Veterinærværktøjer: digitale værktøjer til journalføring og klinikadministration

Når en dyrlægeklinik vurderer digitale værktøjer, skal den tage udgangspunkt i hele arbejdsgangen. Journal-systemet samler patientoplysninger og driftsdata, mens andre løsninger kan håndtere eksempelvis tidsbestillinger, journalføring eller informationssøgning.

Behovene ser forskellige ud i en mindre praksis og en større klinik. En mindre praksis kan prioritere enkel administration og få systemskift. En større organisation kan have brug for flere adgangsrettighedsniveauer og støtte til flere afdelinger, enheder eller brugergrupper.

Seks kategorier af veterinærværktøj

Følgende værktøjer dækker forskellige områder af klinikkens arbejde. De kan indgå i det samme kliniksystem eller anvendes som separate løsninger, der kobles sammen.

Journal- og PMS-systemer lagrer klinikkens centrale patientoplysninger og journalnotater. Et PMS kan også understøtte andre forretningsprocesser, afhængigt af systemets omfang. Læs mere under »Journal- og PMS-systemer til dyrlæger«.
Tidsbestilling og kundekommunikation hjælper klinikken med at planlægge besøg og formidle praktiske oplysninger til dyreejere. Det kan mindske behovet for manuel håndtering via telefon eller separate kommunikationskanaler.
Betalingsløsninger håndterer klinikkens betalingsstrømme og regnskabsdata. Forbindelsen til andre systemer har indflydelse på, hvor mange oplysninger personalet skal indtaste manuelt.
Lagerstyring giver kontrol over klinikkens varer og lagerbeholdninger. Virksomheden skal vurdere, hvordan lagerstyringssystemet udveksler oplysninger med indkøb, betaling og klinikkens øvrige processer.
Dokumentationsstøtte hjælper dyrlægen med at udfærdige journalnotater. Et AI-baseret værktøj kan lytte til konsultationssamtalen eller modtage dyrlægens diktering og omdanne indholdet til et udkast til journalnotat, som dyrlægen gennemgår.
Videnopslag og klinisk støtte hjælper dyrlægen med at finde relevante oplysninger i mere komplicerede tilfælde, for eksempel i evidensbaserede kilder og forskningsartikler. Sådanne værktøjer danner grundlag, men den kliniske vurdering foretages altid af dyrlægen.

Journaliseringssystemer og AI-støtte har forskellige opgaver

Journal-systemet er det centrale sted for patient- og journalhåndtering. Et AI-baseret dokumentationsværktøj har en mere afgrænset opgave: at udarbejde et udkast til en journal, som dyrlægen gennemgår, og som derefter indtastes i journal-systemet.

Denne forskel har indflydelse på, hvordan værktøjerne bør evalueres. I forbindelse med et PMS skal klinikken vurdere, hvordan data og arbejdsgange i hele virksomheden håndteres. For et dokumentationsværktøj drejer vurderingen sig primært om kvaliteten af journaludkastene og om, hvordan de passer ind i det eksisterende journalsystem.

Der findes også forskellige måder at arbejde med AI-støtte til dokumentation på. En AI-skribent lytter til hele konsultationen, mens AI-diktering bygger på, at dyrlægen selv taler sine noter ind. Forskellene beskrives i »Hvad er en AI-skribent?« og »AI-diktering til dyrlægejournaler«.

Så ser arbejdsgangen ud med AI-journalføring

Uanset hvilket værktøj der anvendes, skal arbejdsgangen være klar og tydelig fra konsultationssamtalen til den underskrevne journalnotat. Samtalen registreres i henhold til klinikkens rutiner, værktøjet udarbejder et udkast til journalnotatet, og dyrlægen gennemgår, retter og underskriver, inden journalnotatet er færdigt. AI-støtten overtager aldrig dyrlægens ansvar for journalnotatet.

Klinikken skal også fastlægge, hvad der skal ske, hvis udkastet kræver omfattende ændringer, og have en reserveprocedure til situationer, hvor værktøjet ikke kan anvendes. Hele arbejdsgangen og hvad der skal gennemgås, beskrives i »AI-journalføring for dyrlæger«.

Tjekliste til valg af veterinærsoftware

Når man sammenligner forskellige løsninger, bør man stille de samme spørgsmål til hver enkelt leverandør. Svarene skal desuden vurderes i forhold til klinikkens faktiske arbejdsgange.

Kompatibilitet med det eksisterende PMS: Hvordan overføres journaludkastet til klinikkens nuværende system, og kræver arbejdsgangen manuel kopiering?
Kvaliteten af journaludkastene: Giver udkastet et korrekt billede af konsultationen, og hvor meget redigering er der behov for, før det underskrives?
Tilpasning til svensk: Understøtter værktøjet svensk veterinærmedicinsk terminologi og klinikkens foretrukne journalopbygning?
Rettigheder: Kan adgangen begrænses efter brugerrolle, arbejdsopgave eller organisatorisk tilhørsforhold?
Sikkerhed: Hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger beskriver leverandøren, og hvordan kan klinikken kontrollere dem?
Datalagring: Hvor lagres oplysningerne, hvor længe opbevares de, og hvordan håndteres sletning eller eksport?
Support: Hvilke kontaktmuligheder og svartider gælder, når brugerne har brug for hjælp, eller når tjenesten ikke fungerer?
Uddannelse: Hvilken introduktion får brugerne, og findes der materiale til nye medarbejdere efter implementeringen?
Omkostninger: Hvilke brugere eller funktioner er inkluderet, er der yderligere gebyrer, og er priserne angivet inklusive eller eksklusive moms?
Praktisk afprøvningsperiode: Kan løsningen afprøves i det daglige arbejde, inden klinikken træffer beslutning om en bredere implementering?

Klinikken bør også kontrollere aftalevilkårene og opsigelsesfristen. Hvis brugen forudsætter særligt udstyr eller ændrede arbejdsgange, skal dette også indgå i omkostningsvurderingen. Hvordan en integration mellem et AI-værktøj og et journalsystem kan fungere, beskrives i »Sådan integreres Vetz med dit journalsystem«.

Spørgsmål om datasikkerhed og privatlivets fred

Under en konsultation kan der forekomme flere forskellige typer oplysninger. Inden et AI-værktøj tages i brug, skal klinikken have et overblik over hele informationsstrømmen og dokumentere, hvem der har ansvaret for de enkelte dele.

Følgende spørgsmål bør besvares skriftligt inden et pilotprojekt eller en udbudsprocedure.

Hvilke oplysninger indsamler værktøjet fra konsultationen og brugerkontoen?
Hvor behandles og opbevares lydfiler, transskriptioner og udkast til journaler?
Hvor længe opbevares oplysningerne, og hvordan foregår sletningen, når opbevaringsperioden er udløbet?
Hvordan styres brugernes adgang, og hvordan følges ændringer i adgangsrettighederne op?
Bruger leverandøren oplysningerne til et andet formål end at levere tjenesten?
Hvilke underleverandører behandler dataene, og hvor foregår deres behandling eller opbevaring?
Hvordan håndteres sikkerhedshændelser, og hvordan får klinikken besked, hvis der opstår en hændelse?
Hvilke procedurer skal klinikken selv indføre med hensyn til gennemgang, underskrivning, håndtering af afvigelser, information til dyreejere og lukkede brugerkonti?

Svarene skal vurderes ud fra klinikkens egne krav og gældende regler. I tvivlstilfælde bør virksomheden søge råd hos den person, der er ansvarlig for databeskyttelse eller informationssikkerhed.

Trinvis indførelse uden at forstyrre patientflowet

Et nyt dokumentationsværktøj bør først afprøves i begrænset omfang. På den måde kan klinikken opdage problemer i arbejdsgangen, inden flere brugere og konsultationstyper inddrages.

Få et overblik over den nuværende situation ved at følge journalprocessen fra konsultationen til den færdige og underskrevne journalnotat.
Vælg en afgrænset gruppe af pilotbrugere, der arbejder tilstrækkeligt ofte med værktøjet til at kunne give brugbar feedback.
Fastlæg, hvad der skal måles, inden pilotprojektet går i gang, f.eks. tiden fra afsluttet konsultation til underskrevet journal og omfanget af redigering, som udkastene kræver.
Gennemgå kvaliteten af et fastlagt udvalg af journaludkast og dokumenter tilbagevendende fejl eller elementer, der medfører dobbeltarbejde.
Tilpas procedurerne på baggrund af resultaterne fra pilotprojektet og præciser ansvarsfordelingen, kontroltrinene, supportkanalerne, undervisningsmaterialet og reserveprocedurerne.
Udvid brugen gradvist på baggrund af en dokumenteret beslutning, og fortsæt med at overvåge både tidsforbruget og journalernes kvalitet.

I en mindre praksis kan pilotprojektet omfatte et begrænset antal konsultationer og brugere. En større klinik kan have behov for at gennemføre separate pilotprojekter for forskellige afdelinger eller arbejdsgange, inden der fastlægges en fælles arbejdsmetode. Hvor tidsbesparelserne typisk opstår, beskrives i »Spar tid med AI for dyrlæger«.

Vetz som supplement til journalsystemet

Vetz er et AI-værktøj til dyrlægeklinikker, der fungerer sammen med klinikkens eksisterende journalsystem, ikke i stedet for det. Klinikens PMS varetager fortsat de centrale patient- og driftsopgaver.

Vetz lytter under samtalen med dyreejeren og udarbejder et struktureret udkast til journalen. Dyrlægen kan også indtale journalen i stedet for at skrive den. Udkastene følger klinikkens egne journalskabeloner, og dyrlægen gennemgår og godkender teksten, inden den overføres til journalsystemet. Når integrationen er aktiveret, sker overførslen med et enkelt tryk på en knap uden manuel kopiering. Vetz integreres med de fleste større journalsystemer via systemernes API’er eller eksport- og importfunktioner, og integrationen foregår krypteret og i overensstemmelse med GDPR.

Ud over journalføringen omfatter Vetz blandt andet søgning efter viden i evidensbaserede kilder, forslag til diagnosekoder, råd om hjemgang, der genereres ud fra journalen, samt forslag til fakturering. Vetz bruges i webbrowseren eller som app på iPhone og Android og understøtter mere end ti sprog. Du kan læse mere om funktionerne på Vetz’ funktionsside og i afsnittet »Sådan fungerer Vetz«.

Spørgsmålene om datalagring, underleverandører og opbevaringsperiode i ovenstående tjekliste bør helst stilles direkte til Vetz, ligesom til andre leverandører, inden indgåelse af en aftale.

Beslutningen bør baseres på klinikkens eget arbejdsforløb

Når klinikken har kortlagt sine administrative arbejdsgange, bliver det lettere at afgøre, hvilke værktøjer der skal fungere sammen. Et PMS kan indeholde de centrale patientjournal- og driftsoplysninger, mens separate løsninger understøtter andre arbejdsgange.

Vurderingen bør baseres på en praktisk test med virkelige brugere og en fastlagt kontrolprocedure. Dyrlægen skal i alle tilfælde have kontrol over den endelige journalnotat og underskrivelsen heraf. Vetz kan afprøves gratis i 14 dage, og klinikker, der ønsker at se, hvordan værktøjet passer ind i deres arbejdsgang, kan booke en demonstration.