AI-diktat for veterinærjournaler

Etter et veterinærbesøk skal det relevante innholdet i samtalen bli en nøyaktig journal. AI-diktat konverterer tale til tekst som bearbeides til et strukturert journalutkast. Vetz tilbyr AI-basert transkripsjon og generering av journaler for veterinærklinikker.

Den ferdige journalen krever alltid gjennomgang. Ansvarlig veterinær redigerer utkastet og er ansvarlig for innholdet før journalen ferdigstilles.

AI-diktat eller AI-skriver – hva er forskjellen?

Begrepene brukes ofte som synonymer, men de beskriver to forskjellige måter å jobbe på.

Med AI-diktat leser veterinæren sine egne notater, under eller etter besøket. Veterinæren velger hva som skal sis og i hvilken rekkefølge, og AI-en konverterer diktatet til strukturert journaltekst. Arbeidsmetoden ligner på tradisjonell diktering, men uten at noen trenger å skrive ut teksten etterpå.

I stedet lytter en AI-skriver til hele konsultasjonen, det vil si samtalen mellom veterinær og dyreeier. Basert på samtalen produserer AI-en et utkast til journal, uten at veterinæren trenger å diktere noe separat. Les mer om arbeidsmetoden i Hva er en AI-skriver?.

Diktat er ofte egnet når veterinæren ønsker å formulere notatet selv, for eksempel etter et besøk der mye skjedde uten at det ble sagt høyt, eller når samtalen ikke er egnet for opptak. En AI-skriver er egnet når veterinæren ønsker å kunne fokusere fullt og helt på dyret og dyreeieren under besøket. I Vetz kan begge metodene brukes: Vetz kan lytte under samtalen med dyreeieren, og veterinæren kan også lese journalen i stedet for å skrive.

Transkripsjon, journalskriving og beslutningsstøtte

Transkripsjon gjengir tale i sammenhengende tekst. Resultatet er vanligvis nær det som ble sagt og følger ikke klinikkens journalstruktur.

I strukturert journalskriving er relevant informasjon ordnet under journalens overskrifter. Et slikt utkast bør gjenspeile innholdet i konsultasjonen og gi veterinæren et redigerbart grunnlag for journalføring.

Klinisk beslutningsstøtte har et annet anvendelsesområde. Slike funksjoner gir støtte til medisinske beslutninger, for eksempel forslag til differensialdiagnoser. Et generert utkast til journal bør behandles som grunnlag for journalskriving. Den faglige vurderingen gjøres alltid av ansvarlig veterinær.

Slik ser arbeidsflyten ut i Vetz

Vetz brukes i nettleseren eller som en app på iPhone og Android. Alt du trenger er en enhet med mikrofon. Arbeidsflyten består av fem trinn fra opptak til ferdig journal.

Når samtalen med kjæledyreieren starter, aktiverer veterinæren Vetz, som begynner å lytte i henhold til klinikkens etablerte rutine.
Vetz tolker samtalen mens den skjer og bruker klinikkens maler til å lage et utkast til journal, som er klar kort tid etter at samtalen er avsluttet.
Brukeren leser gjennom utkastet og sammenligner det med sitt minnebilde og eventuelle personlige notater.
Misforståelser korrigeres og manglende informasjon legges til, manuelt eller ved hjelp av AI.
Veterinæren godkjenner teksten og er ansvarlig for innholdet før journalen er ferdigstilt.

Vetz jobber også med video- og telefonkonsultasjoner, og støtter diktering på mer enn ti språk.

Innhold som kanskje må fanges opp i journalutkastet

Oppsettet av journalen varierer mellom klinikker og besøkstyper. Et utkast må kanskje inneholde følgende deler.

Historikken oppsummerer relevant informasjon som kom frem under samtalen.
Kliniske funn presenteres basert på informasjonen som er oppgitt eller registrert av veterinæren.
Vurderingen skal gjenspeile veterinærens dokumenterte faglige skjønn.
Iverksatte tiltak bør beskrives i samsvar med innholdet i høringen.
Planen bør samsvare med det veterinæren bestemte og formidlet under besøket.

KI-utkastet kan bare bygge på informasjon som er registrert og behandlet. Informasjon som aldri ble muntlig eller registrert, må derfor kanskje legges til manuelt. Det er også her KI-diktat kan utfylle en KI-skriver: funn som veterinæren noterte i stillhet under undersøkelsen kan dikteres i etterkant.

I Vetz kan klinikken jobbe med egne journalmaler, slik at utkastene følger klinikkens rutiner og er ensartede. Vetz hjelper klinikken med å sette opp maler som passer til ulike arbeidsmetoder.

Gjennomgang av feilhøringer og manglende data

Automatisk generert tekst kan inneholde feil eller mangler. Gjennomgangen bør gjøres før journalen fullføres, mens veterinæren fortsatt har konsultasjonen i tankene.

Følgende kontroller kan være en del av klinikkens rutine.

Sjekk at dataene er koblet til riktig taler når flere personer høres i opptaket.
Les navn og identitetsopplysninger ekstra nøye før godkjenning.
Sjekk tallene mot tilgjengelig kildemateriale og dine egne notater.
Se etter utelatte negasjoner som kan endre betydningen av journalteksten.
Sørg for at sykehistorie, kliniske funn, vurdering, intervensjoner og plan er nøyaktig gjengitt.
Fjern tekst som mangler støtte i høringen eller har blitt plassert under feil overskrift.

Eventuelle feil som oppdages, bør korrigeres under veterinærens gjennomgang. Utkastet til KI erstatter ikke det faglige ansvaret for gjennomgang og bør ikke fullføres uten gjennomgang. Flere vanlige kontrollpunkter er beskrevet i KI-journalføring for veterinærer .

Brukes sammen med klinikkens journalsystem

Utkastet til journalen må passe inn i klinikkens eksisterende journalflyt. Klinikken bør derfor avklare hvor teksten gjennomgås, hvordan den overføres og i hvilket system den endelige journalen godkjennes.

Vetz integreres med journalsystemer via systemenes API-er eller deres eksport- og importfunksjoner. Når integrasjonen er aktiv, kan den godkjente merknaden overføres til journalsystemet med et klikk, uten manuell kopiering. Vetz støtter de fleste større journalsystemer. Klinikker hvis systemer ennå ikke støttes, kan kontakte Vetz for å se hva en integrasjon krever.

Under en pilotstudie bør klinikken teste hele prosessen fra opptak til ferdig opptak. Testen må omfatte både normal bruk og situasjoner der overføringen avbrytes eller krever manuell håndtering. Les mer i Hvordan Vetz fungerer .

Samtykke, personopplysninger og databehandling

En innspilt samtale kan inneholde personopplysninger om kjæledyreieren og andre personer. Den kan også inneholde kundeinformasjon og informasjon knyttet til journalen. Klinikken må derfor gjennomgå hvordan dataene håndteres før tjenesten implementeres.

Vetz anbefaler at dyreeieren informeres om at kunstig intelligens brukes til å støtte journalføring og kan bistå med en ferdig formulering. Integrasjonen med journalsystemet er kryptert og i samsvar med GDPR.

Klinikken bør ha skriftlige svar på følgende spørsmål før implementering.

Hvordan bør dyreeieren informeres om opptaket, og når må samtykke innhentes?
Hvordan skal klinikken registrere at informasjon er gitt eller samtykke er innhentet?
Hvilke personopplysninger og kundeinformasjon behandles under arbeidsflyten?
Hvor lagres lydfilene og det genererte journalutkastet?
Hvor lenge lagres dataene, og hvordan slettes de?
Hvilke brukere har tilgang, og hvordan kontrolleres tillatelsene deres?
Brukes underleverandører til databehandling, og hvor finner behandlingen sted?
Hvordan håndteres forespørsler fra registrerte og potensielle sikkerhetshendelser?

Spørsmål om lagring, tilgang og underleverandører stilles helst direkte til Vetz før avtalen inngås. Klinikkens personvernombud bør deretter vurdere svarene basert på organisasjonens egne prosedyrer.

Introduksjon av AI-diktat med en avgrenset pilot

En testgruppe kan bestå av veterinærer som lager utkast til journaler og en klinikkleder som overvåker arbeidsflyten. Gruppen bør bruke verktøyet i et begrenset utvalg av konsultasjoner før klinikken tar en beslutning om bredere bruk.

Bestem hvilke besøkstyper som skal inkluderes og hvor lenge pilotprosjektet skal vare.
Mål den aktive tiden for journalføring før implementering i henhold til en felles definisjon.
Mål tilsvarende tid med AI-diktat for sammenlignbare besøkstyper.
Registrer hvor mange utkast som krever større rettelser eller manuell fullføring.
Evaluer kvaliteten på journalene og hvordan overføringen til journalsystemet fungerer.

Resultatet må vurderes basert på klinikkens egne arbeidsmetoder. Ingen tidsbesparelser bør antas før klinikken har sammenlignet arbeidsflyter under lignende forhold. Mer om hvor tid kan spares finnes i Spare tid med AI for veterinærer .

Når manuell journalføring eller ekstra kontroll er nødvendig

AI-diktat er ikke egnet for alle situasjoner uten reserverutiner. Kontinuerlig manuell journalføring eller ekstra kontroll kan være nødvendig i følgende tilfeller.

Opptaket kunne ikke startes eller ble avbrutt under konsultasjonen.
Spørsmålet om informasjon og samtykke har ikke blitt håndtert i henhold til klinikkens rutine.
Lydkvaliteten gjør det vanskelig å forstå deler av samtalen.
Viktig informasjon ble gitt før eller etter den innspilte delen av besøket.
Utkastet til journal inneholder uklarheter som ikke kan bekreftes mot tilgjengelig bevismateriale.
Overføringen til journalsystemet fungerer ikke etter planlagt rutine.

Klinikken bør ha en dokumentert reserveprosedyre for disse situasjonene. Veterinæren avgjør når utkastet kan korrigeres og når journalposten må skrives manuelt.

Les mer om Vetz

En oversikt over produktet finner du på Vetz-funksjonssiden . For klinikere som ønsker å prøve AI-diktat i sin egen arbeidsflyt, er det mulig å bestille en demonstrasjon .