Afspraaksysteem voor de dierenkliniek: wat het moet kunnen en hoe je er een kiest

De afsprakenplanning bepaalt een groot deel van de dag in een dierenkliniek. Deze bepaalt hoe lang de consulten duren, wanneer er ruimte is voor spoedgevallen en hoe vaak de receptie moet rondbellen. Wanneer de kliniek haar afsprakenplanning herzien, is de eerste vraag niet welk systeem het beste is, maar waar de afspraken moeten worden bijgehouden en hoe deze aansluiten op het patiëntendossier en de kassa.

In het patiëntendossiersysteem of ernaast

Veel patiëntendossiersystemen voor dierenartsen beschikken over een ingebouwde afsprakenkalender. Het voordeel hiervan is dat de afspraak, het patiëntendossier en de factuur in hetzelfde systeem staan, zodat de gegevens over het dier en de eigenaar slechts één keer hoeven te worden ingevoerd.

Een apart boekingssysteem biedt wellicht meer mogelijkheden voor online boekingen en herinneringen, maar dan moeten de boekingen wel worden overgezet naar het patiëntendossiersysteem. Vraag daarom altijd hoe een boeking in het ene systeem in het andere terechtkomt, en wat er gebeurt als een afspraak wordt gewijzigd of geannuleerd. Meer informatie over wat het patiëntendossiersysteem moet kunnen, vind je in de gids over patiëntendossiersystemen voor dierenartsen.

Dit moet het agenda-boekje aankunnen

Test de agenda aan de hand van een gewone week uit de praktijk, niet aan de hand van het voorbeeld van de leverancier:

Soorten bezoeken met een eigen duur, zodat een vaccinatie en een onderzoek naar kreupelheid niet dezelfde tijd in beslag nemen.
Meerdere dierenartsen, dierenverzorgers en behandelkamers die tegelijkertijd worden gereserveerd.
Volgende afspraken die rechtstreeks vanuit het patiëntendossier worden geboekt.
Plaatsen die worden gereserveerd voor spoedgevallen.
Annuleringen en wijzigingen die snel plaats vrijmaken voor iemand anders.

Laat de receptie de test uitvoeren. Daar worden de tekortkomingen van een afsprakenboek het eerst opgemerkt, vaak tijdens het drukste uur van de ochtend.

Online reservering voor eigenaren van huisdieren

Online reserveren kan de telefoonlijn ontlasten, maar de kliniek moet bepalen wat er zelf kan worden gereserveerd. Vraag het aan de leverancier:

Welke soorten bezoeken kunnen eigenaren van huisdieren zelf boeken?
Hoe kan de kliniek de onlineboeking voor bepaalde tijden of dierenartsen uitschakelen?
Welke gegevens over het dier en de reden van het bezoek vult de eigenaar in?
Hoe ontvangt de eigenaar van het dier herinneringen, en kan de kliniek bepalen wanneer deze worden verstuurd?
Hoe wordt er omgegaan met een afspraak die niet past, bijvoorbeeld een spoedgeval dat als routinebezoek is ingepland?

Van reservering tot dossier en factuur

Een afspraak is het begin van een proces dat verdergaat met aankomst, onderzoek, medisch dossier en factuur. Zorg ervoor dat de gegevens uit de afspraak het hele traject door worden meegenomen, zodat niemand in een latere stap de naam van het dier of de reden van het bezoek opnieuw hoeft in te voeren.

Vraag ook hoe het systeem de afspraken van vandaag weergeeft voor degene die in de onderzoekskamer werkt. De dierenarts moet kunnen zien wie er als volgende komt en waarom, zonder dat hij of zij in het overzicht van de receptie hoeft te zoeken.

Zo werkt Vetz met de reserveringen

Vetz is geen reserveringssysteem voor eigenaren van huisdieren. Vetz haalt de afspraken juist op uit het patiëntendossiersysteem van de kliniek. Zodra de integratie actief is, worden de afspraken van de kliniek automatisch in Vetz weergegeven en wordt het voltooide dossier zonder handmatige stappen teruggestuurd naar het patiëntendossiersysteem. Vetz kan worden geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. De techniek hierachter wordt beschreven in het artikel over de integratie van Vetz met het patiëntendossiersysteem.

Vetz beschikt ook over een agenda voor patiëntenafspraken, waarin de dierenarts bezoeken kan plannen en opvolgen en overzicht kan houden over tijden, vervolgafspraken en het dagschema. Tijdens het bezoek luistert Vetz mee naar het gesprek met de eigenaar en stelt een concept van het medisch dossier op, dat door de dierenarts wordt gecontroleerd en goedgekeurd. Meer hulpmiddelen voor de praktijk zijn te vinden in het overzicht van hulpmiddelen voor dierenartsen, en alle functies staan op de functiepagina van Vetz.

Gegevensbescherming met betrekking tot boekingsgegevens

Een reserveringssysteem slaat de namen, telefoonnummers en e-mailadressen van de eigenaren van de dieren op. Vraag om schriftelijke antwoorden voordat het systeem in gebruik wordt genomen:

Waar worden de gegevens opgeslagen en verwerkt?
Welke onderaannemers zijn hierbij betrokken, bijvoorbeeld voor sms en e-mail?
Hoe lang worden gegevens over eerdere boekingen bewaard?
Hoe worden de gegevens gewist, en kan de kliniek deze zelf wissen?
Welke toegangslogboeken kan de kliniek inzien?

Meer informatie over persoonsgegevens en AI vind je in het artikel over AI en de AVG voor dierenartsen.

Zo vergelijk je

Stel een shortlist op aan de hand van de functies waar de kliniek niet zonder kan, en test vervolgens elke optie aan de hand van een echte week uit het schema van de kliniek. Vraag hoe bestaande afspraken en de contactgegevens van de eigenaren van de dieren worden overgezet, en wie deze overdracht uitvoert.

Vraag ook hoe de prijs wordt vastgesteld: of deze per gebruiker, per dierenarts of per kliniek geldt, of sms-herinneringen extra kosten en of de prijs inclusief of exclusief btw wordt vermeld. De genoemde systemen moeten worden vergeleken met de actuele websites van de leveranciers zelf, aangezien functies en voorwaarden kunnen veranderen.

Lees meer over Vetz

Wilt u zien hoe Vetz de afspraken van de kliniek ophaalt en het patiëntendossier tijdens het bezoek bijwerkt? Boek dan een demonstratie, dan laten we het u zien aan de hand van uw eigen bezoektypes.