AI-diktering til veterinærjournaler

Efter et besøg hos dyrlægen skal de relevante oplysninger fra samtalen indføres korrekt i journalen. AI-diktering omdanner tale til tekst, som derefter bearbejdes til et struktureret udkast til en journalnotat. Vetz tilbyder AI-baseret transskription og generering af journalnotater til dyrlægeklinikker.

Den færdige journal skal altid gennemgås. Den ansvarlige dyrlæge redigerer udkastet og er ansvarlig for indholdet, inden journalen færdiggøres.

AI-diktering eller AI-skribent – hvad er forskellen?

Begreberne bruges ofte som synonymer, men de beskriver to forskellige arbejdsmetoder.

Ved AI-diktering indtaler dyrlægen selv sine noter under eller efter konsultationen. Dyrlægen vælger, hvad der skal siges, og i hvilken rækkefølge, og AI’en omdanner dikteringen til en struktureret journaltekst. Arbejdsmetoden ligner traditionel diktering, men uden at nogen behøver at skrive teksten ud bagefter.

En AI-scribe lytter i stedet til hele konsultationen, det vil sige samtalen mellem dyrlægen og dyreejeren. På baggrund af samtalen udarbejder AI’en et udkast til journalen, uden at dyrlægen behøver at diktere noget separat. Læs mere om arbejdsmetoden i »Hvad er en AI-scribe?«.

Diktat er ofte en god løsning, når dyrlægen selv ønsker at formulere notatet, for eksempel efter et besøg, hvor der skete meget, uden at det blev sagt højt, eller når samtalen ikke egner sig til optagelse. En AI-skriver er en god løsning, når dyrlægen ønsker at kunne fokusere fuldt ud på dyret og dyreejeren under besøget. I Vetz kan man bruge begge metoder: Vetz kan lytte med under samtalen med dyreejeren, og dyrlægen kan også tale journalen ind i stedet for at skrive den.

Transskription, journalføring og beslutningsstøtte

Transskription gengiver tale i løbende tekst. Resultatet ligger normalt tæt på det, der blev sagt, og følger ikke klinikkens journalopbygning.

Ved struktureret journalføring inddeles relevante oplysninger under journalens overskrifter. Et sådant udkast skal afspejle konsultationens indhold og give dyrlægen et redigerbart grundlag for journalføringen.

Klinisk beslutningsstøtte har et andet anvendelsesområde. Sådanne funktioner yder støtte i forbindelse med medicinske beslutninger, for eksempel forslag til differentialdiagnoser. Et genereret udkast til journalen skal behandles som grundlag for udfærdigelsen af journalen. Den faglige vurdering foretages altid af den ansvarlige dyrlæge.

Sådan ser arbejdsgangen ud i Vetz

Vetz bruges i webbrowseren eller som app på iPhone og Android. Det eneste, der kræves, er en enhed med mikrofon. Arbejdsgangen består af fem trin, fra optagelse til færdig journal.

Når samtalen med dyreejeren begynder, aktiverer dyrlægen Vetz, som begynder at lytte i henhold til klinikkens fastlagte rutine.
Vetz oversætter samtalen, mens den foregår, og bruger klinikkens skabeloner til at udarbejde et udkast til journalen, som er færdigt kort efter, at samtalen er afsluttet.
Brugeren gennemlæser udkastet og sammenligner det med det, han husker, samt eventuelle egne noter.
Fejl i lytteøvelserne rettes, og manglende oplysninger tilføjes, enten manuelt eller ved hjælp af AI.
Dyrlægen godkender teksten og påtager sig ansvaret for indholdet, inden journalen færdiggøres.

Vetz fungerer også ved video- og telefonkonsultationer og understøtter diktering på mere end ti sprog.

Indhold, der muligvis skal medtages i journaludkastet

Journalens opbygning varierer fra klinik til klinik og afhængigt af besøgstypen. Et udkast kan med fordel omfatte følgende dele.

Anamnesen opsummerer de relevante oplysninger, der fremkom under samtalen.
De kliniske fund gengives på baggrund af de oplysninger, som dyrlægen har fremsat eller registreret.
Vurderingen skal afspejle dyrlægens dokumenterede faglige vurdering.
De gennemførte foranstaltninger skal beskrives i overensstemmelse med indholdet af høringen.
Planen skal stemme overens med det, som dyrlægen besluttede og meddelte under besøget.

AI-udkastet kan kun baseres på oplysninger, der er blevet indsamlet og behandlet. Oplysninger, der aldrig blev udtalt eller registreret, skal derfor muligvis tilføjes manuelt. Det er også her, at AI-diktering kan supplere en AI-skriver: observationer, som dyrlægen noterede stille under undersøgelsen, kan dikteres ind bagefter.

I Vetz kan klinikken arbejde med egne journalskabeloner, så udkastene følger klinikkens rutiner og bliver ensartede. Vetz hjælper klinikken med at oprette skabeloner, der passer til forskellige arbejdsmetoder.

Gennemgang af fejlhøringer og manglende oplysninger

Automatisk genereret tekst kan indeholde fejl eller udeladelser. Gennemgangen skal foretages, inden journalen færdiggøres, mens dyrlægen stadig har konsultationen frisk i erindringen.

Følgende undersøgelser kan indgå i klinikkens rutine.

Kontroller, at oplysningerne er knyttet til den rigtige taler, når der er flere personer at høre i optagelsen.
Læs navn og identitetsoplysninger særligt omhyggeligt, inden du godkender.
Sammenlign tallene med det tilgængelige kildemateriale og dine egne noter.
Se efter udeladte negationer, der kan ændre betydningen af journalteksten.
Sørg for, at sygehistorien, de kliniske fund, vurderingen, foranstaltningerne og planen er gengivet korrekt.
Fjern tekst, der ikke er underbygget i høringen, eller som er placeret under den forkerte overskrift.

Alle konstaterede fejl skal rettes under dyrlægens gennemgang. AI-udkastet erstatter ikke det faglige kontrolansvar og bør ikke færdiggøres uden at være blevet gennemlæst. Flere almindelige kontrolpunkter beskrives i afsnittet om AI-journalføring for dyrlæger.

Anvendelse sammen med klinikkens journalsystem

Udkastet til journalen skal passe ind i klinikkens eksisterende journalforløb. Klinikken bør derfor afklare, hvor teksten gennemgås, hvordan den overføres, og i hvilket system den endelige journal godkendes.

Vetz integreres med journalsystemer via systemernes API’er eller deres eksport- og importfunktioner. Når integrationen er aktiv, kan den godkendte notat overføres til journalsystemet med et enkelt klik, uden manuel kopiering. Vetz understøtter de fleste større journalsystemer. Klinikker, hvis systemer endnu ikke understøttes, kan kontakte Vetz for at høre, hvad en integration kræver.

I forbindelse med et pilotprojekt bør klinikken afprøve hele forløbet fra optagelse til færdig journal. Testen skal omfatte både normal brug og situationer, hvor overførslen afbrydes eller kræver manuel håndtering. Læs mere i »Sådan fungerer Vetz«.

Samtykke, personoplysninger og databehandling

En optaget samtale kan indeholde personoplysninger om dyreejeren og andre personer. Den kan også indeholde kundeoplysninger og oplysninger, der hører til journalen. Klinikken skal derfor gennemgå, hvordan oplysningerne håndteres, inden tjenesten indføres.

Vetz anbefaler, at dyreejeren informeres om, at AI anvendes som støtte i journalføringen, og kan hjælpe med en færdig formulering. Integrationen med journalsystemet foregår krypteret og i overensstemmelse med GDPR.

Klinikken bør have skriftlige svar på følgende spørgsmål inden implementeringen.

Hvordan skal dyreejeren informeres om optagelsen, og hvornår skal der indhentes samtykke?
Hvordan skal klinikken registrere, at der er givet oplysninger, eller at der er indhentet samtykke?
Hvilke personoplysninger og kundeoplysninger behandles i løbet af arbejdsgangen?
Hvor gemmes lydfilerne og det genererede journaludkast?
Hvor længe opbevares oplysningerne, og hvordan foregår sletningen?
Hvilke brugere kan få adgang, og hvordan styres deres rettigheder?
Anvendes der underleverandører til databehandlingen, og hvor finder behandlingen sted?
Hvordan håndteres anmodninger fra registrerede og eventuelle sikkerhedshændelser?

Spørgsmål vedrørende opbevaring, adgang og underleverandører bør helst stilles direkte til Vetz inden indgåelse af aftalen. Klinikens ansvarlige for personoplysninger bør derefter vurdere svarene ud fra virksomhedens egne rutiner.

Indfør AI-diktering med et afgrænset pilotprojekt

En testgruppe kan bestå af dyrlæger, der udarbejder udkast til journaler, og en klinikleder, der følger op på arbejdsgangen. Gruppen bør anvende værktøjet i et afgrænset udvalg af konsultationer, inden klinikken træffer beslutning om en bredere anvendelse.

Bestem, hvilke besøgstyper der skal indgå, og hvor længe pilotprojektet skal vare.
Mål den aktive tid, der bruges på journalføring før indførelsen, i henhold til en fælles definition.
Mål den tilsvarende tid med AI-diktering for sammenlignelige besøgstyper.
Registrer, hvor mange udkast der kræver større rettelser eller manuel supplering.
Vurder journalernes kvalitet og hvordan overførslen til journalsystemet fungerer.

Resultatet skal vurderes ud fra klinikkens egen arbejdsgang. Man bør ikke gå ud fra, at der opnås en tidsbesparelse, før klinikken har sammenlignet arbejdsgangene under lignende forhold. Du kan læse mere om, hvor der kan spares tid, i artiklen »Spar tid med AI for dyrlæger«.

Når der er behov for manuel journalføring eller ekstra kontrol

AI-diktering er ikke egnet til alle situationer uden alternativer. Fortsat manuel journalføring eller ekstra kontrol kan være nødvendigt i følgende tilfælde.

Optagelsen kunne ikke startes eller blev afbrudt under konsultationen.
Spørgsmålet om information og samtykke er ikke blevet håndteret i overensstemmelse med klinikkens rutine.
Lydkvaliteten gør det svært at forstå visse dele af samtalen.
Vigtige oplysninger blev givet før eller efter den del af besøget, der blev optaget.
Udkastet til journalen indeholder uklarheder, som ikke kan kontrolleres i forhold til det foreliggende materiale.
Overførslen til journalsystemet fungerer ikke efter den planlagte procedure.

Klinikken bør have en dokumenteret nødprocedure for sådanne situationer. Dyrlægen afgør, hvornår udkastet kan rettes, og hvornår journalnotatet skal skrives manuelt.

Læs mere om Vetz

Der findes en oversigt over produktet på siden om Vetz’ funktioner. Klinikker, der ønsker at afprøve AI-diktering i deres egen arbejdsgang, har mulighed for at booke en demonstration.