Diergeneeskundige hulpmiddelen: digitale hulpmiddelen voor patiëntendossiers en praktijkbeheer

Wanneer een dierenkliniek digitale hulpmiddelen evalueert, moet zij daarbij uitgaan van de volledige werkstroom. Het medisch dossiersysteem verzamelt patiëntgegevens en bedrijfsgegevens, terwijl andere oplossingen bijvoorbeeld afspraken, het bijhouden van medische dossiers of het opzoeken van informatie kunnen afhandelen.

De behoeften verschillen tussen een kleine praktijk en een grotere kliniek. Een kleinere organisatie kan prioriteit geven aan eenvoudige administratie en weinig systeemwisselingen. Een grotere organisatie kan behoefte hebben aan meer bevoegdheidsniveaus en ondersteuning voor meerdere afdelingen, eenheden of gebruikersgroepen.

Zes categorieën veterinaire instrumenten

De volgende tools bestrijken verschillende aspecten van het werk in de kliniek. Ze kunnen deel uitmaken van hetzelfde klinieksysteem of worden gebruikt als afzonderlijke oplossingen die met elkaar worden gekoppeld.

Het patiëntendossiersysteem en het PMS slaan de centrale patiëntgegevens en aantekeningen van de kliniek op. Een PMS kan, afhankelijk van de omvang van het systeem, ook andere bedrijfsprocessen ondersteunen. Lees meer in ‘Patiëntendossiersysteem voor dierenartsen’.
Afspraken en communicatie met klanten helpen de kliniek bij het plannen van bezoeken en het verstrekken van praktische informatie aan eigenaren van huisdieren. Dit kan de noodzaak van handmatige afhandeling via de telefoon of via afzonderlijke communicatiekanalen verminderen.
Betaaloplossingen regelen de betalingsstromen en de financiële administratie van de kliniek. De koppeling met andere systemen bepaalt hoeveel informatie het personeel handmatig moet overzetten.
Voorraadbeheer biedt inzicht in de goederen en voorraadstanden van de kliniek. De organisatie moet beoordelen hoe het voorraadsysteem informatie uitwisselt met de inkoop, de betalingen en de overige processen van de kliniek.
Documentatieondersteuning helpt de dierenarts bij het opstellen van de medische dossiernotities. Een op AI gebaseerd hulpmiddel kan het consult meeluisteren of de dictaat van de dierenarts opnemen en de inhoud omzetten in een conceptversie van de medische dossiernotities, die de dierenarts vervolgens controleert.
Kenniszoekfuncties en klinische ondersteuning helpen de dierenarts om relevante informatie te vinden in complexere gevallen, bijvoorbeeld in evidence-based bronnen en onderzoeksartikelen. Dergelijke hulpmiddelen bieden een basis, maar de klinische beoordeling wordt altijd door de dierenarts uitgevoerd.

Het registratiesysteem en de AI-ondersteuning hebben verschillende taken

Het dossierbeheersysteem vormt het centrale platform voor het beheer van patiënten en dossiers. Een op AI gebaseerd documentatietool heeft een meer afgebakende taak: het opstellen van een conceptdossier dat door de dierenarts wordt gecontroleerd en vervolgens in het dossierbeheersysteem wordt ingevoerd.

Dit verschil is van invloed op de manier waarop de tools moeten worden beoordeeld. Bij een PMS moet de kliniek beoordelen hoe de gegevens en werkprocessen van de gehele organisatie worden beheerd. Bij een documentatietool richt de beoordeling zich vooral op de kwaliteit van de conceptdossiers en hoe deze aansluiten bij het bestaande dossierbeheersysteem.

Er zijn ook verschillende manieren om met AI-ondersteuning bij de documentatie te werken. Een AI-scribe luistert naar het gehele consult, terwijl bij AI-dicteren de dierenarts zelf zijn aantekeningen inspreekt. De verschillen worden beschreven in ‘Wat is een AI-scribe? ’ en ‘AI-dicteren voor dierenartsdossiers’.

Zo ziet de werkstroom eruit bij het bijhouden van medische dossiers met AI

Ongeacht de gebruikte tool moet de workflow duidelijk zijn, van het consult tot de ondertekende aantekening in het medisch dossier. Het consult wordt vastgelegd volgens de procedures van de kliniek, de tool stelt een concept van de aantekening op en de dierenarts controleert, corrigeert en ondertekent deze voordat de aantekening definitief is. De AI-ondersteuning neemt nooit de verantwoordelijkheid van de dierenarts voor de aantekening in het medisch dossier over.

De kliniek moet ook bepalen wat er moet gebeuren als het concept ingrijpende wijzigingen vereist, en een back-uproutine hebben voor situaties waarin de tool niet kan worden gebruikt. De volledige workflow en wat er moet worden gecontroleerd, wordt beschreven in ‘AI-dossiervoering voor dierenartsen’.

Checklist voor de keuze van veterinaire software

Bij het vergelijken van verschillende oplossingen moeten aan elke leverancier dezelfde vragen worden gesteld. De antwoorden moeten bovendien worden getoetst aan de daadwerkelijke werkwijze van de kliniek.

Compatibiliteit met het bestaande PMS: Hoe wordt het concept van het medisch dossier overgezet naar het huidige systeem van de kliniek, en vereist de werkstroom handmatig kopiëren?
Kwaliteit van de conceptversies van de medische dossiers: Geeft de conceptversie het consult correct weer, en hoeveel bewerking is er nodig voordat deze kan worden ondertekend?
Aanpassing aan het Zweeds: Ondersteunt de tool de Zweedse veterinaire terminologie en de door de kliniek geprefereerde structuur van het patiëntendossier?
Rechten: Kan de toegang worden beperkt op basis van de rol van de gebruiker, de taak of de organisatorische afdeling?
Beveiliging: Welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen beschrijft de leverancier, en hoe kan de kliniek deze controleren?
Gegevensopslag: Waar worden de gegevens opgeslagen, hoe lang worden ze bewaard en hoe wordt het verwijderen of exporteren ervan afgehandeld?
Ondersteuning: Via welke kanalen kunnen gebruikers contact opnemen en wat zijn de reactietijden wanneer ze hulp nodig hebben of wanneer de dienst niet werkt?
Opleiding: Welke introductie krijgen de gebruikers, en is er na de implementatie materiaal beschikbaar voor nieuwe medewerkers?
Kosten: Welke gebruikers of functies zijn inbegrepen, zijn er extra kosten en zijn de prijzen inclusief of exclusief btw?
Praktische proefperiode: Kan de oplossing in de dagelijkse praktijk worden getest voordat de kliniek een besluit neemt over een bredere invoering?

De kliniek moet ook de contractvoorwaarden en de opzegtermijn controleren. Als voor het gebruik speciale apparatuur of aangepaste werkprocedures nodig zijn, moet ook dit in de kostenraming worden meegenomen. Hoe de integratie tussen een AI-tool en een patiëntendossiersysteem kan werken, wordt beschreven in ‘Zo integreert Vetz met uw patiëntendossiersysteem’.

Vragen over gegevensbeveiliging en privacy

Tijdens een consult kunnen verschillende soorten gegevens aan bod komen. Voordat een AI-tool wordt geïmplementeerd, moet de kliniek inzicht hebben in de volledige informatiestroom en vastleggen wie voor elk onderdeel verantwoordelijk is.

De volgende vragen moeten vóór een proefproject of aanbesteding schriftelijk worden beantwoord.

Welke gegevens verzamelt de tool uit de consultatie en het gebruikersaccount?
Waar worden geluidsbestanden, transcripties en opgestelde conceptversies van verslagen verwerkt en opgeslagen?
Hoe lang worden de gegevens bewaard, en hoe verloopt het verwijderen ervan wanneer de bewaartermijn is verstreken?
Hoe wordt de toegang van gebruikers beheerd en hoe worden wijzigingen in de toegangsrechten bijgehouden?
Gebruikt de leverancier de gegevens voor een ander doel dan het verlenen van de dienst?
Welke onderaannemers verwerken gegevens, en waar vindt die verwerking of opslag plaats?
Hoe worden beveiligingsincidenten afgehandeld, en hoe wordt de kliniek op de hoogte gebracht als er zich een incident voordoet?
Welke procedures moet de kliniek zelf invoeren voor controle, ondertekening, afwijkingsbeheer, informatieverstrekking aan eigenaren van dieren en het afsluiten van gebruikersaccounts?

De antwoorden moeten worden beoordeeld op basis van de eigen eisen van de kliniek en de toepasselijke voorschriften. Bij twijfel dient de instelling advies in te winnen bij de persoon die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming of informatiebeveiliging.

Stapsgewijze invoering zonder de patiëntenstroom te verstoren

Een nieuw documentatietool moet eerst op beperkte schaal worden getest. Zo kan de kliniek problemen in de werkstroom opsporen voordat er meer gebruikers en soorten consulten bij worden betrokken.

Breng de huidige situatie in kaart door het dossierproces te volgen, van het consult tot de voltooide en ondertekende aantekening in het dossier.
Kies een afgebakende groep pilotgebruikers die vaak genoeg met de tool werken om bruikbare feedback te kunnen geven.
Bepaal vóór de start van de pilot wat er gemeten moet worden, bijvoorbeeld de tijd tussen het einde van het consult en het ondertekenen van het medisch dossier, en de hoeveelheid bewerkingen die de concepten vereisen.
Controleer de kwaliteit van een vastgestelde steekproef van conceptdossiers en leg terugkerende fouten of handelingen vast die tot dubbel werk leiden.
Pas de procedures aan op basis van de resultaten van het proefproject en verduidelijk de verantwoordelijkheden, de controlepunten, de ondersteuningskanalen, het opleidingsmateriaal en de noodprocedures.
Breid het gebruik stapsgewijs uit op basis van een gedocumenteerd besluit en blijf zowel de benodigde tijd als de kwaliteit van de dossiers in de gaten houden.

Bij een kleinere praktijk kan de pilot een beperkt aantal consulten en gebruikers omvatten. Een grotere kliniek moet mogelijk afzonderlijke pilots uitvoeren voor verschillende afdelingen of werkprocessen voordat er een gezamenlijke werkwijze wordt vastgesteld. Waar de tijdwinst doorgaans wordt behaald, wordt beschreven in ‘Tijd besparen met AI voor dierenartsen’.

Vetz als aanvulling op het patiëntendossiersysteem

Vetz is een AI-hulpmiddel voor dierenklinieken dat samenwerkt met het bestaande patiëntendossiersysteem van de kliniek, en niet in plaats daarvan. Het PMS van de kliniek blijft de centrale patiënt- en bedrijfsgegevens beheren.

Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en stelt een gestructureerd concept van het medisch dossier op. De dierenarts kan de tekst ook inspreken in plaats van deze te schrijven. De concepten volgen de eigen sjablonen van de kliniek, en de dierenarts controleert en keurt de tekst goed voordat deze wordt overgebracht naar het dossierbeheersysteem. Zodra de integratie actief is, gebeurt de overdracht met één druk op de knop, zonder handmatig kopiëren. Vetz kan via de API’s of export- en importfuncties van de systemen worden geïntegreerd met de meeste grote patiëntendossiersystemen, en de integratie verloopt versleuteld en in overeenstemming met de AVG.

Naast het bijhouden van medische dossiers biedt Vetz onder andere de mogelijkheid om informatie te zoeken in evidence-based bronnen, suggesties voor diagnosecodes, advies voor het ontslag uit het ziekenhuis op basis van het dossier en suggesties voor facturering. Vetz kan via de webbrowser of als app op iPhone en Android worden gebruikt en ondersteunt meer dan tien talen. Meer informatie over de functies is te vinden op de functiepagina van Vetz en in ‘Zo werkt Vetz’.

De vragen over gegevensopslag, onderaannemers en bewaartermijn in de bovenstaande checklist kunnen het beste rechtstreeks aan Vetz worden gesteld, net als aan andere leveranciers, voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Het besluit moet worden gebaseerd op de eigen werkstroom van de kliniek

Zodra de kliniek haar administratieve processen in kaart heeft gebracht, wordt het eenvoudiger om te bepalen welke tools op elkaar moeten aansluiten. Een PMS kan de centrale patiëntendossiers en bedrijfsinformatie beheren, terwijl afzonderlijke oplossingen andere werkprocessen ondersteunen.

De beoordeling moet gebaseerd zijn op een praktijktest met echte gebruikers en een vastgestelde controleprocedure. De dierenarts moet in alle gevallen zeggenschap hebben over de definitieve aantekening in het dossier en de ondertekening daarvan. Vetz kan 14 dagen gratis worden getest, en klinieken die willen zien hoe de tool in hun werkproces past, kunnen een demonstratie boeken.