Sådan fungerer GOT-Abrechnung for tyske dyrlægepraksis

Den, der driver eller arbejder i en dyrlægepraksis i Tyskland, fakturerer sine ydelser i henhold til Gebührenordnung für Tierärzte, i daglig tale kaldet GOT. Mange klinikker stiller sig de samme spørgsmål om den. Er det obligatorisk at følge den, hvor stort et spillerum er der i prisfastsættelsen, og hvad skal der stå på fakturaen for at den er gyldig? Denne side gennemgår, hvordan GOT-afregning fungerer i praksis, fra takststrukturen til de rutiner, der sikrer, at ingen udførte ydelser glemmes, når fakturaen udfærdiges.

Hvad GOT er, og hvem der er omfattet

GOT er en forordning, der fastsætter, hvad tyske dyrlæger må opkræve for deres ydelser. Den indeholder en liste over veterinærbehandlinger med et grundgebyr pr. behandling og regulerer, hvordan dette gebyr kan forhøjes afhængigt af omstændighederne omkring behandlingen.

For den enkelte praksis betyder det, at prislisten ikke er fri. Hver behandling, der udføres på et dyr, har en tilsvarende post i takstoversigten, og fakturaen skal kunne henføres til disse poster.

Er dyrlæger forpligtet til at fakturere i henhold til GOT?

Det mest almindelige spørgsmål fra nye praksisindehavere er, om GOT virkelig er bindende, eller om det blot fungerer som en anbefaling. Svaret afgør, hvordan praksis skal håndtere rabatter, pakkepriser og aftaler med større kunder.

Uanset hvad det konkrete svar bliver, er der i praksis behov for en procedure for, hvordan afvigelser skal dokumenteres. En forhøjelse af gebyret skal kunne begrundes efterfølgende, og begrundelsen hører hjemme i journalen snarere end i hukommelsen hos den, der udstedte fakturaen.

Gebyrssatsen, den faktor, der bestemmer prisen

Grundgebyret i takstoversigten er sjældent det beløb, som dyreejeren rent faktisk betaler. Dyrlægen vælger en faktor – på tysk »Gebührensatz« – som ganges med grundgebyret. Faktoren skal afspejle, hvor krævende den enkelte behandling var.

I praksis er det disse klinikere, der taber mest penge, og det af to grunde. Den, der af vane altid vælger den laveste takst, tager ikke betaling for komplicerede tilfælde. Den, der vælger en høj takst uden at journalen viser hvorfor, får svært ved at forsvare regningen, når en dyreejer sætter spørgsmålstegn ved den. En journalnotat, der beskriver, hvad der blev gjort, hvor lang tid det tog, og hvilke komplikationer der opstod, er det grundlag, som taksten bygger på.

Vagt og akutbesøg

Besøg uden for de normale åbningstider faktureres på andre vilkår end besøg i dagtimerne. Takstoversigten indeholder regler for både et særskilt beredskabsgebyr og et særskilt takstinterval for akutte besøg.

For klinikken er det vigtigt, at journalsystemet registrerer, hvornår et besøg fandt sted. Et akutbesøg, der registreres som et almindeligt dagbesøg, faktureres forkert i begge retninger – enten for lavt for klinikken eller på en måde, som dyreejeren med rette kan gøre indsigelse imod.

Hvad en korrekt faktura i henhold til GOT skal indeholde

En faktura i henhold til GOT skal kunne forstås af dyreejeren, af en kollega og af den, der fører tilsyn med klinikken. Den angiver hver enkelt behandling separat med henvisning til takstposten, den anvendte faktor, lægemidler og forbrugsmaterialer samt moms.

Et samlet beløb uden nærmere specifikation kan ikke kontrolleres, og det gør det umuligt at se i eftertid, om en udført ydelse mangler. Jo tættere fakturaen følger journalen, desto færre diskussioner opstår der i receptionen.

Journalen styr fakturaen

En behandling, der ikke er noteret i journalen, ender sjældent på regningen. Det er den enkle sammenhæng, der ligger bag størstedelen af de uopkrævede beløb i en praksis. Under et travlt besøg når dyrlægen at behandle dyret, tale med ejeren og gå videre til den næste patient, og det, der ikke blev noteret ned i det øjeblik, går tabt.

Det er her, at AI-støttet journalføring gør en forskel for faktureringen. Vetz lytter med under samtalen med dyreejeren og udarbejder et struktureret udkast til journalen, som dyrlægen gennemgår, godkender og overfører til journalsystemet. Hvordan det foregår i detaljer, beskrives på siden om AI-journalføring. Når journalen er færdig, er fakturaen det også.

Vetz har desuden en faktureringshjælp, der giver automatiske forslag til, hvad der bør faktureres, baseret på journalens indhold, med det formål at mindske risikoen for manglende fakturering. Forslagene kommer direkte fra journalen, så den behandling, der er beskrevet i notatet, vises som et forslag, når fakturaen skal udfærdiges. Læs mere om, hvordan det fungerer, på siden om fakturering i dyrlægeklinikken.

Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Bookingerne vises automatisk i Vetz, og den færdige journal sendes tilbage til journalsystemet uden manuelle trin. Det er klinikken selv, der bestemmer, hvilke takstposter og faktorer der skal oprettes i systemet, og hvis man ønsker at vide, om ens eget journalsystem understøttes, kan man kontakte Vetz.

Hvad der blev ændret med GOT 2022

GOT blev revideret i 2022, og revisionen påvirkede både basisgebyrerne og flere af reglerne vedrørende fakturering. For en praksis, der udarbejdede sine prislister før revisionen, er der grund til at gennemgå dem på ny.

Det praktiske arbejde efter en revision foregår i journalsystemet. Takstposter, standardfaktorer og skabeloner til almindelige konsultationer skal opdateres, og personalet skal vide, hvad der gælder. En praksis, der stadig fakturerer efter en ældre ordlyd, gør det ofte uden at lægge mærke til det, da fakturaen ser ud som før.

Almindelige fejl og oplysninger til dyreejeren

De fejl, der ofte forekommer i fakturering i henhold til GOT, er sjældent komplicerede. Klinikken opkræver betaling i henhold til taksten af gammel vane. Momsbehandlingen er forkert for visse kategorier af poster. Behandlinger, der rent faktisk er udført, mangler på fakturaen, da de aldrig blev indført i journalen. Dyreejeren får først et indtryk af omkostningerne, når fakturaen ligger på disken.

Den sidste fejl koster mest i tillid. En dyreejer, der har fået et overslag over omkostningerne inden behandlingen, reagerer sjældent på det endelige beløb, mens en, der bliver overrasket, gerne sætter spørgsmålstegn ved hver eneste post.

Uanset hvad lovgivningen kræver, er det i praksis en fordel at indføre en rutine, hvor omkostningerne gennemgås, inden behandlingen påbegyndes, og hvor denne rutine dokumenteres i journalen.

Tjekliste til praktikvejlederen

En velfungerende GOT-afregning bygger på rutiner snarere end på de enkelte medarbejderes hukommelse. Følgende punkter dækker det meste.

Indtast takstposterne og klinikkens standardfaktorer i journalsystemet, så hver behandling kan vælges fra en liste i stedet for at blive indtastet frit.
Fastlæg, hvordan afvigende faktorer skal begrundes, og hvor begrundelsen skal skrives, så den forbliver i journalen, hvis fakturaen bliver anfægtet.
Uddann alle, der udsteder fakturaer, i, hvad taksten kræver, at der skal fremgå af fakturaen, herunder hvordan lægemidler, materialer og moms skal angives.
Foretag en gennemgang af omkostningerne med dyreejeren inden behandlingen, og noter i journalen, at dette er sket.
Gennemgå regelmæssigt et udvalg af fakturaer i forhold til journalnotaterne, og se efter arbejder, der er udført, men ikke faktureret.
Lad journalføringen danne grundlag for faktureringen, med et journaludkast, der oprettes under besøget, og en debiteringshjælp, der foreslår poster baseret på journalens indhold.
Gennemgå prislister og skabeloner efter hver ændring i takstoversigten, og kontroller, at systemet beregner ud fra den gældende ordlyd.

Flere funktioner, der har betydning for journalføring og fakturering, er samlet på siden med Vetz’ funktioner.

Læs mere om Vetz

Vil du se, hvordan et journaludkast, der oprettes under besøget, kan danne grundlag for fakturaen, og hvordan faktureringsværktøjet foreslår posteringer direkte fra journalen? Book en demo, så viser vi, hvordan Vetz fungerer i en praksis, der fakturerer i henhold til GOT.