Mit KI-Unterstützung bei der Patientenaktenführung die Arbeitsbelastung in der Klinik verringern

Es ist fast sieben Uhr, der letzte Tierhalter ist nach Hause gefahren, und sechs Krankenakten sind noch nicht unterschrieben. Viele Tierkliniken kennen diese Situation, und sie zeigt deutlich, wo die Arbeitslast tatsächlich landet, wenn der Tag nicht ausreicht. Auf dieser Seite wird erläutert, welchen Teil der Überlastung eine KI-Unterstützung bei der Erstellung von Krankenakten übernehmen kann, wie dies im schwedischen Klinikalltag funktioniert und was die Klinik vor einer Entscheidung prüfen sollte.

Was die Erschöpfung verursacht und was sich automatisieren lässt

CoVet nennt in seinem Artikel über Burnout bei Tierärzten lange Arbeitstage, emotionale Erschöpfung durch schwierige Fälle, Mitgefühlsmüdigkeit, finanziellen Stress, anspruchsvolle Kundengespräche, Personalmangel und ein unausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit als häufige Ursachen. CoVet schreibt außerdem, dass viele Tierärzte nach Feierabend noch länger bleiben, nur um die Krankenakten fertigzustellen.

Die meisten Punkte auf dieser Liste werden durch Entscheidungen der Führungsgruppe geändert. Die Personalbesetzung, die Dienstplanerstellung und die Art und Weise, wie das Team über schwierige Fälle spricht, werden durch ein Programm nicht beeinflusst. Im administrativen Bereich sieht es anders aus. Die Eintragung in die Krankenakte, die Entlassungsempfehlung und die Abrechnung sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, die aber nicht erfordern, dass gerade Sie abends dasitzen und sie schreiben. Hier hat eine KI-Unterstützung eine echte Aufgabe, und hier sollte man auch vernünftigerweise die Wirkung messen.

Wie die Branche das Ausmaß des Problems beschreibt

CoVet verweist auf seiner Seite zum Thema Burnout bei Tierärzten auf die „Merck Animal Health Veterinarian Wellbeing Study 2022“, in der angegeben wird, dass über 50 % der Tierärzte ein hohes Maß an Burnout aufweisen, wobei jüngere Tierärzte und Hilfspersonal am stärksten betroffen sind.

Scribenote verweist in seinem Beitrag über die Bekämpfung von Burnout mithilfe eines KI-Autors auf die AVMA (JAVMA 2023) hinsichtlich der Angabe, dass Tierärzte eine um 155 % höhere Burnout-Rate aufweisen als die allgemeine Bevölkerung, sowie auf die Cornell University hinsichtlich der geschätzten Kosten von 2 Milliarden Dollar pro Jahr für die Branche.

Beide Quellen stammen aus Nordamerika, und die Zahlen beziehen sich auf die dortigen Verhältnisse. Sie sagen nichts Konkretes über eine schwedische Klinik aus, liefern aber einen Anhaltspunkt für die Größenordnung, an dem sich die Leitung orientieren kann, wenn sie darüber diskutiert, warum Mitarbeiter kündigen.

Frühe Warnzeichen, die bei der Teambesprechung angesprochen werden sollten

CoVet beschreibt eine Reihe von Anzeichen, die auftreten können, bevor jemand ernsthaft Alarm schlägt:

• Erschöpfung schon vor Beginn des Trainings, Schlaf, der keine Erholung bringt
• Zynismus, Gereiztheit und emotionale Abstumpfung gegenüber Patienten und Tierhaltern
• Übersehene klinische Details und nachlassende Arbeitsleistung
• Vermeidung bestimmter Aufgaben, Patienten oder Gespräche
• Rückzug von Kollegen und geringere Zusammenarbeit
• geringere Arbeitszufriedenheit und Zweifel daran, im Beruf zu bleiben

CoVet weist darauf hin, dass die Anzeichen bei jedem Mitglied des Teams auftreten können. Tierarzthelfer, Empfangsmitarbeiter und Klinikleiter sind ebenso gefährdet wie die Tierärzte. Mehr über den Zusammenhang zwischen Arbeitsbelastung und Erholung erfahren Sie im Artikel „Vom Burnout zur Ausgeglichenheit: Wie KI die Arbeitsbelastung in der Klinik verringern kann“.

So verschwindet die Schreibarbeit in der Praxis

Im Sprechzimmer aktivieren Sie Vetz, sobald das Gespräch mit dem Tierhalter beginnt. Vetz hört zu und interpretiert das Gespräch in Echtzeit, erkennt, wer was sagt und welche Informationen wichtig sind. Als Struktur dienen die klinikeigenen Vorlagen, sodass der Entwurf Ihren bestehenden Abläufen entspricht.

Innerhalb weniger Sekunden nach dem Gespräch liegt ein vollständiger Entwurf des Behandlungsberichts vor, der gemäß den Abläufen der Klinik strukturiert ist und die korrekte medizinische Terminologie enthält. Sie lesen den Entwurf durch, passen ihn manuell oder mithilfe von KI an und unterschreiben ihn. Sie behalten dabei stets die Kontrolle. Die einzelnen Schritte werden im Leitfaden zur praktischen Anwendung von Vetz ausführlich beschrieben, und die Grundlagen der Technologie finden Sie unter „Was ist ein KI-Scribe? “ sowie auf der Seite zur KI-Krankenaktenführung.

Die Entlastung hört nicht beim Text auf

Was nach einem Arbeitstag als psychische Belastung zurückbleibt, ist selten nur der eigentliche Text der Patientenakte. Vetz kann fehlende Teile in den Notizen identifizieren, beispielsweise die Anamnese oder die Diagnose, und Vorschläge für Differentialdiagnosen unterbreiten. Erinnerungen an Folgetermine und Nachsorge werden im selben Arbeitsablauf abgewickelt.

Darüber hinaus generiert Vetz individuell angepasste Entlassungsempfehlungen direkt aus der Krankenakte, schlägt anhand der Notizen relevante Diagnosecodes vor und bietet Unterstützung bei der Abrechnung auf der Grundlage des Inhalts der Krankenakte, wodurch das Risiko versäumter Abrechnungen verringert wird. Die Entlassungsempfehlungen werden auf der Seite „Entlassungsempfehlungen für Tierärzte“ näher beschrieben, und eine Übersicht über alle Funktionen finden Sie unter „Funktionen“. Wie sich die Zeitersparnis über den Arbeitstag verteilt, wird im Abschnitt „Zeit sparen mit KI als Tierarzt“ erläutert.

Die Abendarbeit entfällt erst, wenn der Entwurf nicht mehr von Hand transportiert werden muss

Ein fertiger Entwurf in einem separaten Fenster nützt nichts, wenn ihn jemand ohnehin noch ausschneiden und in das Patientenakten-System einfügen muss. Vetz lässt sich in Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren. Ihre Termine werden automatisch in Vetz angezeigt, und die fertige Patientenakte wird mit einem Knopfdruck zurück ins Patientenakten-System übertragen – ohne Doppelarbeit oder manuelle Schritte.

Technisch gesehen basiert die Integration auf APIs oder Export- und Importfunktionen Ihres derzeitigen Systems, und der Entwurf der Patientenakte kann automatisch in die entsprechenden Felder übertragen werden. Laut Vetz erfolgt die Übertragung verschlüsselt und DSGVO-konform. Die Klinik muss also kein neues Patientenakten-System einführen, um loslegen zu können. Sollte Ihr System derzeit nicht unterstützt werden, besteht die Möglichkeit, eine Integration für die meisten Systeme zu entwickeln – es lohnt sich, bereits beim ersten Kontakt danach zu fragen. Mehr dazu finden Sie unter „So lässt sich Vetz in Ihr Patientenakten-System integrieren“.

Messen Sie die Wirkung, anstatt sich auf Ihr Gefühl zu verlassen

Legen Sie eine Ausgangsbasis fest, bevor Sie etwas einführen. Einfache Kennzahlen, die sich nachverfolgen lassen:

• Anzahl der Minuten, die pro Besuch für die Dokumentation aufgewendet werden, gemessen während einer normalen Woche
• Anzahl der nicht unterzeichneten Krankenakten am Ende des Tages
• wie viel Arbeit nach Geschäftsschluss erledigt wird und von wem
• Wie viele Abende pro Woche sich jemand von zu Hause aus einloggt
• der Anteil der Krankenakten, die am nächsten Tag nachträglich vervollständigt werden

Vetz kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden, ohne dass Kreditkartendaten erforderlich sind – das reicht für einen Vergleich mit dem Ausgangswert. In der Funktion „Analytics und Einblicke“ erhalten Sie einen Überblick über Arbeitsabläufe, Produktivität und Nutzung und können Muster in Echtzeit erkennen.

Fragen Sie den Anbieter, welche Ihrer Kennzahlen direkt in Analytics und Insights verfolgt werden können und welche Sie manuell im Journal-System verfolgen müssen, beispielsweise die Anzahl der nicht unterzeichneten Journale am Ende des Tages.

Die Einführung ist ein Veränderungsprozess, keine bloße Installation

Es ist kein Download erforderlich. Vetz wird im Browser genutzt und ist auch als App für iPhone und Android verfügbar. Die meisten Computer, Smartphones und Tablets funktionieren sofort, vorausgesetzt, das Gerät verfügt über ein Mikrofon.

Vetz unterstützt mehr als 10 Sprachen und berücksichtigt verschiedene Dialekte und Akzente, was in Teams wichtig ist, in denen nicht alle Mitglieder Schwedisch als Muttersprache sprechen. Das System ermöglicht Gespräche mit mehreren Teilnehmern und funktioniert auch bei Video- und Telefonkonsultationen.

Ein praktischer Ansatz besteht darin, zwei oder drei Tierärzte Vetz während der Testphase nutzen zu lassen, während der Rest des Teams wie gewohnt weiterarbeitet. Lassen Sie die Tester berichten, was in den Entwürfen fehlt, passen Sie die Vorlagen für die Patientenakten der Praxis entsprechend an und weiten Sie die Nutzung dann auf weitere Mitarbeiter aus. Vetz lässt sich an Ihre Abläufe, Vorlagen und Arbeitsweisen anpassen, und Sie erhalten Unterstützung bei der Einrichtung. Was Sie bei verschiedenen Tools vergleichen sollten, wird im Artikel „Auswahl eines KI-Scribes als Tierarzt“ behandelt.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie unterschreiben

Stellen Sie diese Fragen dem Lieferanten und bitten Sie um schriftliche Antworten:

• Wo werden die personenbezogenen Daten geografisch gesehen gespeichert?
• Welche Unterauftragsverarbeiter werden beauftragt, und wie werden Sie über Änderungen informiert?
• Wie lange werden Tonaufnahmen bzw. Transkripte aufbewahrt?
• Wie beantragt die Klinik die Löschung, und wie lange dauert das?
• Wie werden die Zugriffsrechte zwischen den verschiedenen Rollen in der Klinik geregelt?
• Was geschieht mit den Patientendaten, wenn der Vertrag endet?

Informationen zur Sicherheit finden Sie auf der Seite „Sicherheit“, und die für die tierärztliche Tätigkeit spezifischen Datenschutzfragen werden in den Abschnitten „KI“ und „DSGVO für Tierärzte“ behandelt.

Die Einwilligung des Tierhalters ist Teil derselben Vorbereitung. Vetz empfiehlt, den Tierhalter darüber zu informieren, dass KI als Unterstützung bei der Dokumentation eingesetzt wird, und stellt einen vorformulierten Text zur Verfügung, der vor Ort verwendet werden kann. Legen Sie im Voraus fest, wer dies sagt und zu welchem Zeitpunkt während des Besuchs, damit alle Teammitglieder einheitlich vorgehen.

Was KI nicht lösen kann

Ein Gespräch über die Einschläferung wird nicht einfacher, nur weil sich der Vermerk von selbst erstellt. Personalmangel, unbesetzte Stellen und Tierhalter, die die Kosten in Frage stellen, bestehen auch nach der Einführung weiterhin. Der Tierarzt prüft und unterzeichnet immer selbst, und die Verantwortung für den Inhalt der Krankenakte wird nicht übertragen.

Daher sollte die Unterstützung bei der Dokumentation mit organisatorischen Maßnahmen kombiniert werden. CoVet schlägt in seinem Artikel flexible Dienstplanerstellung, Delegation und bereichsübergreifende Schulungen, regelmäßige Abstimmungen, bei denen das Team tatsächlich sieht, dass sich danach etwas ändert, sowie den Zugang zu Unterstützungsprogrammen für Mitarbeiter vor. Die Zeit, die durch die Entlastung bei der Dokumentation frei wird, bietet den Spielraum für solche Maßnahmen – sofern die Klinik aktiv beschließt, diese Mittel dafür einzusetzen.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Wenn Sie sehen möchten, wie der Dokumentenfluss mit Ihren eigenen Vorlagen und Ihrem Dokumentensystem aussieht, vereinbaren Sie eine Demo. Bringen Sie gerne Ihre Zahlen dazu mit, wie viel Dokumentenarbeit nach Feierabend noch zu erledigen ist – so können Sie diese mit dem Tagesablauf bei Vetz vergleichen.