AI-advies voor dierenartsen en dierenklinieken
Deense zoekopdrachten zoals "AI-advies dierenartsen" gaan vaak over de vraag hoe een praktijk AI kan integreren in de patiëntendossiers zonder de controle over de werkstroom te verliezen. Wie zoekt op "AI-workshop dierenartsen", wil wellicht bovendien praktisch aan de slag gaan met de eigen werkwijzen van de praktijk. Een zoekopdracht naar "AI-lezing dierenartsen" kan daarentegen betrekking hebben op een gezamenlijke introductie voor het team.
Vetz biedt training en ondersteuning voor gebruikers, evenals hulp bij het opzetten van aangepaste dossier sjablonen, AI-suggesties en integraties. Aan de hand van een demo kan worden bekeken hoe de oplossing aansluit bij de werkwijze van de praktijk.
Bieden jullie een boekbare AI-workshop aan voor veterinaire teams in Denemarken, en zo ja, hoe zien de opzet, de duur en de kosten er dan uit?
Bieden jullie lezingen over AI aan voor Deense dierenklinieken, ter plaatse of online?
Wat AI-advies kan omvatten
Een adviestraject moet uitgaan van de werkprocessen die de kliniek wil verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld het bijwerken van het patiëntendossier na het patiëntgesprek zijn, of de overdracht naar het dossiersysteem van de kliniek. Andere aandachtspunten kunnen betrekking hebben op sjablonen en de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het team.
Voor Vetz kan de evaluatie worden gekoppeld aan een concrete werkstroom. De kliniek kan onderzoeken hoe AI-ondersteunde dossiervoering aansluit bij bestaande routines en welke functies in Vetz relevant zijn voor verschillende beroepsrollen.
De doelgroep kan zowel het klinisch management als de medewerkers omvatten die in hun dagelijkse werk met patiëntendossiers te maken hebben. Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het patiëntendossiersysteem zouden moeten deelnemen wanneer integratie en toegangsrechten worden besproken.
Zo wordt Vetz gebruikt tijdens een patiëntgesprek
De dierenarts activeert Vetz zodra het gesprek met de eigenaar van het dier begint. Vetz luistert mee tijdens het gesprek en vertaalt de informatie in realtime. Het systeem maakt gebruik van de sjablonen voor medische dossiers van de praktijk om een gestructureerd conceptdossier op te stellen.
Na het gesprek neemt de dierenarts het concept door en brengt de nodige wijzigingen aan. Vervolgens keurt de dierenarts de aantekening goed, waarna deze in het dossierbeheersysteem wordt opgenomen. Een uitgebreidere beschrijving is te vinden in de handleiding over hoe Vetz werkt, van het patiëntgesprek tot het voltooide dossier.
De AI vormt daarmee een basis voor de dossiervoering. De dierenarts blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de inhoud en ervoor dat deze klaar is om te worden ondertekend.
Opzet voor een praktische AI-workshop
Een workshop voor een team van dierenartsen moet beginnen met de huidige procedures voor het bijhouden van medische dossiers in de kliniek. De deelnemers kunnen in kaart brengen wanneer informatie wordt verzameld en hoe de aantekeningen in het dossier na het bezoek worden afgerond. Bij de doorloop moet ook worden gekeken waar handmatige gegevensoverdracht plaatsvindt.
Vervolgens kan de kliniek kiezen welke sjablonen voor medische dossiers in Vetz moeten worden gebruikt. Het team moet ook bepalen wie het invoeren start en wie het concept van het medisch dossier controleert. Als er meerdere beroepsrollen bij het bijhouden van het medisch dossier betrokken zijn, moeten hun taken afzonderlijk worden beschreven.
Het praktijkgedeelte moet gebruikmaken van realistische patiëntgesprekken met fictieve of anderszins geschikte oefenopdrachten. De deelnemers kunnen nagaan hoe het gesprek uitmondt in een gestructureerd concept en hoe het sjabloon werkt voor de meest voorkomende soorten consulten in de praktijk.
De kwaliteitsborging moet worden vastgelegd voordat de tool in de dagelijkse praktijk wordt gebruikt. De kliniek moet bepalen wat er altijd moet worden gecontroleerd voordat het dossier wordt ondertekend en hoe fouten of ontbrekende gegevens moeten worden gecorrigeerd. Ook moet duidelijk zijn dat de dierenarts het dossier moet goedkeuren.
Voorbereidingen voor een workshop of adviesgesprek
De kliniek moet van tevoren bepalen welke werkprocessen moeten worden doorgenomen. Dit maakt het ook gemakkelijker om de sjablonen voor patiëntendossiers die momenteel worden gebruikt, te bundelen.
De deelnemers moeten weten welk patiëntendossiersysteem de kliniek gebruikt en of er al iemand verantwoordelijk is voor de instellingen daarvan. De kliniek moet ook bepalen of de doorloop vanaf het begin betrekking moet hebben op een klein testteam of op meer gebruikers.
Testcases moeten worden voorbereid zonder dat de kliniek patiëntgegevens deelt op een manier die in strijd is met haar eigen procedures. Vragen over persoonsgegevens en technische toegang moeten vóór de test met de leverancier worden besproken.
Ondersteuning naast het transcriberen
Vetz kan helpen bij medische formuleringen en bij het verduidelijken van de tekst in het concept van het medisch dossier. Het systeem kan ook ontbrekende onderdelen in het medisch dossier opsporen, bijvoorbeeld gegevens die in de anamnese moeten worden aangevuld.
Vetz kan op basis van de aantekening relevante diagnosecodes voorstellen. De voorstellen dienen als hulpmiddel en moeten door de dierenarts worden beoordeeld alvorens ze worden goedgekeurd.
Op maat gemaakte adviezen voor thuiszorg kunnen worden gegenereerd op basis van het patiëntendossier. Vetz kan ook helpen bij de opvolging en het versturen van herinneringen voor vervolgafspraken.
De factureringshulp doet voorstellen op basis van de inhoud van het medisch dossier. De kliniek kan deze voorstellen gebruiken bij haar eigen controle van wat er moet worden gefactureerd.
Vetz bevat ook een op AI gebaseerde kenniszoekfunctie in relevante, op bewijs gebaseerde veterinaire bronnen. Deze functie biedt ondersteuning bij complexere gevallen, maar de dierenarts blijft verantwoordelijk voor de klinische beoordeling.
Aanpassing aan de werkwijze van de kliniek
De kliniek kan in Vetz eigen sjablonen voor patiëntendossiers gebruiken. De AI-voorstellen kunnen ook worden aangepast aan de routines en de gewenste werkwijze van de kliniek.
Vetz ondersteunt meer dan tien talen en kan worden gebruikt voor zowel gesproken als gedicteerde medische dossiers. Een Deense kliniek zou moeten navragen of Deens deel uitmaakt van de huidige taalondersteuning en moeten testen hoe het systeem omgaat met het taalgebruik van het team.
Meerdere personen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde dossier werken. Ze kunnen opmerkingen toevoegen en bewerkingen aanbrengen, terwijl de wijzigingen in realtime worden weergegeven. Dit kan van belang zijn wanneer dierenartsen en ander kliniekpersoneel de werkzaamheden aan het dossier onderling verdelen.
Integratie met het patiëntendossiersysteem
Vetz is geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. Afspraken kunnen automatisch in Vetz worden weergegeven en voltooide dossiers kunnen worden teruggestuurd wanneer de betreffende integratie actief is.
Door deze overdracht kan het aantal handmatige stappen tussen de systemen worden verminderd. De kliniek moet echter wel controleren of de juiste informatie in de juiste velden van het patiëntendossier terechtkomt en of de definitieve inhoud wordt gecontroleerd voordat deze wordt ondertekend.
Klinieken die andere systemen gebruiken, dienen na te gaan of hun specifieke PMS wordt ondersteund. Ze dienen ook te onderzoeken welke API- of importmogelijkheden er zijn. Vetz beschrijft de werkwijze nader op de pagina over de integratie tussen Vetz en patiëntendossiersystemen.
De verantwoordelijkheid van de dierenarts en de informatieverstrekking aan de eigenaar van het dier
Vetz kan conceptversies van medische dossiers opstellen en op AI gebaseerde suggesties doen. De dierenarts neemt de inhoud door en past deze indien nodig aan. De aantekening in het medisch dossier wordt pas goedgekeurd als de dierenarts heeft vastgesteld dat deze correct is.
Vetz beveelt aan om de eigenaar van het dier in het aantekeningsformulier te vermelden dat AI als hulpmiddel wordt gebruikt. De kliniek zou een formulering moeten opstellen die het personeel tijdens patiëntgesprekken consequent kan gebruiken.
De kliniek moet ook bepalen hoe vragen van eigenaren van huisdieren moeten worden behandeld. De informatie moet aansluiten bij de procedures van de kliniek en de eisen die aan de praktijk worden gesteld.
Vragen die je je moet stellen vóór de invoering
Werkstroom en doelstellingen
- Aan welke onderdelen van de dossiervoering moet in de eerste plaats prioriteit worden gegeven?
- Welke soorten bezoeken zijn geschikt voor een eerste test?
Sjablonen en kwaliteitsborging
- Welke dossierformulieren moeten in Vetz worden gebruikt?
- Wat moet de dierenarts controleren voordat hij het document ondertekent?
Functies en opleiding
- Wie start Vetz tijdens het patiëntgesprek?
- Hoe worden nieuwe gebruikers opgeleid en hoe krijgen ze ondersteuning?
Dagboeksysteem en integratie
- Wordt het huidige PMS van de kliniek door Vetz ondersteund?
- Hoe wordt de overdracht getest voordat het reguliere gebruik van start gaat?
Gegevens en leveranciers
- Waar worden de gegevens en medische dossiers van de kliniek bewaard?
- Welke subverwerkers schakelt de leverancier in voor de dienst?
Opslag en toegang
- Hoe lang worden geluidsopnames, concepten en andere gegevens bewaard?
- Hoe wordt de toegang tot, het verwijderen en het exporteren van gegevens geregeld?
De kliniek kan de pagina van Vetz over veiligheid gebruiken als uitgangspunt voor vragen aan de leverancier. De antwoorden moeten worden beoordeeld aan de hand van de eigen eisen van de kliniek en de geldende voorschriften.
AI-oplossingen voor dierenklinieken vergelijken
Wanneer de kliniek verschillende oplossingen met elkaar vergelijkt, moet de beoordeling uitgaan van de eigen werkstroom. Dossiersjablonen en de integratie met het PMS van de kliniek moeten in de praktijk worden getest. Ook moet de verdeling van verantwoordelijkheden vóór ondertekening duidelijk zijn.
Op zijn eigen website vermeldt CoVet dat de dienst in realtime SOAP-notities aanmaakt en taakverdeling ondersteunt. CoVet beschrijft ook samenwerking in teams en synchronisatie met PMS.
Volgens dezelfde pagina kan CoVet eerdere bezoeken samenvatten en aanpasbare sjablonen gebruiken. De kliniek zou elke leverancier moeten vragen om de functies te demonstreren die belangrijk zijn in het betreffende patiëntendossiersysteem.
De volgende stap voor de kliniek
Begin met het kiezen van een afgebakende workflow en verzamel de sjablonen die hiervoor worden gebruikt. Neem vervolgens vragen over integratie, opleiding en kwaliteitsborging mee naar een productbespreking.
Tijdens een demo kan de kliniek zien hoe Vetz op basis van een gesprek een concept van een patiëntendossier opstelt en hoe de controle verloopt. Tegelijkertijd kan de kliniek vragen welke opleidingsvorm er beschikbaar is voor een Deens team.
Lees meer over Vetz
Als u meer wilt weten over AI-advies en wilt zien hoe Vetz in de dossiervoering van uw kliniek past, kunt u een demo van Vetz boeken.