Terminverwaltungssystem für die Tierklinik: Was es leisten sollte und wie Sie das richtige System auswählen

Der Terminkalender bestimmt einen Großteil des Tagesablaufs in einer Tierklinik. Er legt fest, wie lange die Termine dauern, wann Notfälle untergebracht werden können und wie oft die Rezeption herumtelefonieren muss. Wenn die Klinik ihr Terminmanagement überarbeitet, lautet die erste Frage nicht, welches System das beste ist, sondern wo die Terminverwaltung angesiedelt sein soll und wie sie mit der Patientenakte und der Kasse verknüpft ist.

Im Journal-System oder daneben

Viele Praxisverwaltungssysteme für Tierärzte verfügen über ein integriertes Terminbuch. Der Vorteil besteht darin, dass Terminvereinbarung, Patientenakte und Rechnung im selben System gespeichert sind, sodass die Daten zu Tier und Tierhalter nur einmal eingegeben werden müssen.

Ein separates Buchungssystem bietet möglicherweise mehr Funktionen für Online-Buchungen und Erinnerungen, allerdings müssen die Buchungen dann in das Praxisverwaltungssystem übertragen werden. Fragen Sie daher immer nach, wie eine Buchung aus dem einen System in das andere gelangt und was passiert, wenn ein Termin geändert oder storniert wird. Weitere Informationen dazu, welche Anforderungen das Praxisverwaltungssystem erfüllen sollte, finden Sie im Leitfaden zu Praxisverwaltungssystemen für Tierärzte.

Das soll das Zeitbuch leisten

Testen Sie den Terminkalender anhand einer typischen Woche aus der Klinik, nicht anhand des Beispiels des Anbieters:

Besuchsarten mit unterschiedlicher Dauer, sodass eine Impfung und eine Ganguntersuchung nicht zur gleichen Zeit stattfinden.
Mehrere Tierärzte, Tierarzthelfer und Behandlungsräume, die gleichzeitig gebucht werden.
Folgetermine, die direkt aus der Patientenakte gebucht werden.
Termine, die für Notfälle freigehalten werden.
Stornierungen und Umbuchungen, durch die der Termin schnell für jemand anderen frei wird.

Lassen Sie die Rezeption den Test durchführen. Dort fallen die Mängel in einem Terminkalender als Erstes auf, oft während der hektischsten Stunde am Morgen.

Online-Buchung für Tierhalter

Online-Buchungen können die Telefonzentrale entlasten, aber die Klinik muss festlegen, was selbst gebucht werden kann. Fragen Sie den Anbieter:

Welche Arten von Terminen können Tierhalter selbst buchen?
Wie kann die Klinik die Online-Terminbuchung für bestimmte Termine oder Tierärzte deaktivieren?
Welche Angaben zum Tier und zum Grund des Besuchs macht der Tierhalter?
Wie erhält der Tierhalter Erinnerungen, und kann die Klinik den Zeitpunkt ihres Versands steuern?
Wie geht man mit einem Termin um, der nicht passt, zum Beispiel bei einem Notfall, der als Routinetermin gebucht wurde?

Von der Buchung über die Kundenakte bis zur Rechnung

Eine Terminvereinbarung ist der Beginn eines Arbeitsablaufs, der sich mit der Ankunft, der Untersuchung, der Patientenakte und der Rechnung fortsetzt. Stellen Sie sicher, dass die Daten aus der Terminvereinbarung durchgehend übernommen werden, damit niemand den Namen des Tieres oder den Grund des Besuchs in einem späteren Schritt erneut eingeben muss.

Fragen Sie auch, wie das System dem Mitarbeiter im Untersuchungsraum die aktuellen Termine anzeigt. Der Tierarzt muss sehen können, wer als Nächstes kommt und warum, ohne in der Ansicht der Rezeption nachsehen zu müssen.

So funktioniert Vetz bei den Buchungen

Vetz ist kein Buchungssystem für Tierhalter. Stattdessen ruft Vetz die Termine aus dem Patientenverwaltungssystem der Klinik ab. Sobald die Integration aktiviert ist, werden die Termine der Klinik automatisch in Vetz angezeigt, und die fertige Patientenakte wird ohne manuelle Schritte an das Patientenakten-System zurückgesendet. Vetz lässt sich mit Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren; die technische Umsetzung wird im Artikel zur Integration von Vetz in das Patientenakten-System beschrieben.

Vetz verfügt außerdem über einen Kalender für Patiententermine, in dem der Tierarzt Termine planen und nachverfolgen sowie Termine, Nachuntersuchungen und den Tagesablauf im Blick behalten kann. Während des Besuchs hört Vetz dem Gespräch mit dem Tierhalter zu und erstellt einen Entwurf für den Behandlungsbericht, den der Tierarzt prüft und genehmigt. Weitere Tools für die Praxis finden Sie in der Übersicht über Tools für Tierärzte, und alle Funktionen sind auf der Vetz-Funktionsseite aufgeführt.

Datenschutz für Buchungsdaten

Ein Buchungssystem speichert die Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Tierhalter. Fordern Sie vor der Nutzung des Systems schriftliche Antworten an:

Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?
Welche Subunternehmer sind beteiligt, beispielsweise für SMS und E-Mail?
Wie lange werden Daten zu früheren Buchungen gespeichert?
Wie werden die Daten gelöscht, und kann die Klinik sie selbst löschen?
Welche Zugriffsprotokolle kann die Klinik einsehen?

Weitere Fragen zu personenbezogenen Daten und KI finden Sie im Artikel über KI und die DSGVO für Tierärzte.

So vergleichst du

Erstellen Sie eine Auswahlliste mit den Funktionen, auf die die Praxis nicht verzichten kann, und testen Sie anschließend jede Option anhand einer realen Woche aus dem Praxisplan. Erkundigen Sie sich, wie bestehende Termine und die Kontaktdaten der Tierhalter übertragen werden und wer diese Übertragung vornimmt.

Fragen Sie außerdem, wie sich der Preis zusammensetzt, ob er pro Nutzer, pro Tierarzt oder pro Praxis gilt, ob SMS-Erinnerungen extra kosten und ob der Preis inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben ist. Die genannten Systeme sollten mit den aktuellen Seiten der Anbieter verglichen werden, da sich Funktionen und Bedingungen ändern können.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Möchten Sie sehen, wie Vetz die Termine der Praxis abruft und die Patientenakte während des Termins führt? Buchen Sie eine Vorführung, dann zeigen wir es Ihnen anhand Ihrer eigenen Terminarten.