So funktioniert GOT-Abrechnung für deutsche Tierarztpraxen

Wer in Deutschland eine Tierarztpraxis betreibt oder dort arbeitet, stellt seine Leistungen gemäß der Gebührenordnung für Tierärzte – im Volksmund GOT – in Rechnung. Viele Praxen stellen sich dieselben Fragen dazu. Ist die Einhaltung der GOT verpflichtend, wie groß ist der Spielraum bei der Preisgestaltung und was muss auf der Rechnung stehen, damit sie rechtsgültig ist? Auf dieser Seite wird erläutert, wie die GOT-Abrechnung im Alltag funktioniert – vom Aufbau der Gebührenordnung bis hin zu den Abläufen, die sicherstellen, dass bei der Rechnungsstellung keine durchgeführte Leistung vergessen wird.

Was GOT ist und wer darunter fällt

Die GOT ist eine Verordnung, die regelt, welche Gebühren deutsche Tierärzte für ihre Leistungen erheben dürfen. Sie enthält eine Liste tierärztlicher Leistungen mit einer Grundgebühr pro Leistung und legt fest, wie diese Gebühr je nach den Umständen der Behandlung erhöht werden darf.

Für die einzelne Praxis bedeutet dies, dass die Preisliste nicht frei gestaltet werden kann. Jede an einem Tier durchgeführte Behandlung hat einen entsprechenden Eintrag in der Gebührenordnung, und die Rechnung muss sich auf diese Einträge zurückführen lassen.

Müssen Tierärzte ihre Rechnungen nach GOT ausstellen?

Die häufigste Frage neuer Praxisinhaber lautet, ob die GOT tatsächlich verbindlich ist oder lediglich als Empfehlung dient. Die Antwort darauf entscheidet darüber, wie die Praxis mit Rabatten, Pauschalpreisen und Verträgen mit Großkunden umgehen darf.

Unabhängig davon, wie die Antwort im Einzelnen ausfällt, braucht die Praxis eine Routine dafür, wie Abweichungen dokumentiert werden. Eine Erhöhung der Gebühr muss nachträglich begründet werden können, und diese Begründung gehört in die Patientenakte und nicht in das Gedächtnis der Person, die die Rechnung ausgestellt hat.

Gebührensatz – der Faktor, der den Preis bestimmt

Die Grundgebühr in der Gebührenordnung entspricht selten dem Betrag, den der Tierhalter tatsächlich bezahlt. Der Tierarzt wählt einen Faktor – auf Deutsch „Gebührensatz“ – aus, der mit der Grundgebühr multipliziert wird. Dieser Faktor soll widerspiegeln, wie aufwendig die jeweilige Behandlung war.

In der Praxis sind es gerade diese Praxen, die am meisten Geld verlieren, und zwar aus zwei Gründen. Wer aus Gewohnheit immer den niedrigsten Faktor wählt, berechnet für komplizierte Fälle keine entsprechenden Gebühren. Wer einen hohen Faktor wählt, ohne dass aus der Krankenakte hervorgeht, warum dies der Fall ist, wird Schwierigkeiten haben, die Rechnung zu rechtfertigen, wenn ein Tierhalter sie in Frage stellt. Ein Eintrag in der Krankenakte, der beschreibt, was getan wurde, wie lange es gedauert hat und welche Komplikationen aufgetreten sind, bildet die Grundlage für die Festlegung des Faktors.

Notdienst und Notfallbesuche

Besuche außerhalb der regulären Öffnungszeiten werden zu anderen Bedingungen als tagsüber in Rechnung gestellt. Die Gebührenordnung enthält Bestimmungen sowohl für eine gesonderte Bereitschaftsgebühr als auch für einen eigenen Tarifbereich bei Notfallbesuchen.

Für die Praxis ist es wichtig, dass das Patientenverwaltungssystem weiß, wann ein Besuch stattgefunden hat. Ein Notfallbesuch, der als gewöhnlicher Tagesbesuch erfasst wird, wird in beide Richtungen falsch abgerechnet – entweder zu niedrig für die Praxis oder in einer Weise, gegen die der Tierhalter zu Recht Einwände erheben kann.

Was eine korrekte Rechnung gemäß GOT enthält

Eine Rechnung gemäß GOT muss für den Tierhalter, einen Kollegen und den Prüfer der Praxis verständlich sein. Sie listet jede Maßnahme einzeln auf, mit Verweis auf den entsprechenden Posten der Gebührenordnung, den angewandten Faktor, Arzneimittel und Verbrauchsmaterialien sowie die Mehrwertsteuer.

Ein Pauschalbetrag ohne Aufschlüsselung lässt sich nicht überprüfen, und es ist dadurch unmöglich, im Nachhinein festzustellen, ob eine durchgeführte Leistung fehlt. Je genauer die Rechnung dem Behandlungsbericht entspricht, desto weniger Diskussionen entstehen an der Rezeption.

Die Patientenakte bestimmt die Rechnung

Eine Maßnahme, die nicht in der Krankenakte vermerkt ist, taucht selten auf der Rechnung auf. Das ist der einfache Zusammenhang, der hinter den meisten versäumten Abrechnungen in einer Praxis steckt. Bei einem Termin unter Zeitdruck hat der Tierarzt gerade noch Zeit, den Tier zu behandeln, mit dem Tierhalter zu sprechen und zum nächsten Patienten überzugehen – und was in diesem Moment nicht notiert wurde, geht verloren.

Hier macht die KI-gestützte Patientenaktenführung den Unterschied bei der Rechnungsstellung aus. Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt einen strukturierten Entwurf der Patientenakte, den der Tierarzt prüft, genehmigt und in das Patientenaktensystem überträgt. Wie das im Detail abläuft, wird auf der Seite zur KI-gestützten Patientenaktenführung beschrieben. Sobald die Patientenakte vollständig ist, ist auch die Rechnung fertig.

Vetz verfügt außerdem über eine Abrechnungshilfe, die anhand des Inhalts der Patientenakte automatisch Vorschläge dazu unterbreitet, was in Rechnung gestellt werden sollte, um das Risiko versäumter Abrechnungen zu verringern. Die Vorschläge stammen direkt aus der Patientenakte, sodass die in der Notiz beschriebene Maßnahme als Vorschlag erscheint, wenn die Rechnung erstellt wird. Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie auf der Seite zur Abrechnung in der Tierklinik.

Vetz lässt sich mit Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren. Die Termine werden automatisch in Vetz angezeigt, und die fertige Patientenakte wird ohne manuelle Schritte an das Patientenakten-System zurückgesendet. Welche Tarifpositionen und Faktoren in diesem System angelegt werden, entscheidet die Praxis selbst. Wer wissen möchte, ob das eigene Patientenakten-System unterstützt wird, kann sich an Vetz wenden.

Was sich mit GOT 2022 geändert hat

GOT wurde 2022 überarbeitet, wobei sich die Überarbeitung sowohl auf die Grundgebühren als auch auf mehrere Vorschriften zur Rechnungsstellung auswirkte. Für eine Praxis, die ihre Preislisten vor der Überarbeitung erstellt hat, gibt es Grund, diese erneut zu überprüfen.

Die praktische Umsetzung nach einer Überarbeitung erfolgt im Patientenverwaltungssystem. Abrechnungspositionen, Standardfaktoren und Vorlagen für übliche Termine müssen aktualisiert werden, und das Personal muss über die neuen Regelungen informiert sein. Eine Praxis, die weiterhin nach einer älteren Fassung abrechnet, tut dies oft, ohne es zu bemerken, da die Rechnung genauso aussieht wie zuvor.

Häufige Fehler und Informationen für Tierhalter

Die Fehler, die bei der Rechnungsstellung nach GOT immer wieder auftreten, sind selten kompliziert. Aus alter Gewohnheit werden die Leistungen unterhalb des Tarifes abgerechnet. Bei bestimmten Posten wird die Mehrwertsteuer falsch behandelt. Tatsächlich durchgeführte Maßnahmen fehlen auf der Rechnung, da sie nie in das Behandlungsbuch eingetragen wurden. Der Tierhalter erhält erst dann einen Überblick über die Kosten, wenn die Rechnung auf dem Tresen liegt.

Der letzte Fehler kostet am meisten an Vertrauen. Ein Tierhalter, der vor der Behandlung einen Kostenvoranschlag erhalten hat, reagiert selten auf den Endbetrag, während jemand, der davon überrascht wird, gerne jede einzelne Position hinterfragt.

Unabhängig davon, was die Vorschriften vorschreiben, ist es in der Praxis sinnvoll, eine Routine einzuführen, bei der die Kosten vor Beginn der Behandlung geprüft und diese Routine in der Krankenakte dokumentiert wird.

Checkliste für den Praktikumsbetreuer

Eine reibungslos funktionierende GOT-Abrechnung basiert eher auf festgelegten Abläufen als auf dem Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Die folgenden Punkte decken das Wesentliche ab.

• Tragen Sie die Positionen der Gebührenordnung und die Standardfaktoren der Praxis in das Patientenverwaltungssystem ein, sodass jede Maßnahme aus einer Liste ausgewählt werden kann, anstatt frei eingegeben zu werden.
• Legen Sie fest, wie Abweichungen zu begründen sind und wo die Begründung vermerkt wird, damit sie in der Akte verbleibt, falls die Rechnung angefochten wird.
• Schulen Sie alle Mitarbeiter, die Rechnungen erstellen, hinsichtlich der Anforderungen der Gebührenordnung an die Rechnungsgestaltung, einschließlich der Ausweisung von Arzneimitteln, Materialien und Mehrwertsteuer.
• Führen Sie vor der Behandlung ein Gespräch mit dem Tierhalter über die Kosten durch und vermerken Sie in der Krankenakte, dass dies geschehen ist.
• Überprüfen Sie regelmäßig eine Stichprobe von Rechnungen anhand der Buchungsbelege und achten Sie dabei auf Maßnahmen, die zwar durchgeführt, aber nicht in Rechnung gestellt wurden.
• Lassen Sie die Abrechnung auf der Grundlage der Patientenakte erfolgen – mit einem während des Besuchs erstellten Entwurf der Patientenakte und einer Abrechnungshilfe, die Einträge aus dem Inhalt der Patientenakte vorschlägt.
• Überprüfen Sie nach jeder Änderung der Gebührenordnung die Preislisten und Vorlagen und vergewissern Sie sich, dass das System den aktuellen Wortlaut berücksichtigt.

Weitere Funktionen, die sich auf die Buchführung und Rechnungsstellung auswirken, sind auf der Seite mit den Funktionen von Vetz zusammengefasst.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Möchten Sie sehen, wie ein während des Besuchs erstellter Entwurf der Patientenakte als Grundlage für die Rechnung dienen kann und wie die Abrechnungshilfe Posten direkt aus der Patientenakte vorschlägt? Buchen Sie eine Demo, dann zeigen wir Ihnen, wie Vetz in einer Praxis funktioniert, die nach GOT abrechnet.