Reservationssystem til dyrlægeklinikken: hvad det skal kunne, og hvordan du vælger

Tidsplanen styr en stor del af dagen på en dyrlægeklinik. Den afgør, hvor lange konsultationerne bliver, hvornår der er plads til akutte tilfælde, og hvor meget receptionen skal ringe rundt. Når klinikken gennemgår sin tidsplan, er det første spørgsmål ikke, hvilket system der er bedst, men hvor tidsplanen skal ligge, og hvordan den hænger sammen med journalen og kassesystemet.

I journalsystemet eller ved siden af det

Mange journaler til dyrlæger har en indbygget tidsbog. Fordelen er, at tidsbestillingen, journalen og fakturaen findes i samme system, så oplysningerne om dyret og dyreejeren kun skal indtastes én gang.

Et separat bookingsystem kan tilbyde flere funktioner i forbindelse med onlinebooking og påmindelser, men i så fald skal bookingerne overføres til journalsystemet. Spørg derfor altid, hvordan en booking i det ene system overføres til det andet, og hvad der sker, når en tid ændres eller afbestilles. Du kan læse mere om, hvad journalsystemet skal kunne, i vejledningen til journalsystemer for dyrlæger.

Det her skal tidsbogen klare

Prøv tidsplanen med en almindelig uge fra klinikken, ikke med leverandørens eksempel:

• Besøgstyper med hver deres varighed, så at en vaccination og en haltundersøgelse ikke får tildelt samme tid.
• Flere dyrlæger, dyreplejere og behandlingsrum, der bookes samtidigt.
• Genbesøg, der bookes direkte fra journalen.
• Pladser, der holdes fri til akutte tilfælde.
• Aflysninger og ombookinger, der hurtigt frigør tiden til en anden.

Lad receptionen udføre testen. Det er nemlig der, at manglerne i tidsplanen først bliver tydelige, ofte i løbet af den travleste time om morgenen.

Onlinebooking for dyreejere

Onlinebooking kan aflaste telefonen, men klinikken skal selv bestemme, hvad der kan bookes online. Spørg udbyderen:

• Hvilke typer besøg kan dyreejere selv bestille?
• Hvordan lukker klinikken for onlinebooking for bestemte tidspunkter eller dyrlæger?
• Hvilke oplysninger om dyret og årsagen til besøget skal dyreejeren udfylde?
• Hvordan modtager dyreejeren påmindelser, og kan klinikken bestemme, hvornår de sendes?
• Hvordan håndteres en aftale, der ikke passer, for eksempel et akut tilfælde, der er booket som et rutinebesøg?

Fra booking til journal og faktura

En booking er starten på en proces, der fortsætter med ankomst, undersøgelse, journal og faktura. Sørg for, at oplysningerne fra bookingen følger med hele vejen igennem, så ingen behøver at indtaste dyrets navn eller årsagen til besøget igen i et senere trin.

Spørg også, hvordan systemet viser dagens aftaler for den, der arbejder i undersøgelsesrummet. Dyrlægen skal kunne se, hvem der kommer næste gang, og hvorfor, uden at skulle lede i receptionens oversigt.

Sådan fungerer Vetz med reservationerne

Vetz er ikke et bookingsystem for dyreejere. Vetz henter i stedet bookingerne fra klinikkens journalsystem. Når integrationen er aktiveret, vises klinikkens bookinger automatisk i Vetz, og den færdige journal sendes tilbage til journalsystemet uden manuelle trin. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker, og teknikken beskrives i artiklen om, hvordan Vetz integreres med journalsystemet.

Vetz har også en kalender til patientaftaler, hvor dyrlægen kan planlægge og følge op på besøg samt holde styr på tider, opfølgningsbesøg og dagsplanen. Under besøget lytter Vetz til samtalen med dyreejeren og udfærdiger et udkast til journalen, som dyrlægen gennemgår og godkender. Flere værktøjer til klinikken findes i oversigten over værktøjer til dyrlæger, og alle funktioner findes på Vetz’ funktionsside.

Databeskyttelse af reservationsoplysninger

Et reservationssystem gemmer dyreejernes navne, telefonnumre og e-mailadresser. Anmod om skriftlige svar, inden systemet tages i brug:

• Hvor opbevares og behandles oplysningerne?
• Hvilke underleverandører er involveret, for eksempel i forbindelse med sms og e-mail?
• Hvor længe opbevares oplysninger om gamle reservationer?
• Hvordan slettes oplysningerne, og kan klinikken selv slette dem?
• Hvilke adgangslogfiler kan klinikken gennemgå?

Du kan finde flere spørgsmål om personoplysninger og AI i artiklen om AI og GDPR for dyrlæger.

Sådan sammenligner du

Lav en kortliste over de funktioner, som klinikken ikke kan undvære, og afprøv derefter hvert alternativ ved at bruge en hel uge fra klinikkens tidsplan. Spørg, hvordan eksisterende aftaler og dyreejernes kontaktoplysninger overføres, og hvem der står for overførslen.

Spørg også, hvordan prisen fastsættes, om den gælder pr. bruger, pr. dyrlæge eller pr. klinik, om SMS-påmindelser koster ekstra, og om prisen er angivet med eller uden moms. De nævnte systemer bør sammenlignes med leverandørernes egne aktuelle hjemmesider, da funktioner og vilkår ændrer sig.

Læs mere om Vetz

Vil I se, hvordan Vetz henter klinikkens aftaler og udfylder journalen under konsultationen? Book en demonstration, så viser vi det med jeres egne konsultationstyper.