Journalsystem til dyrlæge: sådan vælger I det rigtige

Journalsystemet er det system, en dyreklinik bruger mest i løbet af en dag. Her ligger journalerne, tidsbestillingen og oplysningerne om dyreejerne, og i mange klinikker også faktureringen. Når I skal vælge eller udskifte et journalsystem, handler det derfor om mere end en liste over funktioner. Her gennemgår vi, hvad reglerne kræver af en dyrlæges journal, hvilke funktioner I bør sammenligne, og hvordan AI kan arbejde sammen med journalsystemet.

Journalsystemets rolle i klinikken

Journalsystemet er klinikkens centrale register. Det samler patientens historik, journalnotaterne fra hver konsultation og den planlagte opfølgning, og det er her, en kollega slår op, når hun eller han overtager et dyr. Fordi så mange arbejdsgange går gennem systemet, mærker hele klinikken det, hvis det er tungt at bruge, eller hvis det ikke taler sammen med resten af klinikkens IT.

Hvad reglerne kræver af journalen

Bekendtgørelsen om dyrlægers anvendelse, udlevering og ordinering m.v. af lægemidler til dyr (BEK nr. 646 af 2023) stiller krav til dyrlægens optegnelser, når der bruges receptpligtige lægemidler. Ifølge bekendtgørelsens § 33 skal dyrlægen ved anvendelse, udlevering eller ordinering af receptpligtige lægemidler til produktionsdyr blandt andet optegne den stillede diagnose, hvilke lægemidler der er brugt og i hvilken mængde, datoen og den nøjagtige dosering, administrationsvej og behandlingsperiode. Spørg derfor jeres leverandør, hvordan journalsystemet understøtter de optegnelser, jeres type praksis skal føre.

Funktioner I bør sammenligne

Stil alle leverandører de samme spørgsmål, så sammenligningen bliver retvisende. Disse funktioner er værd at teste med jeres egne arbejdsgange:

Journalskabeloner, der kan tilpasses klinikkens mest almindelige konsultationer.
Søgbar patienthistorik, testet på rigtige patienter med lang historik og ikke kun på leverandørens demodata.
Roller og adgang, så hver medarbejder ser de oplysninger, deres arbejde kræver.
Eksport af klinikkens data, i et format I kan bruge, hvis I senere skifter system.
Rapporter, som klinikledelsen faktisk bruger, og som kan filtreres og eksporteres.

Integration betyder mere end den enkelte funktion

Et journalsystem med mange funktioner kan stadig koste tid, hvis det ikke hænger sammen med klinikkens øvrige værktøjer. Det tydeligste tegn er dobbeltindtastning: når bookingen ligger ét sted og journalnotatet skrives et andet sted, ender en medarbejder med at kopiere oplysninger fra det ene system til det andet.

Spørg derfor hver leverandør, hvilke oplysninger der kan overføres, i hvilken retning de går, og om et færdigt journalnotat kan skrives tilbage til den rigtige patient uden at blive kopieret i hånden.

Sådan arbejder Vetz sammen med journalsystemet

Vetz erstatter ikke journalsystemet, men arbejder ved siden af det. Vetz lytter med under samtalen med dyreejeren og laver et struktureret udkast til journalnotatet ud fra klinikkens egne skabeloner, med korrekt medicinsk terminologi. Dyrlægen læser udkastet igennem, retter det til og godkender det. Mere om selve journalføringen står på siden om AI-journalføring.

Vetz er integreret med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Med en aktiv integration vises bookingerne automatisk i Vetz, og det godkendte journalnotat overføres til journalsystemet med et enkelt tryk. Bruger klinikken et andet journalsystem, kan Vetz bygge en integration til de fleste systemer. Den tekniske side er beskrevet i guiden om, hvordan Vetz integreres med jeres journalsystem.

En mere fuldstændig journal

Flere af funktionerne i Vetz handler om kvaliteten af selve journalen:

Vetz gør opmærksom på dele, der mangler, for eksempel anamnese eller diagnose, før journalen godkendes.
Vetz foreslår relevante diagnosekoder ud fra notatet, så kodningen bliver mere ensartet mellem kolleger.
Vetz hjælper med at formulere fund og konklusioner klart og professionelt, tilpasset journalens sprog og struktur.
Vetz foreslår, hvad der bør faktureres, ud fra journalens indhold, så færre ydelser bliver glemt.
Vetz laver individuelt tilpassede råd til dyreejeren direkte ud fra journalen.

Hele listen findes på siden med Vetz' funktioner.

Spørgsmål om databeskyttelse

Klinikken har ansvaret for de journaler, den fører, og derfor er det en god idé at få skriftlige svar fra enhver leverandør af journalsystem eller AI:

Hvor bliver klinikkens data behandlet og opbevaret?
Hvilke underdatabehandlere bruger leverandøren, og i hvilke lande?
Hvor længe bliver data gemt, og hvad sker der med dem, når aftalen ophører?
Findes der en databehandleraftale, som I kan læse, før I skriver under?
Bliver klinikkens data brugt til at træne AI-modeller?

For Vetz selv kan I starte med Vetz' side om sikkerhed.

Test på rigtige konsultationer

Den sikreste måde at vurdere et nyt værktøj på er at bruge det på rigtige konsultationer med klinikkens eget personale. Vetz tilbyder en gratis prøveperiode på 14 dage, uden at I skal oplyse kortoplysninger, og en demo tilpasset jeres klinik viser, hvordan Vetz passer til jeres skabeloner og journalsystem.

Læs mere om Vetz

Hvis I er ved at vælge journalsystem eller vil have AI til at skrive journalnotaterne i det system, I allerede har, så book en demo, og Vetz-teamet gennemgår det med udgangspunkt i jeres egen klinik.