AI-journalføring til dyrlæger

Under en konsultation kan Vetz.ai transskribere samtalen og udarbejde et udkast til journalen. Dyrlægen har altid ansvaret for den endelige journal. Inden underskrivelsen skal dyrlægen gennemgå udkastet og rette indhold, der er forkert, uklart eller ufuldstændigt.

AI-støtte kan danne grundlag for udfærdigelsen af journalen, men journalen skal stadig afspejle, hvad der faktisk kom frem under konsultationen, og hvilke oplysninger dyrlægen har vurderet som relevante. Læs mere om arbejdsmetoden i »Hvad er AI Scribe?«.

Sådan kan arbejdsgangen se ud

Klinikken skal først beslutte, hvornår lydoptagelser må anvendes, og hvordan dyreejeren skal informeres. Under konsultationen anvendes Vetz.ai til transskription. Når samtalen er afsluttet, oprettes der et struktureret udkast til journalen, som dyrlægen gennemlæser.

Dyrlægen sammenligner udkastet med konsultationen, retter oplysningerne om nødvendigt og supplerer journalen, inden den underskrives. Journalen er først færdig efter denne gennemgang og underskrivelse af den ansvarlige dyrlæge.

En opdateret oversigt over produktet findes på Vetz.ai’s funktionsside.

Oplysninger, der kræver særlig kontrol

Kontroller først patientens identitet og ejeroplysningerne. Disse oplysninger skal stemme overens med det rigtige dyr og den rigtige sag, inden journalen underskrives.

Gennemlæs derefter anamnesen og status i forhold til, hvad der rent faktisk blev sagt og observeret under konsultationen. Kontroller, at vurderingen afspejler dyrlægens egen vurdering, og at hver enkelt angivet foranstaltning er korrekt beskrevet.

Hvis udkastet omtaler lægemidler, skal dyrlægen kontrollere præparaterne og doseringen. Opfølgning, kontrolbesøg eller andre videre anvisninger skal ligeledes gennemgås, inden de indgår i journalen.

En transskriberet samtale kan indeholde fejltagelser, utydelig tale eller formuleringer, der mangler sammenhæng. Et AI-udkast kan derfor indeholde forkerte eller opdigtede formuleringer. Brugeren skal rette disse i journaludkastet og følge klinikkens procedure, hvis der stadig er usikkerhed.

De mest almindelige fejl ved journalføring og hvordan AI hjælper dig med at undgå dem beskriver typiske kontrolpunkter i arbejdet med journaludkast.

Spørgsmål til en dansk klinik inden implementeringen

Klinikken skal præcisere det juridiske grundlag for lydbehandling og udarbejde retningslinjer for, hvordan værktøjet må anvendes. Dyreejeren skal modtage oplysninger, der er tilpasset klinikkens valgte proces og den behandling af personoplysninger, der finder sted.

Adgangen til lydmateriale og udkast til journaler bør begrænses til autoriseret personale. Klinikken skal desuden fastlægge, hvor længe materialet skal opbevares, og hvem der har ansvaret for at følge op på adgangsrettighederne.

Aftalen om databehandler, datalagring og procedurer for hændelser skal være fastlagt inden driftsstart. Dette omfatter også, hvordan klinikken skal reagere, hvis en uautoriseret person får adgang, eller hvis materialet håndteres på en måde, der afviger fra klinikkens instrukser.

De gældende danske krav til lydbehandling, personoplysninger og journalføring bør kontrolleres i forhold til relevante danske myndighedskilder samt klinikkens egne juridiske rådgivere og databeskyttelsesrådgivere. Kravene kan afhænge af klinikkens systemer, aftaler og behandlingsmetoder.

Afprøv arbejdsmetoden i et pilotprojekt

Et pilotprojekt kan omfatte konsultationstyper, der afspejler klinikkens daglige arbejde. Dyrlægerne bør anvende dokumenterede vurderingskriterier for hvert udkast til journal, så de samme oplysninger kontrolleres konsekvent under testen.

Klinikken kan registrere, hvilke rettelser der er nødvendige, og hvor lang tid gennemgangen tager. Materialet viser, hvor udkastene kræver mest manuel indgriben, og om arbejdsmetoden fungerer for teamet.

Udarbejd også en procedure for situationer, hvor AI-støtten ikke skal anvendes. Det kan dreje sig om samtaler med utydelig lyd, afbrydelser under konsultationen eller situationer, hvor indholdet vurderes som særligt følsomt.

Klare roller under konsultationen

Klinikken skal fastlægge, hvem der starter værktøjet, og hvornår det skal ske. Det bør også fremgå tydeligt, hvilken dyrlæge der gennemgår og underskriver det udkast til journal, der hører til konsultationen.

Medarbejdere, der bruger værktøjet, skal have undervisning i, hvordan lydoptagelser håndteres, hvordan udkast gennemgås, og hvad der skal gøres i tilfælde af afbrydelser. Hvis talen er utydelig, skal brugeren sikre sig, at journalen gengiver de korrekte oplysninger, i stedet for at basere sig på transskriptionen.

Følsomme samtaler kræver en fastlagt procedure. Klinikken kan f.eks. beslutte, at værktøjet skal sættes på pause i visse situationer, eller at materialet skal håndteres i henhold til særlige adgangsregler.

Fortrolighed, fejl og klinisk kontrol

Fortroligheden bygger på, at adgangen til materialet er begrænset, og at klinikken har dokumenterede retningslinjer for brugen heraf. Adgangsrettighederne bør følges op, når medarbejdere skifter stilling eller fratræder.

Fejl i et udkast skal rettes af den ansvarlige dyrlæge, inden det underskrives. Klinikken bør have en dokumenteret procedure for, hvordan fejl opdages, rettes og følges op på, hvis den samme type fejl gentager sig.

Den kliniske kontrol ligger hos dyrlægen gennem gennemgang og underskrivelse. AI-støtten kan udarbejde et udkast, mens dyrlægen afgør, hvad der skal stå i journalen, og har ansvaret for indholdet.

Kilder, der skal gennemgås i forbindelse med evalueringen

Den danske artikel »Husk reglerne for journalføring, når du får hjælp af AI« bør læses i sin helhed, inden klinikken bruger den som grundlag. Den er udgivet af Fysio.dk og omhandler journalføring med AI inden for fysioterapi, hvilket betyder, at klinikken skal vurdere, hvordan argumenterne forholder sig til veterinærvirksomhed og de danske krav, der gælder for den egne virksomhed.

Artiklen »Kunstig intelligens som journalfører: en trojansk hest« er offentliggjort som et debatindlæg i Ugeskrift for Læger. Et debatindlæg kan bidrage med spørgsmål, der bør undersøges, men klinikken bør skelne mellem forfatterens holdninger og de gældende krav fra myndighederne eller indholdet i egne aftaler.

Klinikker, der ønsker at afprøve Vetz.ai i deres egen arbejdsgang, kan booke en demonstration.