkommande avvikelser visar var arbetsflödet behöver ses över.

Kontrollen bör omfatta hela besöket, även när flera personer har arbetat med patienten. En faktura som skapades tidigt under besöket kan annars sakna sådant som tillkom senare.

Situationer där debiteringar faller bort

Följande situationer är värda att granska i den egna verksamheten:

Flera moment genomförs under samma besök, men debiteringsunderlaget bygger främst på den ursprungliga bokningsorsaken.
Veterinären och djursjukskötaren registrerar olika delar av besöket utan en gemensam kontroll innan fakturan färdigställs.
Material eller läkemedel läggs till efter att en första sammanställning redan har skickats till receptionen.
Journalen skrivs i efterhand utifrån korta stödanteckningar som saknar någon utförd insats.
Rådgivning eller uppföljande arbete framgår av journalen, men ingen kontrollerar kopplingen till klinikens debiteringsregler.

Även dubbeldebiteringar och felaktiga poster behöver ingå i kontrollen. Målet är att fakturan ska motsvara det arbete som har utförts och klinikens fastställda regler, inte att varje omnämnande i journalen ska debiteras.

Fördela ansvaret för varje överlämning

Börja med att utse en ansvarig för varje överlämning. Det kan vara olika personer beroende på besökstyp, arbetspass eller klinikens storlek.

Veterinären ansvarar för att journalanteckningen återger konsultationen och att de egna åtgärderna är korrekt angivna.
Djursjukskötaren registrerar det arbete och de förbrukningsposter som ingår i det egna ansvarsområdet.
Receptionen kontrollerar att underlaget är klart innan fakturan avslutas.
Ekonomifunktionen följer upp korrigeringar och återkommande avvikelser, utan att behöva göra kliniska bedömningar.

Alla behöver kunna markera när uppgifter återstår. Statusar som påbörjat, väntar på komplettering, klart för debitering och fakturerat kan fungera bra om de passar klinikens system. Pröva arbetsfördelningen i liten skala först: en klinik med central reception behöver ofta en annan kontrollpunkt än en verksamhet där samma person avslutar besöket och tar betalt.

Journalen är grunden för rätt debitering

En komplett journalanteckning ger fler uppgifter att jämföra med debiteringsraderna, och en tydlig struktur gör det lättare att hitta utförda åtgärder och använda produkter utan att läsa hela anteckningen flera gånger.

Det är här de flesta missade debiteringar har sitt ursprung. När journalen skrivs i efterhand, ur minnet, är det lätt att en mindre insats aldrig kommer med, och det som inte står i journalen blir sällan debiterat. Ju närmare konsultationen journalen skrivs, och ju mer komplett den är, desto bättre blir underlaget för debiteringen. Vanliga brister i journaltexten beskrivs i De vanligaste misstagen vid journalskrivning.

Debiteringsförslag med AI i Vetz

Vetz ger automatiska förslag på vad som bör faktureras, baserat på journalens innehåll. Syftet är att minska risken för missad debitering genom att koppla det som har dokumenterats till det som faktureras.

Förslagen bygger på samma flöde som journalföringen. Vetz lyssnar under samtalet med djurägaren och skapar ett strukturerat journalutkast, så att journalen blir klar i direkt anslutning till besöket i stället för i efterhand. Veterinären granskar och godkänner journalen, och debiteringsförslagen utgår från den godkända anteckningen. När integrationen med journalsystemet är aktiv förs den färdiga anteckningen över med ett knapptryck. Hur flödet fungerar beskrivs i AI-journalföring för veterinärer och Så funkar Vetz.

Debiteringsförslagen är ett stöd, inte en färdig faktura. Den som ansvarar för faktureringen kontrollerar förslagen mot klinikens prislista och debiteringsregler innan fakturan avslutas. En översikt över alla funktioner finns på Vetz funktionssida.

Mät förbättringen under en testperiod

Välj en avgränsad testperiod och bestäm i förväg vilka besök som ska ingå. Använd samma urval för en jämförelseperiod, så att resultaten går att jämföra. Följ gärna dessa mått under båda perioderna:

Andel fångade debiteringsposter: antalet relevanta poster med en motsvarande debiteringsrad, delat med samtliga relevanta poster enligt klinikens regler.
Andel korrigerade fakturor: antalet fakturor som ändras efter den första kontrollen, delat med samtliga granskade fakturor.
Värde av efterregistrerade poster: hur stora belopp som har lagts till efter den ursprungliga faktureringen.
Tid till färdig faktura: från besökets avslut till att fakturan är kontrollerad och klar.

Anteckna också orsaken till varje avvikelse. Återkommande orsaker visar vilket steg i flödet som behöver förbättras. Mer om hur tidsvinster kan mätas finns i Spara tid med AI för veterinärer.

Frågor om informationssäkerhet

När samtal och journalunderlag hanteras med AI behöver kliniken veta vilka uppgifter som behandlas och hur. Följande frågor bör kliniken ha skriftliga svar på innan ett verktyg införs:

Var behandlas och lagras ljudfiler, transkript och journalutkast?
Hur styrs behörigheter, och kan kliniken följa vem som har haft åtkomst?
Hur länge sparas uppgifterna, och hur genomförs radering och export?
Vilka underleverantörer medverkar, och hur hanteras säkerhetsincidenter?
Hur informeras djurägaren om att AI används i journalföringen?

Frågorna ställs lämpligen direkt till leverantören inför avtal. Klinikens ansvariga för dataskydd bör sedan bedöma svaren utifrån verksamhetens egna rutiner.

Vetz kan testas gratis i 14 dagar. Kliniker som vill se hur debiteringsförslagen fungerar i det egna arbetsflödet kan boka en demonstration.