Kostenlose Praxisverwaltungssoftware für Tierarztpraxen: Was Sie erhalten und was Sie fragen sollten

Wer eine eigene Praxis gründet oder eine kleinere Klinik betreibt, sucht oft nach einer Praxisverwaltungssoftware, die man vom ersten Tag an ohne große Kosten nutzen kann. Bevor Sie verschiedene Optionen vergleichen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie benötigen, da der Begriff „Praxisverwaltungssoftware“ für zwei verschiedene Arten von Tools verwendet wird.

Zwei Dinge, die als Journalprogramme bezeichnet werden

Das erste ist das Patientenakten-System, oft als PMS bezeichnet, in dem die Patientenakten zusammen mit Terminvereinbarungen und Rechnungsdaten gespeichert werden. Es handelt sich dabei um das Register der Praxis und den Ort, an dem die Akten tatsächlich gespeichert werden. Was ein solches System leisten muss, erläutern wir im Artikel über Patientenakten-Systeme für Tierärzte.

Die zweite Möglichkeit ist ein Tool, das den Text der Patientenakte für Sie verfasst, und Vetz gehört zu dieser Kategorie. Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu, erstellt einen strukturierten Entwurf der Patientenakte und überträgt die fertige Akte in das bereits in der Klinik vorhandene Aktenverwaltungssystem. Weitere Informationen zu dieser Arbeitsweise finden Sie auf der Seite zur KI-gestützten Aktenführung.

Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für eine kostenlose Option entscheiden

Krankenakten müssen auch lange nach dem Besuch noch lesbar und abrufbar sein; daher sind die Bedingungen für ihre Speicherung wichtiger als der Preis. Stellen Sie dem Anbieter die folgenden Fragen, bevor die Krankenakten Ihrer Praxis in einem Dienst gespeichert werden – unabhängig davon, ob dieser kostenlos ist oder kostenpflichtig.

• Wie lange werden die Aufzeichnungen aufbewahrt, und was passiert mit ihnen, wenn Sie den Dienst nicht mehr nutzen?
• Ist es möglich, alle Patientenakten in einem Format zu exportieren, das ein anderes Patientenakten-System einlesen kann?
• Wo werden die Daten gespeichert, und in welchem Land befinden sich die Server?
• Welche Unterauftragsverarbeiter werden für die Speicherung oder Verarbeitung der Daten eingesetzt?
• Was ist in der kostenlosen Version enthalten, und für welche Funktionen muss man bezahlen?

Die Antworten zeigen, ob der Dienst auch dann noch für Sie geeignet ist, wenn die Klinik wächst oder Sie das System wechseln möchten.

Testen Sie Vetz 14 Tage lang

Vetz kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden, und du musst keine Kreditkartendaten angeben, um loszulegen. Du meldest dich über den Browser an und kannst sofort loslegen – ganz ohne Download oder Installation. Vetz gibt es auch als App für iPhone und Android, falls du lieber über dein Smartphone arbeitest.

So könnte eine Beratung während der Probezeit aussehen

Während der Testphase können Sie einen typischen Behandlungsablauf vom ersten Wort bis zur unterzeichneten Krankenakte mitverfolgen.

1. Wenn Sie den Tierhalter treffen und das Gespräch beginnen, aktivieren Sie Vetz, das zuhört, während Sie sich um das Tier kümmern.
2. Vetz übersetzt das Gespräch in Echtzeit, unterscheidet, wer was sagt, und nutzt Ihre Vorlagen, um die Notiz zu erstellen.
3. Innerhalb weniger Sekunden nach dem Gespräch erhalten Sie einen strukturierten Entwurf der Krankenakte mit korrekter medizinischer Terminologie, der sofort zur Durchsicht bereitsteht.
4. Sie prüfen den Entwurf und überarbeiten ihn von Hand oder bitten Vetz, den Text umzuformulieren, bevor Sie das Protokoll unterzeichnen.
5. Anhand derselben Notiz kann Vetz dem Tierhalter Empfehlungen für die weitere Behandlung zu Hause geben und vorschlagen, was in Rechnung gestellt werden sollte.

Sie behalten stets die Kontrolle über die Notiz und entscheiden selbst, was darin steht, wenn Sie sie unterschreiben. Eine ausführlichere Anleitung finden Sie im Leitfaden „So funktioniert Vetz in der Praxis“.

Vetz arbeitet mit Ihrem Patientenakten-System zusammen

Die Klinik kann ihr Patientenakten-System beibehalten, wenn Sie mit der Nutzung von Vetz beginnen. Vetz lässt sich in Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren. Bei einer aktiven Integration werden Ihre Termine automatisch in Vetz angezeigt, und die fertige Patientenakte wird an das Patientenakten-System zurückgesendet, ohne dass jemand den Text manuell übertragen muss.

Wenn Sie ein anderes Patientenakten-System verwenden, können Sie sich an Vetz wenden und nachfragen, ob dieses bereits unterstützt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, besteht die Möglichkeit, eine Integration für die meisten Patientenakten-Systeme zu entwickeln. Lesen Sie im Artikel mehr darüber, wie Vetz in Ihr Patientenakten-System integriert wird.

Was die Klinik benötigt, um den Betrieb aufzunehmen

Der Computer oder das Handy, das du bereits hast, reicht aus, solange das Gerät über ein Mikrofon verfügt. Die meisten Tablets funktionieren ebenfalls direkt mit Vetz.

Vetz kann die klinikeigenen Vorlagen für Patientenakten nachbilden, sodass die Entwürfe der Struktur Ihrer bestehenden Patientenakten entsprechen. Zu Beginn unterstützt Vetz Sie bei der Einrichtung von Vorlagen und Integrationen, und es stehen Schulungen und Support zur Verfügung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Weitere Funktionen, darunter intelligentes Diktieren und Vorschläge für Diagnosecodes, werden auf der Funktionsseite beschrieben.

Datenschutz und Fragen an den Anbieter

Die Patientenakten enthalten Daten zu Tierhaltern, weshalb die Klinik wissen sollte, wie ein Tool mit diesen Daten umgeht, bevor es im Echtbetrieb eingesetzt wird – auch während einer kostenlosen Testphase. Vetz erklärt, dass die Integration in das Patientenaktensystem verschlüsselt und DSGVO-konform erfolgt; weitere Informationen zu den Sicherheitsmaßnahmen finden Sie auf der Sicherheitsseite von Vetz.

Fragen Sie dennoch direkt beim Anbieter nach, wo die Daten gespeichert werden und welche Unterauftragsverarbeiter zum Einsatz kommen. Bitten Sie außerdem um eine Auskunft darüber, wie lange die Daten aus der Beratung aufbewahrt werden – am besten schriftlich.

Teilen Sie dem Tierhalter mit, dass künstliche Befruchtung zum Einsatz kommt

Vetz empfiehlt, den Tierhalter darüber zu informieren, dass KI als Unterstützung beim Verfassen des Behandlungsberichts eingesetzt wird. Dies fördert Vertrauen und Offenheit im Gespräch, und Vetz kann eine vorgefertigte Formulierung zur Verfügung stellen, die die Klinik verwenden kann.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Möchten Sie vor Beginn der Testphase sehen, wie Vetz mit Ihren eigenen Vorlagen und Ihrem Patientenverwaltungssystem funktioniert? Buchen Sie eine Demo, dann zeigen wir Ihnen, wie Vetz funktioniert – speziell auf Ihre Praxis zugeschnitten. Sie können Vetz außerdem 14 Tage lang kostenlos testen, ohne Ihre Kreditkartendaten anzugeben.