IT til dyrlæger: de systemer en dyreklinik har brug for

En dyreklinik kører i dag på flere IT-systemer på én gang, og i hverdagen er det sjældent det enkelte system, der giver problemer, men overgangene mellem dem. Når man leder efter IT til dyrlæger, handler det derfor lige så meget om, hvordan systemerne spiller sammen, som om hvilke systemer klinikken vælger.

De systemer en dyreklinik kører på

Kernen er journalsystemet. Her ligger journalerne, tidsbestillingen og oplysningerne om dyreejerne, og i mange klinikker også faktureringen. Det er klinikkens centrale register, og et skifte af journalsystem er et stort projekt for enhver dyrlægepraksis.

Rundt om journalsystemet ligger en række andre dele, som hver har sin opgave:

• Regnskab, hvor fakturaer, udgifter og moms samles.
• Betaling, som skal kunne tage imod dyreejerens betaling ved skranken eller online.
• Tidsbestilling online, hvis klinikken lader dyreejere booke selv.
• Enhederne i konsultationsrummet, typisk computere, tablets og telefoner.
• Nyere AI-værktøjer, der arbejder oven på journalsystemet i stedet for at erstatte det.

Integration betyder mere end det enkelte værktøj

Et godt system kan stadig koste tid, hvis det ikke taler med resten. Det tydeligste eksempel er dobbeltindtastning. Når bookingerne ligger ét sted og journalnotatet skrives et andet sted, ender en medarbejder med at kopiere oplysninger fra det ene system til det andet, og hver kopiering er en mulighed for fejl.

Når klinikken vælger eller udskifter et værktøj, er det derfor værd at spørge, om det kan hente data fra journalsystemet og sende det færdige arbejde tilbage, før man kigger på resten af funktionerne.

Hvor AI passer ind i klinikkens IT

AI til journalføring er i dag den del af klinikkens IT, der flytter sig hurtigst. Vetz lytter med under samtalen med dyreejeren og laver et struktureret udkast til journalnotatet ud fra klinikkens egne skabeloner, med korrekt medicinsk terminologi. Dyrlægen læser udkastet igennem, retter det til i hånden eller beder Vetz om at omformulere en passage, og godkender det.

Med en aktiv integration bliver den godkendte journal overført direkte til journalsystemet. Dyrlægen har kontrollen hele vejen, og intet når journalsystemet, før det er godkendt. Mere om selve journalføringen står på siden om AI-journalføring.

De journalsystemer Vetz arbejder sammen med

Vetz er integreret med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Bookingerne fra journalsystemet vises automatisk i Vetz, og når dyrlægen har godkendt notatet, sendes den færdige journal tilbage uden dobbeltarbejde eller manuelle trin.

Forbindelsen bruger journalsystemets API eller dets funktioner til eksport og import, afhængigt af hvad systemet tilbyder. Ifølge Vetz sker integrationen krypteret og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Bruger klinikken et andet journalsystem, kan Vetz bygge en integration til de fleste systemer, og det første skridt er at spørge, om netop jeres system allerede er dækket. Den tekniske side er beskrevet i guiden om, hvordan Vetz integreres med jeres journalsystem.

Mindre administration ud fra de samme data

Når konsultationen først er skrevet ned, kan de samme oplysninger bruges til flere af de opgaver, der ellers tager tid sidst på dagen. Vetz dækker blandt andet:

• Forslag til debitering ud fra journalens indhold, så risikoen for glemte ydelser bliver mindre.
• Forslag til diagnosekoder baseret på notatet.
• Råd til dyreejeren efter besøget, skrevet ud fra journalen og formuleret, så dyreejeren kan følge dem.
• Samarbejde i realtid, hvor flere kan arbejde i den samme journal, kommentere og se ændringer med det samme.
• En kalender til patientbesøg med overblik over tider, genbesøg og dagens program.
• Analyser af arbejdsgange, produktivitet og brug, så klinikken kan se, hvor tiden går.

Hele listen findes på siden med Vetz' funktioner.

Det kræver det at komme i gang

Vetz kører i webbrowseren, så der skal ikke downloades eller installeres noget, og Vetz findes også som app til iPhone og Android. De fleste computere, telefoner og tablets kan bruges uden ekstra udstyr, så længe enheden har en mikrofon.

Personalet kan diktere og skrive på det sprog, de foretrækker, fordi Vetz understøtter mere end 10 sprog. Vetz fungerer også ved video- og telefonkonsultationer, så konsultationer på afstand får et journalnotat på samme måde som besøg i klinikken.

Spørgsmål om databeskyttelse til enhver leverandør

Klinikken har ansvaret for de journaler, den fører, og derfor er det en god idé at få skriftlige svar, før et nyt IT- eller AI-værktøj tages i brug. Start med Vetz' side om sikkerhed, og stil disse spørgsmål til den leverandør, I overvejer:

• Hvor bliver lyden fra konsultationen behandlet, og hvor bliver notater og journaler opbevaret?
• Hvilke underdatabehandlere håndterer klinikkens data, og i hvilke lande?
• Hvor længe bliver lyden gemt, efter notatet er skrevet, og hvor længe bliver journalerne gemt?
• Hvem hos leverandøren kan få adgang til klinikkens data, og i hvilke situationer?
• Hvordan skal klinikken fortælle dyreejerne, at AI bruges, når journalnotatet skrives?

Om det sidste punkt anbefaler Vetz, at klinikken fortæller dyreejeren, at AI bruges som støtte til notatet, fordi det skaber tillid, og Vetz kan hjælpe med en færdig formulering.

Regnskab er et kapitel for sig

Regnskabsprogrammet er en vigtig del af klinikkens IT, men valget af det følger andre hensyn end journalføringen. Hvis det er dén del, I står over for, finder I en gennemgang på siden om regnskabsprogram til dyrlæger.

Prøv AI i jeres nuværende opsætning

Den mest pålidelige måde at vurdere et nyt værktøj på er at bruge det på rigtige konsultationer med jeres eget personale. Vetz tilbyder en gratis prøveperiode på 14 dage, uden at I skal oplyse kortoplysninger, og en demo tilpasset jeres klinik viser, hvordan Vetz passer til jeres skabeloner og journalsystem.

Læs mere om Vetz

Hvis I er ved at se på, hvordan klinikkens IT skal hænge sammen, og hvor AI kan aflaste journalføringen, så book en demo, og Vetz-teamet gennemgår det med udgangspunkt i jeres eget journalsystem.