Regnskabsprogram til dyrlæger: økonomi og journalføring i samme arbejdsgang

Regnskabsprogram til dyrlæger – hvad indeholder det egentlig?

Når en dyreklinik i Danmark søger efter et regnskabsprogram til dyrlæger, handler det om den økonomiske administration: bogføring, fakturering til dyreejere, kvitteringer, moms og den løbende økonomiske opfølgning på driften. Et regnskabsprogram tager sig af pengestrømmen i klinikken, ikke af hvad der foregår i undersøgelsesrummet.

Vetz løser noget andet. Vetz er et AI-værktøj til selve konsultationen, udkastet til journalen og klinikkens kliniske dokumentationsforløb. Vetz lytter med under samtalen med dyreejeren og udarbejder et struktureret udkast til journalen, som dyrlægen derefter gennemgår og godkender, ifølge beskrivelsen på vetz.ai/features. De to systemtyper dækker forskellige dele af klinikkens hverdag, og for en klinik, der ønsker overblik over både økonomi og journalføring, handler det i praksis om, hvordan systemerne kobles sammen.

Hvad en klinik bør stille krav til et regnskabsprogram

Inden man vælger en leverandør, bør følgende funktioner indgå i kravspecifikationen:

• Fakturering til dyreejere, knyttet til patientoplysninger og behandlingshistorik.
• Digital håndtering af bilag og kvitteringer uden manuel indtastning af hvert enkelt bilag.
• Procedurer for moms og regnskab, der er tilpasset de danske regler for virksomheder med regnskabspligt.
• Rapporter, der viser indtægter, udgifter og rentabilitet over tid.
• Brugerrettigheder, der skelner mellem, hvad dyrlæger, dyreplejere og administratorer kan se og gøre i systemet.
• Integrationer til lønudbetaling og betalingsløsninger.
• Integration med reservationssystem, kassesystem og klinikkens journalsystem.

I hvor høj grad et bestemt regnskabsprogram dækker disse punkter, varierer fra leverandør til leverandør. Det er noget, som hver klinik bør afklare direkte med den pågældende leverandør, inden valget træffes.

Dinero: fakturering og bogføring til dyrlæger

På sin side rettet mod dyrlæger beskriver Dinero, at programmet tilbyder fakturering til dyreejere, mulighed for at oprette patienter, scanning af kvitteringer via mobiltelefonen samt et løbende overblik over indtægter og udgifter, ifølge dinero.dk/hvem-er-dinero-for/dyrlaeger. Samme side angiver, at Dinero tilbyder integration med bookingsystemer og lønsystemer med automatisk bogføring efter hver lønkørsel.

En klinik, der allerede bruger et bookingsystem eller et lønsystem, bør undersøge, om Dinero – eller en anden leverandør – tilbyder en integration, der rent faktisk passer til den eksisterende arbejdsgang. En integration, der fungerer godt for en enkeltmandspraksis, behøver ikke at fungere lige så godt for en klinik med flere dyrlæger og skiftende vagtplaner.

Hvordan Dinero positionerer sig i forhold til andre regnskabsprogrammer

På sin sammenligningsside beskriver Dinero sig selv som udviklet til »iværksættere og små og mellemstore selvstændige«, ifølge dinero.dk/sammenlign-regnskabsprogrammer. Den samme side sammenligner Dinero med blandt andet e-conomic, Billy, Meneto og Dynamics 365 ud fra virksomhedens størrelse og funktionsdybde.

For en dyrlægeklinik, der skal vælge et regnskabsprogram, er virksomhedens størrelse et fornuftigt udgangspunkt. Dette bør suppleres med en gennemgang af funktioner, omkostninger, support, integrationsmuligheder og hvordan overførslen af det eksisterende regnskab til et nyt system foregår, uanset hvilken leverandør klinikken i sidste ende vælger.

Anolla: booking og kundekommunikation, ikke regnskab

Anolla beskriver sig selv som »et intelligent bookingsystem til dyrlæger og dyreklinikker«, der samler online tidsbestilling, kalendere, vagtplaner samt behandlings- og vaccinationsplaner, ifølge anolla.com/da/dyrlaegesoftware. Hjemmesiden beskriver også funktioner til kundekommunikation, onlinebetaling ved booking og en automatisk venteliste.

Anolla er altså relevant som et tilstødende administrationssystem til booking og kundekontakt. Siden giver ikke grundlag for at vurdere, hvilke regnskabs- eller faktureringsfunktioner klinikkens økonomi ellers har brug for. Spørgsmålet om moms, regnskab og fakturering hører under regnskabsprogrammet.

Hvor Vetz kommer ind i forløbet før økonomien

Inden en faktura eller en regnskabspostering overhovedet når frem til regnskabsprogrammet, er der allerede sket meget i undersøgelsesrummet. Vetz lytter under konsultationen med dyreejeren og opretter automatisk et struktureret udkast til journalen, hvilket beskrives nærmere på vetz.ai/ai-journalforing. Dyrlægen gennemgår og godkender udkastet, og den færdige journal kan overføres til journalsystemet, når integrationen er aktiv.

Dette arbejde foregår før den økonomiske proces, men det har alligevel indflydelse på den. En journal, der er struktureret og fuldstændig, når den forlader undersøgelsesrummet, gør det lettere at se, hvad der rent faktisk skal faktureres, og hvilke bilag der skal indtastes i regnskabsprogrammet.

Faktureringsforslag og vejen videre til kasse og regnskab

Vetz kan komme med forslag til, hvad der bør faktureres på baggrund af journalens indhold, jf. beskrivelsen på vetz.ai/features. Dyrlægen eller klinikpersonalet træffer selv beslutning om forslaget, og overførslen til kasse- eller regnskabsprogrammet sker ikke automatisk.

Hvordan et godkendt faktureringsgrundlag derefter skal overføres til klinikkens kassesystem, PMS eller regnskabsprogram, er noget, hver enkelt klinik skal fastlægge ud fra sit eget systemlandskab. Her bliver sammenhængen mellem journalsystem, kasse og regnskab konkret, og det er et spørgsmål, der er værd at stille både til Vetz og til leverandøren af klinikkens regnskabsprogram.

Hvilke journalsystemer kan Vetz integreres med?

Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Klinikens aftaler vises automatisk i Vetz, og den færdige journal sendes tilbage til journalsystemet, jf. vetz.ai/blog/vetz-integration-pms og vetz.ai/journalsystem-veterinar. Hvis klinikken bruger et andet journalsystem end disse tre, er den nemmeste måde at komme videre på at spørge Vetz direkte, hvilken integrationsløsning der er mulig for netop det system.

Spørgsmål, man bør stille inden køb eller integration

Inden en klinik vælger et regnskabsprogram, et journalsystem eller en integration mellem de to, er der nogle spørgsmål, det er værd at stille til den pågældende leverandør:

• Hvor opbevares de økonomiske oplysninger og journaloplysningerne, og i hvilket land?
• Hvilke underleverandører behandler oplysningerne?
• Hvor længe opbevares oplysningerne, og hvad sker der med dem, hvis klinikken skifter leverandør?
• Hvilke eksportmuligheder er der, hvis man senere ønsker at overføre data til et andet system?
• Hvordan er ansvarsfordelingen mellem journalsystemet, PMS-systemet, bookingsystemet og regnskabsprogrammet, når der opstår fejl?

Svarene varierer fra leverandør til leverandør. De bør ligge klar, inden et nyt regnskabsprogram eller en ny integration tages i brug på klinikken.

Læs mere om Vetz

Vil du se, hvordan Vetz håndterer udkast til journaler og faktureringsforslag i praksis, inden du tager stilling til, hvordan det skal integreres med klinikkens regnskabsprogram og øvrige systemer? Book en demo, så gennemgår vi, hvordan det kan se ud netop for jeres klinik.