DSGVO in der Tierarztpraxis: Das gilt für die Daten der Tierhalter und KI-Tools

Eine Tierarztpraxis in Deutschland verarbeitet täglich personenbezogene Daten – von der Terminvereinbarung bis zur Rechnungsstellung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt, wie die Praxis diese Daten erheben, verwenden und speichern darf. Dieser Leitfaden behandelt die Anforderungen, die für die Praxis am häufigsten relevant sind, und erläutert, was Sie überprüfen sollten, bevor ein KI-Tool Zugriff auf die Daten der Tierhalter erhält.

Welche Daten gelten als personenbezogene Daten?

Der Name, die Adresse, die Telefonnummer und die Zahlungsdaten des Tierhalters sind Angaben zu einer identifizierbaren Person. Diese sind im Patientenverwaltungssystem, in den Terminvereinbarungen und auf jeder Rechnung, die die Praxis versendet, enthalten.

Gemäß der Definition in Artikel 4 Absatz 1 der DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person gilt als identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann, beispielsweise anhand eines Namens, einer Identifikationsnummer oder von Kontaktdaten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten

In Artikel 6 Absatz 1 der DSGVO werden die Rechtsgrundlagen aufgeführt, die eine Verarbeitung rechtmäßig machen. Eine davon ist, dass die Verarbeitung erforderlich ist, um einen Vertrag zu erfüllen, an dem die betroffene Person beteiligt ist, oder um auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags Maßnahmen zu ergreifen. Eine weitere ist, dass die Verarbeitung erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der der Verantwortliche unterliegt.

Informationen für den Tierhalter

Gemäß Artikel 13 Absatz 1 der DSGVO muss der für die Verarbeitung Verantwortliche Informationen bereitstellen, wenn die Daten bei der betroffenen Person erhoben werden. Die Informationen umfassen unter anderem den Namen und die Kontaktdaten der Praxis, die Kontaktdaten eines etwaigen Datenschutzbeauftragten, die Zwecke der Verarbeitung und die Rechtsgrundlage dafür. Sie umfassen auch Angaben dazu, an welche Empfänger die Daten weitergegeben werden können und ob die Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt werden sollen.

Eine praktische Möglichkeit besteht darin, die Informationen in einer Datenschutzerklärung zusammenzufassen, die der Tierhalter beim ersten Besuch erhält oder auf der Website der Praxis einsehen kann.

Wenn ein Dienstleister Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet

Ein cloudbasiertes Patientenakten-System oder ein KI-Tool, das Krankenakteneinträge verfasst, verarbeitet die Daten der Tierhalter im Auftrag der Praxis.

Gemäß Artikel 28 der DSGVO darf derjenige, der einen Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in seinem Auftrag beauftragt, nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die ausreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung ist in einem Vertrag zu regeln, in dem unter anderem der Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung, ihre Art und ihre Zwecke sowie die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten festgelegt sind. Gemäß diesem Artikel muss der Vertrag unter anderem vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter die Daten nur gemäß den dokumentierten Anweisungen der Kanzlei verarbeitet, dass der Auftragsverarbeiter ohne schriftliche Zustimmung der Kanzlei keinen weiteren Auftragsverarbeiter beauftragt und dass die Daten nach Beendigung des Auftrags gelöscht oder zurückgegeben werden.

Verzeichnis der Behandlungen

Artikel 30 der DSGVO schreibt vor, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche ein Verzeichnis der unter seiner Verantwortung erfolgenden Verarbeitungen führen muss, das unter anderem die Zwecke, die Kategorien der betroffenen Personen und der personenbezogenen Daten sowie, soweit möglich, die Fristen für die Löschung enthält. Gemäß Artikel 30 Absatz 5 gilt diese Verpflichtung nicht für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht, wenn die Verarbeitung ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen kann, wenn die Verarbeitung nicht nur vorübergehend erfolgt oder wenn sie besondere Kategorien personenbezogener Daten umfasst.

Fragen, die man einem KI-Tool stellen sollte

Bevor Ihre Praxis mit der Nutzung eines KI-Tools für die Patientenakten beginnt, sollten Sie vom Anbieter Antworten auf die folgenden Fragen erhalten haben.

Wo werden die Daten gespeichert, und in welchem Land befinden sich die Server?
Welche Unterauftragsverarbeiter werden eingesetzt, und wie wird die Praxis darüber informiert, wenn diese ausgetauscht werden?
Wie lange werden Tonaufzeichnungen und Entwürfe von Berichten nach der Konsultation aufbewahrt?
Werden die Daten für andere Zwecke als das Führen der Praktikumsunterlagen verwendet?
Bietet der Anbieter einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung an, den die Praxis unterzeichnen kann?

So beschreibt Vetz seinen Umgang mit Daten

Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt einen strukturierten Entwurf des Behandlungsberichts, den der Tierarzt prüft und unterzeichnet. Über eine aktive Integration wird der fertige Behandlungsbericht in das Patientenverwaltungssystem übertragen, wobei Vetz angibt, dass die Integration verschlüsselt und DSGVO-konform erfolgt. Wie die Integration funktioniert, wird im Artikel über Vetz und Ihr Patientenakten-System beschrieben; weitere Informationen zur Sicherheitsarbeit finden Sie auf der Sicherheitsseite. Stellen Sie Vetz dieselben Fragen wie oben und bitten Sie um schriftliche Antworten.

Vetz empfiehlt, den Tierhalter darüber zu informieren, dass KI als Unterstützung bei der Erstellung der Krankenakte eingesetzt wird. Das schafft Vertrauen, und Vetz kann mit einem vorformulierten Text helfen, den die Praxis verwenden kann. Weitere Informationen zu dieser Vorgehensweise finden Sie auf der Seite zur KI-gestützten Krankenaktenführung, und der Artikel über KI und die DSGVO für Tierärzte geht näher auf den Datenschutz ein.

Der Text dient als Überblick und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch den Datenschutzbeauftragten der Kanzlei bei konkreten Fragen.

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