Fakturering på dyrlægeklinikken: Sådan undgår I manglende faktureringer

Under et besøg kan det være nødvendigt at registrere flere behandlinger, materialer, forbrugsartikler, lægemidler og rådgivningsindsatser. Hvis oplysningerne først samles efter konsultationen, bliver faktureringen afhængig af noter og personalets hukommelse. Risikoen stiger, når flere medarbejdere deltager, eller når besøget fortsætter, efter at et første faktureringsgrundlag allerede er oprettet.

Uoversete faktureringsposter opstår sjældent bevidst. De opstår i overgangen mellem udført arbejde og den registrerede faktureringslinje. En sporbar proces fra konsultation til faktura gør det lettere at se, hvor oplysningerne forsvinder hen.

Forløbet fra konsultation til faktura

Følg et antal gennemførte besøg gennem hele forløbet. Så kan man se, om afvigelsen opstår i forbindelse med journalføringen, når grundlaget for afregningen udarbejdes, eller ved den endelige fakturering.

Konsultationen gennemføres. Den, der udfører eller medvirker til en foranstaltning, skal registrere relevante oplysninger tæt på det tidspunkt, hvor arbejdet udføres. Det samme gælder for anvendte materialer og andre poster, der har indflydelse på faktureringen.
Journalnotatet færdiggøres. Indholdet af konsultationen sammenfattes i journalen. Den ansvarlige dyrlæge gennemgår notatet og bekræfter, at det korrekt gengiver besøget.
Faktureringsgrundlaget oprettes. Journalen sammenlignes med klinikkens prisliste og faktureringsregler. Ikke alle oplysninger i journalen skal automatisk blive til faktureringslinjer, men grundlaget skal gøre det muligt at kontrollere de relevante poster.
Fakturaen kontrolleres. Receptionen eller en anden udpeget afdeling sammenligner fakturalinjerne med det gennemgåede underlag. Uklarheder sendes tilbage til den person, der kan afgøre, hvad der rent faktisk er blevet udført.
Afvigelser følges op. Efterfaktureringer og andre korrektioner registreres. Tilbagevendende afvigelser viser, hvor arbejdsgangen skal gennemgås.

Kontrollen bør omfatte hele besøget, også når flere personer har arbejdet med patienten. En faktura, der blev oprettet tidligt under besøget, kan ellers mangle oplysninger, der blev tilføjet senere.

Situationer, hvor debiteringer bortfalder

Følgende situationer er værd at undersøge i den egen virksomhed:

Der udføres flere opgaver under samme besøg, men faktureringsgrundlaget bygger primært på den oprindelige årsag til bookingen.
Dyrlægen og dyreplejeren registrerer de forskellige dele af besøget uden en fælles kontrol, inden fakturaen udfærdiges.
Stoffer eller lægemidler tilføjes, efter at en første oversigt allerede er sendt til receptionen.
Journalen udfærdiges efterfølgende på baggrund af korte støttebemærkninger, der ikke omhandler nogen gennemført indsats.
Rådgivning eller opfølgning fremgår af journalen, men ingen kontrollerer, om det er i overensstemmelse med klinikkens faktureringsregler.

Også dobbeltfaktureringer og fejlagtige posteringer skal indgå i kontrollen. Målet er, at fakturaen skal svare til det udførte arbejde og klinikkens fastlagte regler, ikke at hver eneste omtale i journalen skal faktureres.

Fordel ansvaret for hver overdragelse

Start med at udpege en ansvarlig for hver overdragelse. Det kan være forskellige personer afhængigt af besøgstype, vagt eller klinikkens størrelse.

Dyrlægen har ansvaret for, at journalnotatet giver et korrekt billede af konsultationen, og at de egne foranstaltninger er angivet korrekt.
Dyresygeplejersken registrerer det arbejde og de forbrugsposter, der hører under hendes eget ansvarsområde.
Receptionen kontrollerer, at underlaget er klar, inden fakturaen afsluttes.
Økonomiafdelingen følger op på korrektioner og tilbagevendende afvigelser uden at skulle foretage kliniske vurderinger.

Alle skal kunne markere, når der stadig er opgaver, der mangler. Statusangivelser som »påbegyndt«, »afventer supplering«, »klar til afregning« og »faktureret« kan fungere godt, hvis de passer til klinikkens system. Prøv først at fordele arbejdsopgaverne i lille skala: En klinik med en central reception har ofte brug for et andet kontrolpunkt end en virksomhed, hvor den samme person afslutter besøget og tager imod betaling.

Journalen er grundlaget for korrekt fakturering

En fuldstændig journalnotat giver flere oplysninger, som kan sammenlignes med faktureringslinjerne, og en tydelig struktur gør det lettere at finde de udførte handlinger og de anvendte produkter uden at skulle læse hele notatet flere gange.

Det er her, de fleste oversete afregninger har deres oprindelse. Når journalen udfærdiges efterfølgende, ud fra hukommelsen, er det let, at en mindre indsats aldrig kommer med, og det, der ikke står i journalen, bliver sjældent faktureret. Jo tættere på konsultationen journalen udfærdiges, og jo mere fuldstændig den er, desto bedre bliver grundlaget for faktureringen. Almindelige mangler i journalteksten beskrives i De mest almindelige fejl ved udfærdigelse af journaler.

Faktureringsforslag med AI i Vetz

Vetz kommer med automatiske forslag til, hvad der bør faktureres, baseret på journalens indhold. Formålet er at mindske risikoen for manglende fakturering ved at sammenkæde det, der er dokumenteret, med det, der faktureres.

Forslagene bygger på samme arbejdsgang som journalføringen. Vetz lytter under samtalen med dyreejeren og opretter et struktureret udkast til journalen, så journalen bliver færdig umiddelbart efter besøget i stedet for bagefter. Dyrlægen gennemgår og godkender journalen, og faktureringsforslagene tager udgangspunkt i den godkendte notat. Når integrationen med journalsystemet er aktiv, overføres den færdige journalnotat med et enkelt tryk på en knap. Hvordan arbejdsgangen fungerer, beskrives i AI-journalføring for dyrlæger og Sådan fungerer Vetz.

Faktureringsforslagene er en hjælp, ikke en færdig faktura. Den ansvarlige for faktureringen kontrollerer forslagene i forhold til klinikkens prisliste og faktureringsregler, inden fakturaen afsluttes. Der findes en oversigt over alle funktioner på Vetz’ funktionsside.

Mål forbedringen i løbet af en testperiode

Vælg en afgrænset testperiode, og fastlæg på forhånd, hvilke besøg der skal indgå. Brug det samme udsnit for en sammenligningsperiode, så resultaterne kan sammenlignes. Det anbefales at følge disse målepunkter i begge perioder:

Andel af registrerede debiteringsposter: antallet af relevante poster med en tilhørende debiteringslinje divideret med det samlede antal relevante poster i henhold til klinikkens regler.
Andel af korrigerede fakturaer: antallet af fakturaer, der ændres efter den første kontrol, divideret med det samlede antal gennemgåede fakturaer.
Værdi af efterregistrerede poster: de beløb, der er tilføjet efter den oprindelige fakturering.
Tid til færdig faktura: fra besøgets afslutning til fakturaen er kontrolleret og klar.

Notér også årsagen til hver afvigelse. Tilbagevendende årsager viser, hvilket trin i processen der skal forbedres. Du kan læse mere om, hvordan tidsbesparelser kan måles, i artiklen »Spar tid med AI for dyrlæger«.

Spørgsmål om informationssikkerhed

Når samtaler og journaloplysninger behandles med AI, skal klinikken vide, hvilke oplysninger der behandles, og hvordan. Klinikken bør have skriftlige svar på følgende spørgsmål, inden et værktøj tages i brug:

Hvor behandles og opbevares lydfiler, transskriptioner og udkast til journaler?
Hvordan administreres adgangsrettighederne, og kan klinikken spore, hvem der har haft adgang?
Hvor længe opbevares oplysningerne, og hvordan foregår sletning og eksport?
Hvilke underleverandører er involveret, og hvordan håndteres sikkerhedshændelser?
Hvordan informeres dyreejeren om, at kunstig befrugtning anvendes i journalen?

Spørgsmålene bør helst stilles direkte til leverandøren inden indgåelse af aftalen. Klinikens databeskyttelsesansvarlige bør derefter vurdere svarene ud fra virksomhedens egne rutiner.

Vetz kan afprøves gratis i 14 dage. Klinikker, der ønsker at se, hvordan faktureringsforslagene fungerer i deres egen arbejdsgang, kan booke en demonstration.