AI-dicteerfunctie voor veterinaire dossiers

Na een bezoek aan de dierenarts moet de relevante inhoud van het gesprek worden vastgelegd in een correcte dossiernotitie. AI-dicteerfuncties zetten spraak om in tekst, die vervolgens wordt verwerkt tot een gestructureerd concept voor de dossiernotitie. Vetz biedt AI-gebaseerde transcriptie en het genereren van dossiernotities voor dierenklinieken.

Het voltooide dossier moet altijd worden gecontroleerd. De verantwoordelijke dierenarts bewerkt het concept en is verantwoordelijk voor de inhoud voordat het dossier wordt afgerond.

AI-dicteren of AI-scribe – wat is het verschil?

De begrippen worden vaak als synoniemen gebruikt, maar ze beschrijven twee verschillende werkwijzen.

Bij AI-dicteren spreekt de dierenarts zijn aantekeningen zelf in, tijdens of na het bezoek. De dierenarts bepaalt zelf wat er gezegd moet worden en in welke volgorde, en de AI zet het dictaat om in gestructureerde tekst voor het medisch dossier. Deze werkwijze lijkt op traditioneel dicteren, maar dan zonder dat iemand de tekst achteraf hoeft uit te typen.

Een AI-scribe luistert daarentegen naar het gehele consult, dat wil zeggen het gesprek tussen de dierenarts en de eigenaar van het dier. Op basis van dat gesprek stelt de AI een concept van het medisch dossier op, zonder dat de dierenarts iets apart hoeft te dicteren. Lees meer over deze werkwijze in ‘Wat is een AI-scribe?’.

Dicteren is vaak handig wanneer de dierenarts de aantekening zelf wil opstellen, bijvoorbeeld na een bezoek waarbij veel gebeurde zonder dat het hardop werd gezegd, of wanneer het gesprek zich niet leent voor opname. Een AI-scribe is geschikt wanneer de dierenarts zich tijdens het bezoek volledig wil kunnen concentreren op het dier en de eigenaar. In Vetz kun je beide manieren gebruiken: Vetz kan meeluisteren tijdens het gesprek met de eigenaar, en de dierenarts kan het dossier ook inspreken in plaats van het te schrijven.

Transcriptie, dossiervorming en besluitvormingsondersteuning

Bij een transcriptie wordt gesproken tekst weergegeven in doorlopende tekst. Het resultaat komt doorgaans dicht in de buurt van wat er is gezegd en volgt niet de structuur van het patiëntendossier van de kliniek.

Bij gestructureerde dossiervoering worden relevante gegevens onder de rubrieken van het dossier gerangschikt. Een dergelijk concept moet de inhoud van het consult weerspiegelen en de dierenarts een bewerkbaar uitgangspunt bieden voor het bijhouden van het dossier.

Klinische beslissingsondersteuning heeft een ander toepassingsgebied. Dergelijke functies bieden ondersteuning bij medische beslissingen, bijvoorbeeld door suggesties voor differentiële diagnoses. Een gegenereerd concept van het medisch dossier moet worden beschouwd als uitgangspunt voor het opstellen van het medisch dossier. De professionele beoordeling wordt altijd uitgevoerd door de verantwoordelijke dierenarts.

Zo ziet de werkstroom eruit in Vetz

Vetz kan in de webbrowser of als app op de iPhone en Android worden gebruikt. Het enige wat je nodig hebt, is een apparaat met een microfoon. De werkstroom bestaat uit vijf stappen, van opname tot voltooid dossier.

Zodra het gesprek met de eigenaar van het dier begint, activeert de dierenarts Vetz, dat volgens de vastgestelde routine van de kliniek begint te luisteren.
Vetz vertaalt het gesprek terwijl het plaatsvindt en gebruikt de sjablonen van de kliniek om een concept van het patiëntendossier op te stellen, dat kort na afloop van het gesprek klaar is.
De gebruiker leest het concept door en vergelijkt het met wat hij zich herinnert en met eventuele eigen aantekeningen.
Verkeerde uitspraken worden gecorrigeerd en ontbrekende gegevens worden aangevuld, handmatig of met behulp van AI.
De dierenarts keurt de tekst goed en is verantwoordelijk voor de inhoud voordat het dossier wordt afgerond.

Vetz werkt ook bij video- en telefonische consulten en ondersteunt dicteren in meer dan tien talen.

Inhoud die mogelijk in het concept van het patiëntendossier moet worden opgenomen

De opzet van het dossier verschilt per kliniek en per soort bezoek. Een concept kan de volgende onderdelen bevatten.

De anamnese geeft een overzicht van de relevante gegevens die tijdens het gesprek naar voren zijn gekomen.
De klinische bevindingen worden weergegeven op basis van de gegevens die de dierenarts heeft vermeld of geregistreerd.
Het oordeel moet een weergave zijn van het gedocumenteerde professionele oordeel van de dierenarts.
De uitgevoerde maatregelen moeten worden beschreven in overeenstemming met de inhoud van de raadpleging.
Het plan moet overeenkomen met wat de dierenarts tijdens het bezoek heeft besloten en meegedeeld.

Het AI-concept kan alleen gebaseerd zijn op informatie die is vastgelegd en verwerkt. Gegevens die nooit zijn uitgesproken of geregistreerd, moeten daarom mogelijk handmatig worden toegevoegd. Dit is ook waar AI-dicteerfunctie een aanvulling kan vormen op een AI-scribe: bevindingen die de dierenarts tijdens het onderzoek stilzwijgend heeft genoteerd, kunnen achteraf worden ingesproken.

In Vetz kan de kliniek met eigen sjablonen voor patiëntendossiers werken, zodat de concepten in overeenstemming zijn met de werkwijzen van de kliniek en uniform zijn. Vetz helpt de kliniek bij het opstellen van sjablonen die aansluiten bij verschillende werkwijzen.

Controle op verkeerde waarnemingen en ontbrekende gegevens

Automatisch gegenereerde tekst kan onjuistheden of weglatingen bevatten. De controle moet plaatsvinden voordat het consultverslag wordt afgerond, terwijl de dierenarts de consultatie nog vers in het geheugen heeft.

De volgende controles kunnen deel uitmaken van de routine van de kliniek.

Controleer of de gegevens aan de juiste spreker zijn gekoppeld wanneer er meerdere personen in de opname te horen zijn.
Lees de naam en identiteitsgegevens extra zorgvuldig door voordat u uw goedkeuring geeft.
Controleer de cijfers aan de hand van het beschikbare bronmateriaal en je eigen aantekeningen.
Zoek naar gemiste ontkenningen die de betekenis van de tekst in het patiëntendossier kunnen veranderen.
Zorg ervoor dat de anamnese, de klinische bevindingen, de beoordeling, de maatregelen en het plan correct zijn weergegeven.
Verwijder tekst die niet wordt ondersteund door de raadpleging of die onder de verkeerde rubriek is geplaatst.

Alle geconstateerde fouten moeten tijdens de controle door de dierenarts worden gecorrigeerd. Het AI-concept vervangt niet de professionele controleplicht en mag niet worden afgerond zonder dat het eerst is doorgenomen. Meer veelvoorkomende controlepunten worden beschreven in de AI-administratie voor dierenartsen.

Gebruik in combinatie met het patiëntendossiersysteem van de kliniek

Het concept van het medisch dossier moet aansluiten bij de bestaande workflow van de kliniek. De kliniek dient daarom duidelijk te maken waar de tekst wordt gecontroleerd, hoe deze wordt overgedragen en in welk systeem het definitieve medisch dossier wordt goedgekeurd.

Vetz kan worden geïntegreerd met patiëntendossiersystemen via de API’s van die systemen of via hun export- en importfuncties. Zodra de integratie actief is, kan de goedgekeurde notitie met één druk op de knop naar het patiëntendossiersysteem worden overgebracht, zonder dat er handmatig hoeft te worden gekopieerd. Vetz ondersteunt de meeste grote patiëntendossiersystemen. Klinieken waarvan het systeem nog niet wordt ondersteund, kunnen contact opnemen met Vetz om te zien wat er nodig is voor een integratie.

Tijdens een proefproject moet de kliniek het hele proces testen, van de opname tot het voltooide dossier. De test moet zowel normaal gebruik omvatten als situaties waarin de overdracht wordt onderbroken of handmatige tussenkomst vereist. Lees meer in ‘Zo werkt Vetz’.

Toestemming, persoonsgegevens en gegevensverwerking

Een opgenomen gesprek kan persoonsgegevens bevatten over de eigenaar van het dier en andere personen. Het kan ook klantgegevens en gegevens uit het medisch dossier bevatten. De kliniek moet daarom nagaan hoe met deze gegevens wordt omgegaan voordat de dienst wordt ingevoerd.

Vetz raadt aan om de eigenaar van het dier te informeren dat AI wordt gebruikt als ondersteuning bij het bijhouden van het medisch dossier en kan helpen met een kant-en-klare formulering. De integratie met het medisch dossiersysteem vindt versleuteld plaats en in overeenstemming met de AVG.

De kliniek dient vóór de invoering schriftelijke antwoorden te hebben op de volgende vragen.

Hoe moet de eigenaar van het dier worden geïnformeerd over de opname en wanneer moet er toestemming worden gevraagd?
Hoe moet de kliniek vastleggen dat er informatie is verstrekt of dat er toestemming is verkregen?
Welke persoonsgegevens en klantgegevens worden tijdens de werkstroom verwerkt?
Waar worden de geluidsbestanden en het gegenereerde conceptverslag opgeslagen?
Hoe lang worden de gegevens bewaard en hoe verloopt het verwijderen ervan?
Welke gebruikers hebben toegang en hoe worden hun rechten beheerd?
Wordt er voor de gegevensverwerking een beroep gedaan op onderaannemers en waar vindt de verwerking plaats?
Hoe worden verzoeken van betrokkenen en eventuele beveiligingsincidenten afgehandeld?

Vragen over opslag, toegang en onderaannemers kunnen het beste vóór het sluiten van de overeenkomst rechtstreeks aan Vetz worden gesteld. De verantwoordelijke voor persoonsgegevens van de kliniek dient vervolgens de antwoorden te beoordelen op basis van de eigen procedures van de instelling.

Voer AI-dicteren in via een beperkt proefproject

Een testgroep kan bestaan uit dierenartsen die de conceptdossiers opstellen en een kliniekdirecteur die de werkstroom in de gaten houdt. De groep moet de tool bij een beperkt aantal consulten gebruiken voordat de kliniek een besluit neemt over een bredere toepassing.

Bepaal welke soorten bezoeken erin moeten worden opgenomen en hoe lang de proef moet duren.
Meet de actieve tijd die aan de administratie wordt besteed vóór de invoering, op basis van een gemeenschappelijke definitie.
Meet de overeenkomstige tijd met AI-dicteerfunctie voor vergelijkbare soorten bezoeken.
Houd bij hoeveel concepten ingrijpende correcties of handmatige aanvullingen vereisen.
Beoordeel de kwaliteit van de medische dossiers en hoe de overdracht naar het dossiersysteem verloopt.

Het resultaat moet worden beoordeeld op basis van de eigen werkwijze van de kliniek. Er mag niet zomaar worden aangenomen dat er tijd wordt bespaard voordat de kliniek de werkstromen onder vergelijkbare omstandigheden heeft vergeleken. Meer informatie over waar tijd kan worden bespaard, vindt u in ‘Tijd besparen met AI voor dierenartsen’.

Wanneer handmatige registratie of extra controle nodig is

AI-dicteren is niet in elke situatie geschikt zonder back-upprocedures. In de volgende gevallen kan het nodig zijn om handmatig door te gaan met het bijhouden van de medische dossiers of extra controles uit te voeren.

De opname kon niet worden gestart of werd tijdens het consult onderbroken.
De kwestie van voorlichting en toestemming is niet volgens de standaardprocedure van de kliniek afgehandeld.
Door de slechte geluidskwaliteit zijn sommige delen van het gesprek moeilijk te verstaan.
Belangrijke informatie werd verstrekt vóór of na het gedeelte van het bezoek dat werd opgenomen.
Het conceptverslag bevat onduidelijkheden die niet aan de hand van de beschikbare documentatie kunnen worden gecontroleerd.
De overdracht naar het patiëntendossiersysteem verloopt niet volgens de geplande procedure.

De kliniek moet beschikken over een gedocumenteerde noodprocedure voor dergelijke situaties. De dierenarts bepaalt wanneer de concepttekst kan worden gecorrigeerd en wanneer de aantekening in het dossier handmatig moet worden geschreven.

Lees meer over Vetz

Een overzicht van het product is te vinden op de pagina over de functies van Vetz. Voor klinieken die AI-dicteerfuncties in hun eigen werkproces willen uitproberen, bestaat de mogelijkheid om een demonstratie te boeken.