De AVG in de dierenartspraktijk: dit geldt voor de gegevens van eigenaren van dieren en AI-tools

Een dierenartsenpraktijk in Duitsland verwerkt dagelijks persoonsgegevens, van het maken van afspraken tot het opstellen van facturen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Duits DSGVO genoemd, bepaalt hoe de praktijk deze gegevens mag verzamelen, gebruiken en opslaan. In dit overzicht worden de vereisten besproken die het vaakst van toepassing zijn op de praktijk, en wat u moet controleren voordat een AI-tool toegang krijgt tot de gegevens van de eigenaren van de dieren.

Welke gegevens worden als persoonsgegevens beschouwd?

De naam, het adres, het telefoonnummer en de betalingsgegevens van de eigenaar van het dier zijn gegevens over een identificeerbare persoon. Deze gegevens zijn te vinden in het patiëntendossiersysteem, in de afspraken en op elke factuur die de praktijk verstuurt.

Volgens de definitie in artikel 4, lid 1, van de AVG zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon wordt als identificeerbaar beschouwd indien hij of zij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, een identificatienummer of contactgegevens.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens

Artikel 6, lid 1, van de AVG somt de rechtsgronden op die een verwerking rechtmatig maken. Een daarvan is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Een andere is dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

Informatie voor de eigenaar van het dier

Volgens artikel 13, lid 1, van de AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke informatie verstrekken wanneer de gegevens bij de betrokkene worden verzameld. Deze informatie omvat onder meer de naam en contactgegevens van de stageorganisatie, de contactgegevens van een eventuele functionaris voor gegevensbescherming, de doeleinden van de verwerking en de rechtsgrondslag daarvoor. Ook wordt vermeld aan welke ontvangers de gegevens kunnen worden verstrekt en of de gegevens zullen worden doorgegeven aan een land buiten de EU.

Een praktische manier is om de informatie te bundelen in een privacybeleid dat de eigenaar van het dier bij het eerste bezoek ontvangt of op de website van de praktijk kan lezen.

Wanneer een leverancier gegevens verwerkt namens de praktijk

Een cloudgebaseerd dossierbeheersysteem of een AI-tool die aantekeningen in het dossier maakt, verwerkt de gegevens van de eigenaren van de dieren namens de praktijk.

Volgens artikel 28 van de AVG mag degene die een verwerker in opdracht geeft om persoonsgegevens namens hem te verwerken, alleen verwerkers inschakelen die voldoende waarborgen bieden voor passende technische en organisatorische maatregelen. De verwerking moet worden geregeld in een overeenkomst waarin onder meer het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en de doeleinden ervan, en de soorten persoonsgegevens die worden verwerkt, worden vermeld. Volgens dit artikel moet de overeenkomst onder meer bepalen dat de verwerker de gegevens uitsluitend verwerkt volgens de gedocumenteerde instructies van de praktijk, dat de verwerker geen andere verwerker inschakelt zonder schriftelijke toestemming van de praktijk en dat de gegevens worden gewist of teruggegeven wanneer de opdracht is voltooid.

Overzicht van behandelingen

Artikel 30 van de AVG schrijft voor dat de verwerkingsverantwoordelijke een register moet bijhouden van de verwerkingen die onder zijn verantwoordelijkheid plaatsvinden, met onder meer de doeleinden, de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, en, indien mogelijk, de termijnen voor verwijdering. Volgens artikel 30, lid 5, geldt deze verplichting niet voor ondernemingen met minder dan 250 werknemers. Deze uitzondering geldt echter niet indien de verwerking een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, indien de verwerking niet louter incidenteel plaatsvindt of indien deze betrekking heeft op bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Vragen die je aan een AI-tool kunt stellen

Voordat uw praktijk een AI-tool voor patiëntendossiers gaat gebruiken, moet u van de leverancier antwoord krijgen op de volgende vragen.

• Waar worden de gegevens opgeslagen, en in welk land staan de servers?
• Welke subverwerkers worden ingezet, en hoe wordt de praktijk op de hoogte gebracht als deze worden vervangen?
• Hoe lang worden geluidsopnames en conceptverslagen na het consult bewaard?
• Wordt de informatie voor iets anders gebruikt dan het bijhouden van de praktijkdossiers?
• Biedt de leverancier een overeenkomst voor verwerking in opdracht aan die de praktijk kan ondertekenen?

Zo beschrijft Vetz hoe hij met gegevens omgaat

Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en stelt een gestructureerd concept van het medisch dossier op, dat de dierenarts controleert en ondertekent. Via een actieve integratie wordt het voltooide medisch dossier overgebracht naar het dossierbeheersysteem, en Vetz geeft aan dat de integratie versleuteld en in overeenstemming met de AVG verloopt. Hoe de integratie werkt, wordt beschreven in het artikel over Vetz en uw dossierbeheersysteem, en meer informatie over de beveiliging vindt u op de beveiligingspagina. Stel dezelfde vragen als hierboven aan Vetz en vraag om de antwoorden schriftelijk.

Vetz raadt aan om de eigenaar van het dier te informeren dat AI wordt gebruikt als ondersteuning bij het bijhouden van de medische dossiernotities. Dit versterkt het vertrouwen, en Vetz kan helpen met een kant-en-klare formulering die de praktijk kan gebruiken. Meer informatie over deze werkwijze is te vinden op de pagina over AI-dossierregistratie, en het artikel over AI en de AVG voor dierenartsen gaat dieper in op gegevensbescherming.

Deze tekst is een overzicht en vormt geen vervanging voor juridisch advies of de gegevensbeschermingsfunctionaris van de praktijk bij specifieke kwesties.

Lees meer over Vetz

Wilt u eens bekijken hoe Vetz de dossiers en de gegevens van de eigenaren van dieren in uw praktijk verwerkt? Boek een demo, dan laten we u zien hoe Vetz werkt met uw sjablonen en uw dossiersysteem.