Så fungerar GOT-Abrechnung för tyska veterinärpraktiker
Den som driver eller arbetar i en veterinärpraktik i Tyskland fakturerar sina tjänster enligt Gebührenordnung für Tierärzte, i dagligt tal GOT. Många praktiker ställer sig samma frågor om den. Är det obligatoriskt att följa den, hur stort spelrum finns det i prissättningen, och vad måste stå på fakturan för att den ska hålla? Den här sidan går igenom hur GOT-Abrechnung fungerar i vardagen, från taxans uppbyggnad till de rutiner som gör att ingen utförd åtgärd glöms bort när fakturan skrivs.
Vad GOT är och vem som omfattas
GOT är en förordning som reglerar vad tyska veterinärer får ta betalt för sina tjänster. Den anger en förteckning över veterinära åtgärder med en grundavgift per åtgärd, och den styr hur den avgiften får räknas upp beroende på omständigheterna kring behandlingen.
För den enskilda praktiken betyder det att prislistan inte är fri. Varje åtgärd som utförs på ett djur har en motsvarande post i taxan, och fakturan ska kunna härledas till de posterna.
Måste veterinärer fakturera enligt GOT?
Den vanligaste frågan från nya praktikägare är om GOT verkligen är tvingande eller om den fungerar som en rekommendation. Svaret avgör hur praktiken får hantera rabatter, paketpriser och avtal med större kunder.
Oavsett vad svaret blir i detalj behöver praktiken en rutin för hur avvikelser dokumenteras. En uppräkning av avgiften ska gå att motivera i efterhand, och motiveringen hör hemma i journalen snarare än i minnet hos den som fakturerade.
Gebührensatz, faktorn som avgör priset
Grundavgiften i taxan är sällan det belopp djurägaren faktiskt betalar. Veterinären väljer en faktor, på tyska Gebührensatz, som multipliceras med grundavgiften. Faktorn är tänkt att fånga hur krävande den enskilda behandlingen var.
I praktiken är det här praktiker förlorar mest pengar, och det av två skäl. Den som alltid väljer lägsta faktorn av vana tar inte betalt för komplicerade fall. Den som väljer en hög faktor utan att journalen visar varför får svårt att försvara fakturan när en djurägare ifrågasätter den. En journalanteckning som beskriver vad som gjordes, hur lång tid det tog och vilka komplikationer som uppstod är det underlag faktorn vilar på.
Jour och akutbesök
Besök utanför ordinarie öppettider faktureras på andra villkor än dagtid. Taxan innehåller regler för både en särskild jouravgift och ett eget intervall för faktorn vid akuta besök.
För praktiken är det viktigt att journalsystemet vet när ett besök skedde. Ett akutbesök som registreras som ett vanligt dagbesök faktureras fel i båda riktningarna, antingen för lågt för praktiken eller på ett sätt som djurägaren med rätta kan invända mot.
Vad en korrekt faktura enligt GOT innehåller
En faktura enligt GOT ska kunna läsas av djurägaren, av en kollega och av den som granskar praktiken. Den redovisar varje åtgärd för sig, med hänvisning till taxans post, den faktor som använts, läkemedel och förbrukningsmaterial samt moms.
En klumpsumma utan specifikation går inte att kontrollera, och den gör det omöjligt att i efterhand se om en utförd åtgärd saknas. Ju närmare fakturan följer journalen, desto färre diskussioner uppstår i receptionen.
Journalen styr fakturan
En åtgärd som inte står i journalen hamnar sällan på fakturan. Det är det enkla sambandet bakom det mesta av den missade debiteringen i en praktik. Under ett pressat besök hinner veterinären behandla, prata med djurägaren och gå vidare till nästa patient, och det som inte skrevs ner i stunden försvinner.
Det är här AI-stödd journalföring gör skillnad för faktureringen. Vetz lyssnar under samtalet med djurägaren och skapar ett strukturerat journalutkast, som veterinären granskar, godkänner och för över till journalsystemet. Hur det går till i detalj beskrivs på sidan om AI-journalföring. När journalen är komplett blir fakturan det också.
Vetz har dessutom ett debiteringsstöd som ger automatiska förslag på vad som bör faktureras baserat på journalens innehåll, med syftet att minska risken för missad debitering. Förslagen kommer direkt från journalen, så den åtgärd som beskrevs i anteckningen dyker upp som ett förslag när fakturan ska skrivas. Läs mer om hur det fungerar på sidan om debitering i veterinärkliniken.
Vetz integreras med Provet Cloud, Vettigo och MHK FileMaker. Bokningarna visas automatiskt i Vetz och den färdiga journalen skickas tillbaka till journalsystemet utan manuella steg. Vilka taxeposter och faktorer som läggs upp i det systemet avgör praktiken själv, och den som vill veta om det egna journalsystemet stöds kan kontakta Vetz.
Vad som ändrades med GOT 2022
GOT reviderades 2022, och revideringen påverkade både grundavgifterna och flera av reglerna kring fakturering. För en praktik som satte upp sina prislistor före revideringen finns det skäl att gå igenom dem på nytt.
Det praktiska arbetet efter en revidering ligger i journalsystemet. Taxeposter, standardfaktorer och mallar för vanliga besök behöver uppdateras, och personalen behöver veta vad som gäller. En praktik som fortfarande fakturerar efter en äldre lydelse gör det ofta utan att märka det, eftersom fakturan ser likadan ut som förut.
Vanliga fel och information till djurägaren
De fel som återkommer i fakturering enligt GOT är sällan avancerade. Praktiken tar betalt under taxan av gammal vana. Momsen hanteras fel för någon kategori av poster. Åtgärder som faktiskt utfördes saknas på fakturan eftersom de aldrig skrevs in i journalen. Djurägaren får ingen uppfattning om kostnaden förrän fakturan ligger på disken.
Det sista felet kostar mest i förtroende. En djurägare som fått en uppskattning av kostnaden före behandlingen reagerar sällan på slutsumman, medan en som överraskas gärna ifrågasätter varje rad.
Oavsett vad regelverket kräver tjänar praktiken på en rutin där kostnaden gås igenom innan behandlingen inleds och där den rutinen dokumenteras i journalen.
Checklista för praktikchefen
En fungerande GOT-Abrechnung bygger på rutiner snarare än på enskilda medarbetares minne. Följande punkter täcker det mesta.
- Lägg upp taxans poster och praktikens standardfaktorer i journalsystemet, så att varje åtgärd kan väljas från en lista i stället för att skrivas in fritt.
- Bestäm hur avvikande faktorer ska motiveras och var motiveringen skrivs, så att den finns kvar i journalen när fakturan ifrågasätts.
- Utbilda alla som fakturerar i vad taxan kräver på fakturan, inklusive hur läkemedel, material och moms redovisas.
- Inför en kostnadsgenomgång med djurägaren före behandling och notera i journalen att den gjorts.
- Granska regelbundet ett urval fakturor mot journalanteckningarna och leta efter åtgärder som utfördes men inte fakturerades.
- Låt journalföringen bära faktureringen, med ett journalutkast som skapas under besöket och ett debiteringsstöd som föreslår poster från journalens innehåll.
- Gå igenom prislistor och mallar efter varje ändring i taxan, och kontrollera att systemet räknar med den gällande lydelsen.
Fler funktioner som påverkar journalföring och fakturering finns samlade på sidan med Vetz funktioner.
Läs mer om Vetz
Vill du se hur ett journalutkast som skapas under besöket kan bli ett underlag för fakturan, och hur debiteringsstödet föreslår poster direkt från journalen? Boka en demo, så visar vi hur Vetz fungerar i en praktik som fakturerar enligt GOT.