Buchhaltungssoftware für Tierärzte: Finanzen und Patientenakten in einem Arbeitsablauf

Buchhaltungssoftware für Tierärzte – was ist eigentlich darin enthalten?

Wenn eine Tierklinik in Dänemark nach einer Buchhaltungssoftware für Tierärzte sucht, geht es um die Finanzverwaltung: Buchhaltung, Rechnungsstellung an Tierhalter, Quittungen, Mehrwertsteuer und die laufende finanzielle Überwachung des Betriebs. Eine Buchhaltungssoftware kümmert sich um den Geldfluss in der Klinik, nicht darum, was im Untersuchungsraum geschieht.

Vetz löst ein anderes Problem. Vetz ist eine KI-Unterstützung für die eigentliche Konsultation, den Entwurf der Krankenakte und den klinischen Dokumentationsfluss der Praxis. Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt einen strukturierten Entwurf der Krankenakte, den der Tierarzt anschließend prüft und genehmigt, wie auf vetz.ai/features beschrieben. Die beiden Systemtypen decken unterschiedliche Bereiche des Klinikalltags ab, und für eine Klinik, die sowohl über die Finanzen als auch über die Patientenakten den Überblick behalten möchte, kommt es in der Praxis darauf an, wie die Systeme miteinander verknüpft werden.

Was eine Klinik von einer Buchhaltungssoftware erwarten sollte

Bevor man sich für einen Anbieter entscheidet, sollten die folgenden Funktionen in der Anforderungsliste enthalten sein:

• Rechnungsstellung an Tierhalter, verknüpft mit Patientendaten und Behandlungsverlauf.
• Digitale Verwaltung von Belegen und Quittungen, ohne dass jeder Beleg manuell eingegeben werden muss.
• Verfahren für die Umsatzsteuer und die Buchführung, die an die dänischen Vorschriften für buchführungspflichtige Unternehmen angepasst sind.
• Berichte, die Einnahmen, Ausgaben und Rentabilität im Zeitverlauf darstellen.
• Benutzerberechtigungen, die festlegen, was Tierärzte, Tierpfleger und Administratoren im System sehen und tun dürfen.
• Schnittstellen für die Gehaltsabrechnung und Zahlungslösungen.
• Integration mit dem Buchungssystem, der Kassensoftware und dem Patientenakten-System der Klinik.

Inwieweit ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm diese Punkte abdeckt, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Dies sollte jede Klinik vor der Entscheidung direkt mit dem jeweiligen Anbieter klären.

Dinero: Rechnungsstellung und Buchhaltung für Tierärzte

Auf seiner Seite für Tierärzte beschreibt Dinero, dass das Programm laut dinero.dk/hvem-er-dinero-for/dyrlaeger die Rechnungsstellung an Tierhalter, die Möglichkeit zur Erfassung von Patienten, das Scannen von Quittungen per Handy sowie einen laufenden Überblick über Einnahmen und Ausgaben bietet. Auf derselben Seite heißt es, dass Dinero Integrationen mit Terminplanungs- und Lohnabrechnungssystemen bietet, mit automatischer Buchung nach jedem Lohnlauf.

Eine Klinik, die bereits ein Terminplanungs- oder ein Lohnabrechnungssystem nutzt, sollte prüfen, ob Dinero oder ein anderer Anbieter eine Integration anbietet, die tatsächlich zum bestehenden Arbeitsablauf passt. Eine Anbindung, die für eine Ein-Personen-Praxis gut funktioniert, muss nicht unbedingt genauso gut für eine Klinik mit mehreren Tierärzten und wechselnden Dienstplänen geeignet sein.

Wie sich Dinero im Vergleich zu anderen Buchhaltungsprogrammen positioniert

Auf seiner Vergleichsseite beschreibt sich Dinero laut dinero.dk/sammenlign-regnskabsprogrammer als eine Lösung, die für „Unternehmer sowie kleine und mittelständische Selbstständige“ entwickelt wurde. Auf derselben Seite wird Dinero unter anderem mit e-conomic, Billy, Meneto und Dynamics 365 hinsichtlich Unternehmensgröße und Funktionsumfang verglichen.

Für eine Tierklinik, die sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden muss, ist die Größe der Praxis ein sinnvoller Ausgangspunkt. Dieser sollte durch eine Prüfung der Funktionen, Kosten, des Supports, der Integrationsmöglichkeiten sowie der Vorgehensweise bei der Migration der bestehenden Buchhaltung in ein neues System ergänzt werden – unabhängig davon, für welchen Anbieter sich die Klinik letztendlich entscheidet.

Anolla: Buchung und Kundenkommunikation, keine Buchhaltung

Anolla beschreibt sich selbst laut anolla.com/da/dyrlaegesoftware als „ein intelligentes Buchungssystem für Tierärzte und Tierkliniken“, das Online-Terminvereinbarungen, Kalender, Dienstpläne sowie Behandlungs- und Impfpläne vereint. Auf der Website werden außerdem Funktionen für die Kundenkommunikation, Online-Zahlungen bei der Buchung und eine automatische Warteliste beschrieben.

Anolla ist somit als ergänzendes Verwaltungssystem für Terminvereinbarungen und Kundenkontakt relevant. Die Seite liefert keine Anhaltspunkte dafür, welche Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungsfunktionen die Klinik im Übrigen benötigt. Die Fragen zu Mehrwertsteuer, Buchhaltung und Rechnungsstellung fallen in den Bereich der Buchhaltungssoftware.

Wo Vetz vor der Wirtschaft ins Spiel kommt

Bevor eine Rechnung oder ein Buchungseintrag überhaupt in die Buchhaltungssoftware gelangt, ist im Untersuchungsraum bereits viel passiert. Vetz hört während der Konsultation mit dem Tierhalter zu und erstellt automatisch einen strukturierten Entwurf der Krankenakte, der unter vetz.ai/ai-journalforing näher beschrieben wird. Der Tierarzt prüft und genehmigt den Entwurf, und die fertige Krankenakte kann in das Krankenaktensystem übertragen werden, sobald die Integration aktiv ist.

Diese Arbeit erfolgt vor dem Abrechnungsprozess, hat aber dennoch Auswirkungen darauf. Ein Behandlungsbericht, der beim Verlassen des Untersuchungsraums strukturiert und vollständig ist, erleichtert es, zu erkennen, was tatsächlich in Rechnung gestellt werden soll und welche Belege in das Buchhaltungsprogramm eingegeben werden müssen.

Abrechnungsvorschlag und der weitere Weg zur Kasse und zur Buchhaltung

Vetz kann auf der Grundlage des Inhalts der Krankenakte Vorschläge für die Abrechnung unterbreiten, wie auf vetz.ai/features beschrieben. Der Tierarzt oder das Klinikpersonal entscheidet selbst über den Vorschlag, und die Übertragung an die Kasse oder das Buchhaltungsprogramm erfolgt nicht automatisch.

Wie eine genehmigte Abrechnungsgrundlage anschließend an das Kassensystem, das PMS oder das Buchhaltungsprogramm der Praxis weitergeleitet werden soll, muss jede Praxis entsprechend ihrer eigenen Systemlandschaft festlegen. Hier wird die Verbindung zwischen Patientenakten, Kasse und Buchhaltung konkret, und diese Frage sollte sowohl an Vetz als auch an den Anbieter des Buchhaltungsprogramms der Praxis gerichtet werden.

Mit welchen Patientenakten-Systemen lässt sich Vetz integrieren?

Vetz lässt sich mit Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren. Die Termine der Klinik werden automatisch in Vetz angezeigt, und die fertige Patientenakte wird an das Patientenakten-System zurückgesendet, wie unter vetz.ai/blog/vetz-integration-pms und vetz.ai/journalsystem-veterinar zu lesen ist. Verwendet die Klinik ein anderes Patientenverwaltungssystem als diese drei, ist es am einfachsten, sich direkt bei Vetz zu erkundigen, welche Integrationsmöglichkeiten für genau dieses System bestehen.

Fragen, die Sie vor dem Kauf oder der Integration stellen sollten

Bevor sich eine Klinik für ein Buchhaltungsprogramm, ein Patientenakten-System oder eine Schnittstelle zwischen beiden entscheidet, sollten dem jeweiligen Anbieter einige Fragen gestellt werden:

• Wo werden die Finanzdaten und die Journalbuchungen gespeichert, und in welchem Land?
• Welche Subunternehmer verarbeiten die Daten?
• Wie lange werden die Daten gespeichert, und was geschieht mit ihnen, wenn die Klinik den Anbieter wechselt?
• Welche Exportmöglichkeiten gibt es, wenn man die Daten später in ein anderes System übertragen möchte?
• Wie sieht die Aufgabenteilung zwischen dem Patientenakten-System, dem PMS, dem Terminplanungssystem und dem Buchhaltungsprogramm aus, wenn etwas schiefgeht?

Die Antworten variieren je nach Anbieter. Sie sollten feststehen, bevor ein neues Buchhaltungsprogramm oder eine neue Integration in der Klinik in Betrieb genommen wird.

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