Sådan vælger I et cloud-baseret telefonsystem for dyrlæger

Telefonen er for mange dyreklinikker den vigtigste indgang for dyreejerne. Her bliver der bestilt tid, spurgt til prøvesvar og ringet om akutte tilfælde, ofte mens personalet i receptionen også tager imod klienter ved skranken. Mange klinikker overvejer derfor at skifte den gamle fastnetlinje ud med et cloud-baseret telefonsystem. Denne artikel gennemgår, hvad sådan et system gør i en dyrlægepraksis, hvad I bør spørge leverandøren om, og hvordan selve samtalen med dyreejeren ender i journalen.

Hvad et cloud-baseret telefonsystem er i en dyreklinik

I et cloud-baseret telefonsystem går opkaldene over internettet i stedet for over en fast telefonlinje. Personalet kan tage telefonen fra computeren eller mobilen, og klinikken er ikke længere bundet til de telefonstik, der sidder i væggen.

Det har især betydning for klinikker med mange ansatte i receptionen, fordi opkaldene kan fordeles mellem flere personer uden at nogen skal stå ved den samme telefon. Har klinikken flere afdelinger, kan de dele ét nummer og én kø. Dyrlæger med vagt kan få opkald viderestillet til mobilen uden at oplyse deres private nummer til dyreejerne.

De opkald klinikken skal håndtere hver dag

En dyreklinik får mange slags opkald, og de stiller forskellige krav til telefonsystemet. Når I sammenligner systemer, er det en god idé at tage udgangspunkt i jeres egne opkald frem for i leverandørens liste over funktioner:

• Tidsbestilling udgør for mange klinikker størstedelen af opkaldene. En kø med besked om ventetid og mulighed for at blive ringet op igen gør det lettere at komme igennem travle morgener.
• Akutte opkald skal kunne nå en dyrlæge hurtigt. Undersøg, om systemet kan sende akutte opkald uden om den almindelige kø, for eksempel via et valg i telefonmenuen.
• Prøvesvar og spørgsmål efter et besøg kan ofte vente til et fast tidspunkt. Tilbagekald, hvor dyreejeren lægger sit nummer og bliver ringet op, flytter dem ud af de travleste timer.
• Opfølgende opkald fra klinikken til dyreejeren kræver, at klinikkens nummer vises, også når dyrlægen ringer fra sin mobil.
• Opkald mellem klinikker, for eksempel ved henvisning, har brug for viderestilling direkte til den rette dyrlæge.

Uden for åbningstiden skal dyreejeren møde en besked, der forklarer, hvor de kan ringe hen ved akutte tilfælde. Spørg, om beskeden kan skifte automatisk efter klinikkens åbningstider og helligdage.

Spørgsmål til leverandøren før I skriver under

Et telefonsystem behandler oplysninger om jeres klienter, og hvis samtalerne optages, gemmer det også indholdet af dem. Disse spørgsmål er værd at få besvaret skriftligt, før I vælger leverandør:

• Hvor bliver opkaldsdata og eventuelle optagelser opbevaret, og i hvilket land står serverne?
• Hvilke underdatabehandlere bruger leverandøren?
• Hvor længe gemmes optagelser og opkaldslister, og kan klinikken selv bestemme det?
• Kan systemet kobles til klinikkens bookingsystem eller journalsystem, så dyreejerens navn vises, når de ringer?
• Hvordan får klinikken sine data med, hvis I senere skifter leverandør?

Svarene hører hjemme i den databehandleraftale, som klinikken indgår med leverandøren efter databeskyttelsesforordningen.

Telefonkonsultationen hører også hjemme i journalen

En stor del af det, der bliver sagt i telefonen, er klinisk arbejde. Dyrlægen vurderer, om dyret skal ses, giver råd om behandling derhjemme eller følger op på et forløb.

Lov om dyrlæger pålægger i § 11, stk. 3 dyrlægen at føre optegnelser over anvendte, ordinerede og udleverede receptpligtige lægemidler. Bekendtgørelse nr. 1186 af 3. oktober 2025 om dyrlægers anvendelse, udlevering og ordinering af lægemidler til dyr tillader i nogle tilfælde, at dyrlægen ordinerer receptpligtige lægemidler til produktionsdyr på baggrund af en telefonkonsultation. Ordineres der medicin i telefonen, skal den altså også optegnes.

I praksis ender en telefonsamtale tit som et kort notat, der bliver skrevet efter opkaldet, når den næste klient allerede venter. Detaljerne fra samtalen er så allerede svære at huske præcist.

Sådan bruger I Vetz ved telefon- og videokonsultationer

Vetz fungerer både ved fysiske konsultationer og ved telefon- og videokonsultationer. Vetz lytter med under samtalen med dyreejeren og kan skelne mellem flere personer, der taler. Når samtalen er slut, har dyrlægen et struktureret journalutkast, bygget op efter klinikkens egne journalskabeloner og skrevet med korrekt medicinsk terminologi.

Dyrlægen gennemgår altid udkastet og godkender det, før det bliver en del af journalen. Teksten kan rettes manuelt, eller dyrlægen kan bede Vetz om at omformulere eller tydeliggøre den. Hvordan AI-journalføring fungerer i det daglige arbejde, er beskrevet i artiklen om AI-journalføring, og den samlede oversigt over funktioner findes på Vetz' funktionsside.

Fra notat til journalsystem

Et telefonsystem flytter samtalerne, men notatet skal stadig ind i journalsystemet. Vetz er integreret med Provet Cloud og Vettigo, og klinikker der bruger MHK FileMaker, kan også koble Vetz på. Klinikkens bookinger vises automatisk i Vetz, og den færdige journal sendes tilbage til journalsystemet med et tryk, så ingen skal skrive notatet af.

Bruger klinikken et andet journalsystem, kan Vetz se på, hvad der skal til for at bygge en integration. Læs mere om hvordan Vetz integreres med jeres journalsystem og om systemkompatibilitet.

Det der følger efter opkaldet

Når journalen er skrevet, kan Vetz generere individuelle råd til dyreejeren direkte fra journalen. Rådene er skrevet, så dyreejeren kan forstå dem, og dyrlægen kan sende dem videre efter samtalen i stedet for at gentage dem i telefonen.

Vetz kan også minde dyrlægen om opfølgning og foreslå, hvad der bør faktureres ud fra journalens indhold. Rådgivning over telefonen er nemmere at glemme på fakturaen end en konsultation i klinikken, og debiteringsforslagene gør det lettere at få den med.

Det kræver det at komme i gang

Vetz kører i browseren, så der skal ikke installeres noget på klinikkens computere. Dyrlæger, der tager opkald fra mobilen, kan bruge Vetz som app på iPhone og Android. Den eneste udstyrsmæssige forudsætning er en enhed med mikrofon, og det har de fleste computere, telefoner og tablets allerede.

Vetz understøtter mere end 10 sprog, så dyrlæger kan diktere og skrive på det sprog, de foretrækker. Har I spørgsmål om, hvordan Vetz håndterer data, finder I svarene på Vetz' side om sikkerhed.

Fortæl dyreejeren, at AI hjælper med notatet

Vetz anbefaler, at dyrlægen fortæller dyreejeren, at AI bruges som støtte til notatet. Det gælder også, når samtalen foregår i telefonen, hvor dyreejeren ikke kan se, hvad der sker i klinikken. Vetz kan hjælpe klinikken med en færdig formulering, som personalet kan bruge i starten af samtalen.

Læs mere om Vetz

Overvejer I et nyt telefonsystem, er det et godt tidspunkt også at se på, hvordan telefonkonsultationerne bliver journalført. I kan prøve Vetz gratis i 14 dage uden at oplyse kortoplysninger, eller booke en demo, hvor vi viser, hvordan Vetz passer ind i jeres klinik og jeres journalskabeloner. Har I allerede set produktet, kan I også gå direkte til demosiden.