AI-administratie voor dierenartsen
Tijdens een consult kan Vetz.ai het gesprek transcriberen en een concept van het medisch dossier opstellen. De dierenarts is altijd verantwoordelijk voor het definitieve medisch dossier. Alvorens het te ondertekenen, moet de dierenarts het concept controleren en de inhoud corrigeren die onjuist, onduidelijk of onvolledig is.
AI-ondersteuning kan als basis dienen voor het opstellen van het consultverslag, maar het verslag moet nog steeds een weerspiegeling zijn van wat er daadwerkelijk tijdens het consult naar voren is gekomen en welke gegevens de dierenarts als relevant heeft beoordeeld. Lees meer over deze werkwijze in ‘Wat is AI Scribe?’.
Zo kan de werkstroom eruitzien
De kliniek moet eerst bepalen wanneer geluidsopnames mogen worden gebruikt en hoe de eigenaar van het dier hierover moet worden geïnformeerd. Tijdens het consult wordt Vetz.ai gebruikt voor de transcriptie. Na afloop van het gesprek wordt een gestructureerd concept van het medisch dossier opgesteld, dat de dierenarts doorneemt.
De dierenarts vergelijkt het concept met het consult, corrigeert de gegevens indien nodig en vult het dossier aan voordat hij het ondertekent. Het dossier is pas voltooid na deze controle en ondertekening door de verantwoordelijke dierenarts.
Een actueel overzicht van het product is te vinden op de functiepagina van Vetz.ai.
Gegevens die een speciale controle vereisen
Controleer eerst de identiteit van de patiënt en de gegevens van de eigenaar. Deze gegevens moeten overeenkomen met het juiste dier en de juiste zaak voordat het dossier wordt ondertekend.
Lees vervolgens de anamnese en de status nog eens door en vergelijk deze met wat er daadwerkelijk tijdens het consult is gezegd en waargenomen. Controleer of de beoordeling overeenkomt met de eigen beoordeling van de dierenarts en of elke vermelde maatregel correct is beschreven.
Als in het concept melding wordt gemaakt van geneesmiddelen, moet de dierenarts het preparaat en de dosering controleren. Ook follow-up, vervolgafspraken of andere verdere instructies moeten worden gecontroleerd voordat ze in het medisch dossier worden opgenomen.
Een getranscribeerd gesprek kan versprekingen, onduidelijke uitspraken of uitdrukkingen zonder samenhang bevatten. Een AI-concept kan daarom onjuiste of verzonnen formuleringen bevatten. De gebruiker moet deze in het concept van het patiëntendossier corrigeren en de procedure van de kliniek volgen als er nog onduidelijkheden zijn.
De meest voorkomende fouten bij het schrijven van medische dossiers en hoe AI je helpt deze te vermijden, worden beschreven aan de hand van veelvoorkomende controlepunten bij het opstellen van conceptdossiers.
Vragen voor een Deense kliniek voorafgaand aan de invoering
De kliniek moet de rechtsgrondslag voor geluidsbehandeling verduidelijken en instructies opstellen over hoe het hulpmiddel mag worden gebruikt. De eigenaar van het dier moet informatie krijgen die is afgestemd op de door de kliniek gekozen werkwijze en de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt.
De toegang tot geluidsopnames en conceptdossiers moet worden beperkt tot bevoegd personeel. De kliniek moet ook vaststellen hoe lang het materiaal wordt bewaard en wie verantwoordelijk is voor het toezicht op de toegangsrechten.
De overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens, de opslag van gegevens en de procedures bij incidenten moeten vóór de ingebruikname zijn vastgelegd. Dit omvat ook hoe de kliniek moet handelen als de verkeerde persoon toegang krijgt of als materiaal op een manier wordt behandeld die afwijkt van de instructies van de kliniek.
De huidige Deense voorschriften inzake geluidsverwerking, persoonsgegevens en dossierbeheer dienen te worden getoetst aan de relevante Deense overheidsbronnen en aan de eigen juridische en gegevensbeschermingsadviseurs van de kliniek. De voorschriften kunnen afhangen van de systemen, overeenkomsten en behandelmethoden van de kliniek.
Test de werkwijze in een proefproject
Een proefproject kan verschillende soorten consulten omvatten die een weerspiegeling vormen van de dagelijkse praktijk van de kliniek. De dierenartsen moeten voor elk concept van een patiëntendossier vastgelegde beoordelingscriteria hanteren, zodat tijdens de test steeds dezelfde gegevens op consistente wijze worden gecontroleerd.
De kliniek kan bijhouden welke correcties nodig zijn en hoe lang de controle duurt. Uit de gegevens blijkt waar de concepten de meeste aandacht nodig hebben en of de werkwijze voor het team goed functioneert.
Stel ook een procedure op voor situaties waarin de AI-ondersteuning niet mag worden gebruikt. Dit kan het geval zijn bij gesprekken met onduidelijk geluid, onderbrekingen tijdens het consult of situaties waarin de inhoud als bijzonder gevoelig wordt beschouwd.
Duidelijke rollen tijdens het consult
De kliniek moet bepalen wie de tool start en wanneer dat gebeurt. Ook moet duidelijk zijn welke dierenarts het concept van het medisch dossier dat bij het consult hoort, controleert en ondertekent.
Medewerkers die deze tool gebruiken, moeten worden getraind in het omgaan met geluidsopnames, het controleren van concepten en wat er moet gebeuren bij onderbrekingen. Bij onduidelijke spraak moet de gebruiker ervoor zorgen dat het dossier de juiste informatie weergeeft, in plaats van uit te gaan van de transcriptie.
Gevoelige gesprekken vereisen een vooraf vastgestelde werkwijze. De kliniek kan bijvoorbeeld besluiten dat de tool in bepaalde situaties wordt gepauzeerd of dat het materiaal volgens specifieke toegangsregels wordt behandeld.
Vertrouwelijkheid, fouten en klinische controle
Vertrouwelijkheid berust op het feit dat de toegang tot het materiaal beperkt is en dat de kliniek over gedocumenteerde instructies voor het gebruik beschikt. Toegangsrechten moeten worden gecontroleerd wanneer personeel van functie verandert of uit dienst treedt.
Fouten in een concept moeten door de verantwoordelijke dierenarts worden gecorrigeerd voordat het wordt ondertekend. De kliniek moet beschikken over een gedocumenteerde procedure voor het opsporen, corrigeren en opvolgen van fouten wanneer hetzelfde soort fout zich herhaalt.
De klinische controle berust bij de dierenarts, die het dossier controleert en ondertekent. De AI kan een concept opstellen, maar de dierenarts bepaalt wat er in het dossier komt te staan en is verantwoordelijk voor de inhoud.
Bronnen die bij de evaluatie moeten worden bekeken
Het Deense artikel „Houd rekening met de regels voor dossiervoering wanneer je hulp krijgt van AI“ moet in zijn geheel worden gelezen voordat de kliniek het als basis gebruikt. Het is gepubliceerd door Fysio.dk en gaat over dossiervoering met behulp van AI binnen de fysiotherapie, wat betekent dat de kliniek moet beoordelen in hoeverre de argumenten van toepassing zijn op de diergeneeskundige praktijk en op de Deense voorschriften die gelden voor de eigen praktijk.
Het artikel „Kunstmatige intelligentie als dossierbeheerder: een Trojaans paard“ is als opiniestuk gepubliceerd in Ugeskrift for Læger. Een opiniestuk kan aanleiding geven tot verdere onderzoek, maar de kliniek moet een onderscheid maken tussen de standpunten van de auteur en de geldende eisen van de autoriteiten of de inhoud van haar eigen overeenkomsten.
Klinieken die Vetz.ai in hun eigen werkproces willen beoordelen, kunnen een demonstratie boeken.