Abrechnung in der Tierklinik: So vermeiden Sie versäumte Abrechnungen

Bei einem Besuch müssen unter Umständen mehrere Maßnahmen, Materialien, Verbrauchsmaterialien, Arzneimittel und Beratungsleistungen erfasst werden. Werden die Daten erst nach der Konsultation zusammengestellt, hängt die Abrechnung von Notizen und dem Gedächtnis des Personals ab. Das Risiko steigt, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind oder wenn der Besuch fortgesetzt wird, nachdem bereits eine erste Abrechnungsgrundlage erstellt wurde.

Fehlende Abrechnungspositionen werden selten bewusst übersehen. Sie entstehen beim Übergang zwischen geleisteter Arbeit und erfasster Abrechnungsposition. Ein nachvollziehbarer Ablauf zwischen Beratung und Rechnungsstellung macht es einfacher zu erkennen, wo die Daten verloren gehen.

Der Ablauf von der Beratung bis zur Rechnungsstellung

Verfolgen Sie eine Reihe bereits durchgeführter Besuche über den gesamten Prozess hinweg. So lässt sich feststellen, ob die Abweichung bei der Erstellung der Patientenakte, bei der Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen oder bei der endgültigen Rechnungsstellung auftritt.

Die Beratung wird durchgeführt. Wer eine Maßnahme durchführt oder daran mitwirkt, muss die relevanten Daten zeitnah zum Zeitpunkt der Durchführung erfassen. Gleiches gilt für die verwendeten Materialien und sonstige Posten, die sich auf die Abrechnung auswirken.
Der Eintrag in die Krankenakte wird fertiggestellt. Der Inhalt der Konsultation wird in der Krankenakte zusammengefasst. Der zuständige Tierarzt prüft den Eintrag und bestätigt, dass er den Besuch korrekt wiedergibt.
Die Abrechnungsgrundlage wird erstellt. Der Behandlungsbericht wird mit der Preisliste und den Abrechnungsregeln der Klinik abgeglichen. Nicht alle Angaben im Behandlungsbericht sollen automatisch zu Abrechnungszeilen werden, aber die Grundlage soll es ermöglichen, die relevanten Posten zu überprüfen.
Die Rechnung wird geprüft. Die Rezeption oder eine andere dafür zuständige Stelle gleicht die Rechnungspositionen mit den geprüften Belegen ab. Unklare Posten werden an denjenigen zurückgeschickt, der entscheiden kann, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden.
Abweichungen werden nachverfolgt. Nachberechnungen und andere Korrekturen werden erfasst. Wiederkehrende Abweichungen zeigen auf, wo der Arbeitsablauf überarbeitet werden muss.

Die Überprüfung sollte den gesamten Besuch umfassen, auch wenn mehrere Personen mit dem Patienten gearbeitet haben. Andernfalls könnten in einer Rechnung, die zu Beginn des Besuchs erstellt wurde, später hinzugefügte Leistungen fehlen.

Fälle, in denen Abbuchungen entfallen

Die folgenden Situationen sollten im eigenen Unternehmen genauer unter die Lupe genommen werden:

Mehrere Leistungen werden im Rahmen desselben Besuchs erbracht, doch die Abrechnungsgrundlage basiert in erster Linie auf dem ursprünglichen Grund für die Terminvereinbarung.
Der Tierarzt und die Tierarzthelferin erfassen verschiedene Aspekte des Besuchs, ohne dass vor der Erstellung der Rechnung eine gemeinsame Überprüfung stattfindet.
Materialien oder Arzneimittel werden hinzugefügt, nachdem eine erste Aufstellung bereits an die Rezeption übermittelt wurde.
Der Bericht wird nachträglich auf der Grundlage kurzer Notizen verfasst, in denen keine durchgeführten Maßnahmen vermerkt sind.
Beratung oder Nachsorge sind in der Krankenakte vermerkt, doch niemand überprüft den Zusammenhang mit den Abrechnungsregeln der Klinik.

Auch Doppelabrechnungen und fehlerhafte Einträge müssen in die Kontrolle einbezogen werden. Das Ziel ist es, dass die Rechnung dem geleisteten Arbeitsaufwand und den festgelegten Regeln der Praxis entspricht – und nicht, dass jede Erwähnung in der Krankenakte in Rechnung gestellt wird.

Die Zuständigkeit für jede Übergabe aufteilen

Bestimmen Sie zunächst für jede Übergabe eine verantwortliche Person. Je nach Art des Besuchs, der Schicht oder der Größe der Klinik kann es sich dabei um unterschiedliche Personen handeln.

Der Tierarzt ist dafür verantwortlich, dass die Eintragung in der Krankenakte die Konsultation wiedergibt und dass die von ihm ergriffenen Maßnahmen korrekt angegeben sind.
Die Tierarzthelferin erfasst die Arbeiten und Verbrauchsmaterialien, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.
Die Rezeption überprüft, ob die Unterlagen vollständig sind, bevor die Rechnung abgeschlossen wird.
Die Finanzabteilung verfolgt Korrekturen und wiederkehrende Abweichungen, ohne dabei klinische Beurteilungen vornehmen zu müssen.

Jeder muss angeben können, wenn noch Aufgaben offen sind. Statusangaben wie „begonnen“, „wartet auf Ergänzung“, „bereit zur Abrechnung“ und „in Rechnung gestellt“ können gut funktionieren, sofern sie zum System der Praxis passen. Testen Sie die Arbeitsaufteilung zunächst in kleinem Maßstab: Eine Praxis mit zentraler Rezeption benötigt oft einen anderen Kontrollpunkt als eine Einrichtung, in der dieselbe Person den Termin abschließt und die Zahlung entgegennimmt.

Die Krankenakte bildet die Grundlage für eine korrekte Abrechnung

Ein vollständiger Eintrag in der Krankenakte liefert mehr Informationen zum Abgleich mit den Abrechnungszeilen, und eine übersichtliche Struktur erleichtert es, durchgeführte Maßnahmen und verwendete Produkte zu finden, ohne den gesamten Eintrag mehrmals durchlesen zu müssen.

Hier liegen die Ursachen für die meisten übersehenen Abrechnungen. Wenn die Krankenakte nachträglich aus dem Gedächtnis verfasst wird, kann es leicht passieren, dass eine kleinere Leistung nicht erwähnt wird – und was nicht in der Krankenakte steht, wird selten abgerechnet. Je zeitnaher die Krankenakte nach dem Termin verfasst wird und je vollständiger sie ist, desto besser ist die Grundlage für die Abrechnung. Häufige Mängel im Text der Krankenakte werden unter „Die häufigsten Fehler beim Verfassen der Krankenakte“ beschrieben.

Abrechnungsvorschlag mit KI in Vetz

Vetz liefert automatische Vorschläge dazu, was in Rechnung gestellt werden sollte, basierend auf dem Inhalt der Krankenakte. Ziel ist es, das Risiko versäumter Abrechnungen zu verringern, indem die dokumentierten Leistungen mit den in Rechnung gestellten Leistungen verknüpft werden.

Die Vorschläge basieren auf demselben Arbeitsablauf wie die Dokumentation. Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt einen strukturierten Entwurf der Dokumentation, sodass diese unmittelbar nach dem Besuch fertiggestellt wird und nicht erst im Nachhinein. Der Tierarzt prüft und genehmigt die Dokumentation, und die Abrechnungsvorschläge basieren auf dem genehmigten Eintrag. Sobald die Integration mit dem Patientenakten-System aktiv ist, wird der fertige Eintrag auf Knopfdruck übertragen. Wie der Arbeitsablauf funktioniert, wird in „KI-gestützte Patientenaktenführung für Tierärzte“ und „So funktioniert Vetz“ beschrieben.

Die Abrechnungsvorschläge dienen als Hilfestellung und stellen keine fertigen Rechnungen dar. Die für die Rechnungsstellung zuständige Person überprüft die Vorschläge anhand der Preisliste und der Abrechnungsregeln der Klinik, bevor die Rechnung abgeschlossen wird. Eine Übersicht über alle Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite von Vetz.

Messen Sie die Verbesserung während eines Testzeitraums

Wählen Sie einen abgegrenzten Testzeitraum und legen Sie im Voraus fest, welche Besuche darin einbezogen werden sollen. Verwenden Sie für einen Vergleichszeitraum dieselbe Stichprobe, damit die Ergebnisse vergleichbar sind. Behalten Sie diese Kennzahlen gerne in beiden Zeiträumen im Auge:

Anteil der erfassten Belastungspositionen: Die Anzahl der relevanten Positionen mit einer entsprechenden Belastungszeile, geteilt durch die Gesamtzahl der relevanten Positionen gemäß den Regeln der Klinik.
Anteil der korrigierten Rechnungen: Anzahl der Rechnungen, die nach der ersten Prüfung geändert werden, geteilt durch die Gesamtzahl der geprüften Rechnungen.
Wert der nachträglich erfassten Posten: Wie hoch sind die Beträge, die nach der ursprünglichen Rechnungsstellung hinzugefügt wurden?
Zeit bis zur fertigen Rechnung: vom Ende des Termins bis zur Prüfung und Fertigstellung der Rechnung.

Notieren Sie außerdem den Grund für jede Abweichung. Wiederkehrende Ursachen zeigen, welcher Schritt im Arbeitsablauf verbessert werden muss. Weitere Informationen dazu, wie sich Zeitersparnisse messen lassen, finden Sie unter „Zeitersparnis durch KI für Tierärzte“.

Fragen zur Informationssicherheit

Wenn Gespräche und Patientenakten mithilfe von KI verarbeitet werden, muss die Klinik wissen, welche Daten wie verarbeitet werden. Vor der Einführung eines solchen Tools sollte die Klinik schriftliche Antworten auf die folgenden Fragen haben:

Wo werden Audiodateien, Transkripte und Entwürfe von Krankenakten verarbeitet und gespeichert?
Wie werden Zugriffsrechte verwaltet, und kann die Klinik nachverfolgen, wer Zugriff hatte?
Wie lange werden die Daten gespeichert, und wie erfolgen die Löschung und der Export?
Welche Subunternehmer sind beteiligt, und wie wird mit Sicherheitsvorfällen umgegangen?
Wie wird der Tierhalter darüber informiert, dass KI bei der Dokumentation zum Einsatz kommt?

Die Fragen sollten am besten vor Vertragsabschluss direkt an den Anbieter gerichtet werden. Der Datenschutzbeauftragte der Klinik sollte die Antworten anschließend anhand der betriebseigenen Verfahren bewerten.

Vetz kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Kliniken, die sehen möchten, wie die Abrechnungsvorschläge in ihrem eigenen Arbeitsablauf funktionieren, können eine Vorführung buchen.