Tierärztliche Tools: Digitale Tools für die Patientenaktenführung und die Praxisverwaltung

Wenn eine Tierklinik digitale Tools evaluiert, muss sie den gesamten Arbeitsablauf berücksichtigen. Das Patientenakten-System erfasst Patientendaten und Betriebsdaten, während andere Lösungen beispielsweise Terminvereinbarungen, die Erstellung von Patientenakten oder die Wissenssuche abwickeln können.

Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen einer kleineren Praxis und einer größeren Klinik. Ein kleinerer Betrieb kann den Schwerpunkt auf eine einfache Verwaltung und wenige Systemwechsel legen. Eine größere Organisation benötigt möglicherweise mehrere Berechtigungsstufen und Unterstützung für mehrere Abteilungen, Einheiten oder Benutzergruppen.

Sechs Kategorien von tierärztlichen Instrumenten

Die folgenden Tools decken verschiedene Bereiche der Klinikarbeit ab. Sie können Teil desselben Kliniksystems sein oder als separate, miteinander verknüpfte Lösungen eingesetzt werden.

Das Patientenakten- und PMS-System speichert die zentralen Patientendaten und Aktenvermerke der Praxis. Je nach Umfang des Systems kann ein PMS auch andere Geschäftsprozesse unterstützen. Weitere Informationen finden Sie unter „Patientenakten-System für Tierärzte“.
Terminvereinbarungen und die Kommunikation mit den Kunden helfen der Klinik dabei, Termine zu planen und den Tierhaltern praktische Informationen zu übermitteln. Dies kann den Aufwand für die manuelle Bearbeitung per Telefon oder über separate Kommunikationskanäle verringern.
Zahlungslösungen verwalten die Zahlungsabläufe und die Finanzunterlagen der Klinik. Die Anbindung an andere Systeme beeinflusst, wie viele Informationen das Personal manuell übertragen muss.
Die Lagerverwaltung ermöglicht die Kontrolle über die Waren und Lagerbestände der Klinik. Die Klinik muss beurteilen, wie das Lagersystem Informationen mit dem Einkauf, dem Zahlungsverkehr und den übrigen Prozessen der Klinik austauscht.
Dokumentationshilfen unterstützen den Tierarzt bei der Erstellung von Krankenakten. Ein KI-basiertes Tool kann das Beratungsgespräch aufzeichnen oder die Diktate des Tierarztes aufnehmen und den Inhalt in einen Entwurf für die Krankenakte umwandeln, den der Tierarzt anschließend überprüft.
Wissenssuche und klinische Unterstützung helfen dem Tierarzt, in schwierigeren Fällen relevante Informationen zu finden, beispielsweise in evidenzbasierten Quellen und Forschungsartikeln. Solche Hilfsmittel liefern eine Grundlage, doch die klinische Beurteilung erfolgt stets durch den Tierarzt.

Buchhaltungssysteme und KI-Unterstützung haben unterschiedliche Aufgaben

Das Patientenakten-System ist die zentrale Anlaufstelle für die Patienten- und Aktenverwaltung. Ein KI-basiertes Dokumentationswerkzeug hat eine enger gefasste Aufgabe: Es erstellt einen Entwurf der Patientenakte, den der Tierarzt prüft und der anschließend in das Patientenakten-System übernommen wird.

Dieser Unterschied wirkt sich darauf aus, wie die Tools bewertet werden sollten. Bei einem PMS muss die Klinik beurteilen, wie die Daten und Arbeitsabläufe der gesamten Einrichtung verwaltet werden. Bei einem Dokumentations-Tool konzentriert sich die Prüfung vor allem auf die Qualität der Krankenaktenentwürfe und darauf, wie diese sich in das bestehende Krankenaktensystem einfügen.

Es gibt zudem verschiedene Möglichkeiten, KI-gestützte Dokumentation zu nutzen. Ein KI-Scribe hört sich die gesamte Konsultation an, während bei der KI-Diktatfunktion davon ausgegangen wird, dass der Tierarzt seine Notizen selbst einspricht. Die Unterschiede werden in den Artikeln „Was ist ein KI-Scribe?“ und „KI-Diktat für Tierarztberichte“ beschrieben.

So sieht der Arbeitsablauf bei der KI-gestützten Patientenaktenführung aus

Unabhängig vom verwendeten Tool muss der Arbeitsablauf vom Beratungsgespräch bis zur unterzeichneten Krankenakte klar strukturiert sein. Das Gespräch wird gemäß den Routinen der Praxis protokolliert, das Tool erstellt einen Entwurf der Krankenakte, und der Tierarzt prüft, korrigiert und unterzeichnet diesen, bevor die Krankenakte fertiggestellt ist. Die KI-Unterstützung übernimmt niemals die Verantwortung des Tierarztes für die Krankenakte.

Die Klinik muss außerdem festlegen, wie im Falle umfangreicher Änderungen am Entwurf vorzugehen ist, und über einen Notfallplan für Situationen verfügen, in denen das Tool nicht verwendet werden kann. Der gesamte Arbeitsablauf und die zu prüfenden Punkte werden im Abschnitt „KI-basierte Dokumentation für Tierärzte“ beschrieben.

Checkliste für die Auswahl einer Tierarzt-Software

Beim Vergleich verschiedener Lösungen sollten jedem Anbieter dieselben Fragen gestellt werden. Die Antworten müssen zudem anhand der tatsächlichen Arbeitsabläufe in der Klinik geprüft werden.

Kompatibilität mit dem bestehenden PMS: Wie wird der Journalentwurf in das derzeitige System der Klinik übertragen, und erfordert der Arbeitsablauf ein manuelles Kopieren?
Qualität der Entwürfe für die Patientenakten: Gibt der Entwurf den Verlauf der Konsultation korrekt wieder, und in welchem Umfang sind vor der Unterzeichnung noch Änderungen erforderlich?
Anpassung an die schwedische Sprache: Unterstützt das Tool die schwedische veterinärmedizinische Terminologie und die von der Klinik bevorzugte Struktur der Patientenakten?
Berechtigungen: Kann der Zugriff je nach Benutzerrolle, Aufgabe oder organisatorischer Zugehörigkeit eingeschränkt werden?
Sicherheit: Welche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen beschreibt der Anbieter, und wie kann die Klinik diese überprüfen?
Datenspeicherung: Wo werden die Daten gespeichert, wie lange werden sie aufbewahrt und wie werden Löschung oder Export gehandhabt?
Support: Welche Kontaktmöglichkeiten und Antwortzeiten gelten, wenn Nutzer Hilfe benötigen oder der Dienst nicht funktioniert?
Schulung: Welche Einweisung erhalten die Nutzer, und gibt es nach der Einführung Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter?
Kosten: Welche Nutzer oder Funktionen sind enthalten, fallen zusätzliche Gebühren an und sind die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben?
Praktische Testphase: Kann die Lösung im Arbeitsalltag getestet werden, bevor die Klinik über eine breitere Einführung entscheidet?

Die Klinik sollte außerdem die Vertragsbedingungen und die Kündigungsfrist prüfen. Wenn für die Nutzung spezielle Ausrüstung oder geänderte Arbeitsabläufe erforderlich sind, muss dies ebenfalls in die Kostenschätzung einfließen. Wie eine Integration zwischen einem KI-Tool und einem Patientenakten-System funktionieren kann, wird im Artikel „So lässt sich Vetz in Ihr Patientenakten-System integrieren“ beschrieben.

Fragen zur Datensicherheit und zum Datenschutz

Im Rahmen einer Konsultation können verschiedene Arten von Informationen anfallen. Vor der Einführung eines KI-Tools muss die Klinik den gesamten Informationsfluss verstehen und dokumentieren, wer für welchen Teil verantwortlich ist.

Die folgenden Fragen sollten vor einem Pilotprojekt oder einer Ausschreibung schriftlich beantwortet werden.

Welche Daten erfasst das Tool aus der Beratung und dem Benutzerkonto?
Wo werden Audiodateien, Transkriptionen und erstellte Journalentwürfe verarbeitet und gespeichert?
Wie lange werden die Daten gespeichert, und wie erfolgt die Löschung nach Ablauf der Speicherfrist?
Wie wird der Zugriff der Benutzer geregelt, und wie werden Änderungen der Zugriffsrechte nachverfolgt?
Verwendet der Anbieter die Daten für einen anderen Zweck als die Erbringung der Dienstleistung?
Welche Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten, und wo erfolgt deren Verarbeitung bzw. Speicherung?
Wie wird mit Sicherheitsvorfällen umgegangen, und wie wird die Klinik informiert, wenn sich ein Vorfall ereignet?
Welche Abläufe muss die Klinik selbst für die Überprüfung, Unterzeichnung, den Umgang mit Abweichungen, die Information der Tierhalter und die Schließung von Benutzerkonten einführen?

Die Antworten müssen anhand der eigenen Anforderungen der Klinik und der geltenden Vorschriften bewertet werden. Im Zweifelsfall sollte sich die Einrichtung an die für den Datenschutz oder die Informationssicherheit zuständige Person wenden.

Schrittweise Einführung ohne Beeinträchtigung des Patientenflusses

Ein neues Dokumentationswerkzeug sollte zunächst in begrenztem Umfang getestet werden. So kann die Klinik Probleme im Arbeitsablauf erkennen, bevor weitere Nutzer und Konsultationsarten einbezogen werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuelle Situation, indem Sie den Prozess der Krankenakte von der Konsultation bis zur fertigen und unterzeichneten Eintragung in der Krankenakte nachverfolgen.
Wählen Sie eine begrenzte Gruppe von Pilotnutzern aus, die häufig genug mit dem Tool arbeiten, um nützliches Feedback geben zu können.
Legen Sie vor Beginn der Pilotphase fest, was gemessen werden soll, beispielsweise die Zeit vom Abschluss der Konsultation bis zur Unterzeichnung der Krankenakte sowie den Bearbeitungsaufwand, den die Entwürfe erfordern.
Überprüfen Sie die Qualität einer festgelegten Auswahl von Entwürfen für Krankenakten und dokumentieren Sie wiederkehrende Fehler oder Arbeitsschritte, die zu Doppelarbeit führen.
Passen Sie die Abläufe auf der Grundlage der Ergebnisse des Pilotprojekts an und legen Sie Zuständigkeiten, Prüfschritte, Supportwege, Schulungsmaterialien und Ausweichverfahren klar fest.
Erweitern Sie die Nutzung schrittweise auf der Grundlage eines dokumentierten Beschlusses und überwachen Sie weiterhin sowohl den Zeitaufwand als auch die Qualität der Krankenakten.

In einer kleineren Praxis kann das Pilotprojekt eine begrenzte Anzahl von Konsultationen und Nutzern umfassen. Eine größere Klinik muss möglicherweise separate Pilotprojekte für verschiedene Abteilungen oder Arbeitsabläufe durchführen, bevor eine einheitliche Vorgehensweise festgelegt wird. Wo in der Regel Zeitersparnisse erzielt werden, wird im Artikel „Zeitersparnis durch KI für Tierärzte“ beschrieben.

Vetz als Ergänzung zum Patientenakten-System

Vetz ist eine KI-Unterstützung für Tierkliniken, die mit dem bestehenden Patientenverwaltungssystem der Klinik zusammenarbeitet und dieses nicht ersetzt. Das Patientenverwaltungssystem der Klinik verwaltet weiterhin die zentralen Patienten- und Betriebsdaten.

Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt einen strukturierten Entwurf für die Krankenakte. Der Tierarzt kann die Krankenakte auch diktieren, anstatt sie zu schreiben. Die Entwürfe entsprechen den klinikeigenen Vorlagen für Krankenakten, und der Tierarzt prüft und genehmigt den Text, bevor er in das Krankenaktensystem übertragen wird. Sobald die Integration aktiviert ist, erfolgt die Übertragung auf Knopfdruck, ohne manuelles Kopieren. Vetz lässt sich über die APIs oder Export- und Importfunktionen der meisten größeren Patientenakten-Systeme integrieren, wobei die Integration verschlüsselt und in Übereinstimmung mit der DSGVO erfolgt.

Neben der Patientenaktenführung umfasst Vetz unter anderem die Recherche in evidenzbasierten Quellen, Vorschläge für Diagnosecodes, aus der Patientenakte generierte Entlassungsempfehlungen sowie Abrechnungsvorschläge. Vetz wird im Webbrowser oder als App auf dem iPhone und Android genutzt und unterstützt mehr als zehn Sprachen. Weitere Informationen zu den Funktionen finden Sie auf der Vetz-Funktionsseite und unter „So funktioniert Vetz“.

Die Fragen zur Datenspeicherung, zu Subunternehmern und zur Speicherdauer in der obigen Checkliste sollten vor Vertragsabschluss am besten direkt an Vetz sowie an andere Anbieter gerichtet werden.

Die Entscheidung sollte sich am Arbeitsablauf der Klinik orientieren

Sobald die Klinik ihre Verwaltungsabläufe erfasst hat, lässt sich leichter feststellen, welche Tools miteinander verzahnt werden müssen. Ein PMS kann die zentralen Patientenakten und Betriebsdaten verwalten, während separate Lösungen andere Arbeitsschritte unterstützen.

Die Bewertung sollte auf einem Praxistest mit echten Anwendern und einem festgelegten Überprüfungsverfahren basieren. Der Tierarzt muss in jedem Fall die Kontrolle über den endgültigen Eintrag in die Krankenakte und dessen Unterzeichnung haben. Vetz kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden, und Kliniken, die sehen möchten, wie sich das Tool in ihren Arbeitsablauf einfügt, können eine Vorführung buchen.