Facturering bij de dierenkliniek: zo voorkomt u dat er facturen over het hoofd worden gezien

Tijdens een bezoek kan het nodig zijn om verschillende handelingen, materialen, verbruiksartikelen, geneesmiddelen en adviesgesprekken te registreren. Als de gegevens pas na het consult worden verzameld, is de facturering afhankelijk van aantekeningen en het geheugen van het personeel. Het risico neemt toe wanneer er meerdere medewerkers bij betrokken zijn, of wanneer het bezoek voortduurt nadat er al een eerste factuurbasis is aangemaakt.

Over het hoofd geziene factureringen zijn zelden opzettelijk. Ze ontstaan in de overgang tussen verricht werk en de geregistreerde factureringsregel. Een controleerbare stroom tussen consultatie en factuur maakt het gemakkelijker om te zien waar de gegevens verloren gaan.

Het proces van offerte tot factuur

Volg een aantal afgeronde bezoeken gedurende het hele proces. Zo kun je nagaan of de afwijking ontstaat bij het bijwerken van het patiëntendossier, bij het samenstellen van de factureringsgegevens of bij de uiteindelijke facturering.

De raadpleging wordt uitgevoerd. Degene die een maatregel uitvoert of eraan meewerkt, moet de relevante gegevens vastleggen op een tijdstip dat dicht bij het moment ligt waarop het werk plaatsvindt. Hetzelfde geldt voor gebruikte materialen en andere posten die van invloed zijn op de facturering.
Het dossierverslag wordt afgerond. De inhoud van het consult wordt in het dossier vastgelegd. De verantwoordelijke dierenarts controleert het verslag en bevestigt dat het een correct verslag van het bezoek is.
De factureringsbasis wordt aangemaakt. Het dossier wordt vergeleken met de prijslijst en de factureringsregels van de kliniek. Niet alle gegevens in het dossier hoeven automatisch factureringsregels te worden, maar de basis moet het mogelijk maken om de relevante posten te controleren.
De factuur wordt gecontroleerd. De receptie of een andere aangewezen afdeling vergelijkt de factuurregels met de gecontroleerde onderbouwing. Onduidelijke posten worden teruggestuurd naar degene die kan vaststellen wat er daadwerkelijk is uitgevoerd.
Afwijkingen worden opgevolgd. Naberkenningen en andere correcties worden geregistreerd. Terugkerende afwijkingen geven aan waar de werkstroom moet worden herzien.

De controle moet het gehele bezoek omvatten, ook wanneer meerdere personen met de patiënt hebben gewerkt. Anders kan het zijn dat op een factuur die vroeg in het bezoek is aangemaakt, zaken ontbreken die later zijn toegevoegd.

Situaties waarin afschrijvingen komen te vervallen

De volgende situaties zijn het waard om in de eigen organisatie onder de loep te nemen:

Tijdens hetzelfde bezoek worden meerdere handelingen uitgevoerd, maar de factuur is voornamelijk gebaseerd op de oorspronkelijke reden voor de afspraak.
De dierenarts en de dierenverpleegkundige registreren verschillende onderdelen van het bezoek zonder dat er een gezamenlijke controle plaatsvindt voordat de factuur wordt opgesteld.
Er worden materialen of geneesmiddelen toegevoegd nadat een eerste overzicht al naar de receptie is gestuurd.
Het verslag wordt achteraf opgesteld op basis van korte aantekeningen waarin geen concrete maatregelen zijn vastgelegd.
Uit het patiëntendossier blijkt dat er advies is gegeven of follow-up heeft plaatsgevonden, maar niemand controleert of dit in overeenstemming is met de factureringsregels van de kliniek.

Ook dubbele factureringen en onjuiste boekingen moeten in de controle worden meegenomen. Het doel is dat de factuur overeenkomt met het verrichte werk en de vastgestelde regels van de kliniek, en niet dat elke vermelding in het medisch dossier in rekening wordt gebracht.

De verantwoordelijkheid voor elke overdracht verdelen

Begin met het aanwijzen van een verantwoordelijke voor elke overdracht. Dit kunnen verschillende personen zijn, afhankelijk van het soort bezoek, de dienst of de grootte van de kliniek.

De dierenarts is ervoor verantwoordelijk dat het dossier een getrouw verslag van het consult bevat en dat de door hem of haar genomen maatregelen correct zijn vermeld.
De dierenverpleegkundige registreert de werkzaamheden en de verbruiksartikelen die onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallen.
De receptie controleert of de onderliggende documenten in orde zijn voordat de factuur wordt afgerond.
De financiële afdeling houdt toezicht op correcties en terugkerende afwijkingen, zonder dat zij daarvoor klinische beoordelingen hoeft te maken.

Iedereen moet kunnen aangeven wanneer er nog taken openstaan. Statussen als ‘gestart’, ‘in afwachting van aanvullende informatie’, ‘klaar voor afrekening’ en ‘gefactureerd’ kunnen goed werken als ze aansluiten bij het systeem van de kliniek. Probeer de taakverdeling eerst op kleine schaal uit: een kliniek met een centrale receptie heeft vaak een ander controlepunt nodig dan een praktijk waar dezelfde persoon het bezoek afrondt en de betaling afhandelt.

Het patiëntendossier vormt de basis voor een correcte facturering

Een volledige aantekening in het patiëntendossier biedt meer informatie om te vergelijken met de factureringsregels, en dankzij een duidelijke structuur is het gemakkelijker om uitgevoerde handelingen en gebruikte producten te vinden zonder de hele aantekening meerdere keren te hoeven lezen.

Dit is de bron van de meeste gemiste factureringen. Wanneer het consultverslag achteraf, uit het hoofd, wordt geschreven, gebeurt het gemakkelijk dat een kleine handeling over het hoofd wordt gezien, en wat niet in het consultverslag staat, wordt zelden in rekening gebracht. Hoe dichter het consultverslag bij het consult zelf wordt geschreven en hoe vollediger het is, hoe beter de basis voor de facturering. Veelvoorkomende tekortkomingen in de tekst van het consultverslag worden beschreven in De meest voorkomende fouten bij het schrijven van consultverslagen.

Afschrijvingsvoorstel met AI in Vetz

Vetz doet automatisch voorstellen voor wat er moet worden gefactureerd, op basis van de inhoud van het dossier. Het doel is om het risico op gemiste facturering te verminderen door een koppeling te leggen tussen wat er is gedocumenteerd en wat er wordt gefactureerd.

De voorstellen zijn gebaseerd op hetzelfde proces als de dossierregistratie. Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en stelt een gestructureerd conceptdossier op, zodat het dossier direct na het bezoek klaar is in plaats van achteraf. De dierenarts controleert en keurt het dossier goed, en de factureringsvoorstellen zijn gebaseerd op de goedgekeurde notitie. Zodra de integratie met het dossierbeheersysteem actief is, wordt de voltooide notitie met één druk op de knop overgezet. Hoe het proces werkt, wordt beschreven in ‘AI-dossierbeheer voor dierenartsen ’ en ‘Zo werkt Vetz’.

De factuuropties dienen als hulpmiddel, niet als definitieve factuur. De persoon die verantwoordelijk is voor de facturering controleert de opties aan de hand van de prijslijst en de factureringsregels van de kliniek voordat de factuur wordt afgerond. Een overzicht van alle functies is te vinden op de functiepagina van Vetz.

Meet de verbetering tijdens een testperiode

Kies een afgebakende testperiode en bepaal van tevoren welke bezoeken hierin moeten worden meegenomen. Gebruik dezelfde steekproef voor een vergelijkingsperiode, zodat de resultaten met elkaar kunnen worden vergeleken. Houd tijdens beide periodes graag rekening met de volgende maatstaven:

Percentage gedetecteerde debiteringsposten: het aantal relevante posten met een bijbehorende debiteringsregel, gedeeld door het totale aantal relevante posten volgens de regels van de kliniek.
Percentage gecorrigeerde facturen: het aantal facturen dat na de eerste controle wordt gewijzigd, gedeeld door het totale aantal gecontroleerde facturen.
Waarde van achteraf geregistreerde posten: de bedragen die na de oorspronkelijke facturering zijn toegevoegd.
Tijd tot de factuur klaar is: vanaf het einde van het bezoek totdat de factuur is gecontroleerd en gereed is.

Noteer ook de oorzaak van elke afwijking. Terugkerende oorzaken geven aan welke stap in het proces verbetering behoeft. Meer informatie over hoe tijdwinst kan worden gemeten, vind je in ‘Tijd besparen met AI voor dierenartsen’.

Vragen over informatiebeveiliging

Wanneer gesprekken en medische dossiers met behulp van AI worden verwerkt, moet de kliniek weten welke gegevens worden verwerkt en op welke manier. De kliniek moet op de volgende vragen schriftelijke antwoorden hebben voordat een tool wordt ingevoerd:

Waar worden geluidsbestanden, transcripties en conceptverslagen van verslagen verwerkt en opgeslagen?
Hoe worden de toegangsrechten beheerd, en kan de kliniek nagaan wie er toegang heeft gehad?
Hoe lang worden de gegevens bewaard, en hoe verloopt het verwijderen en exporteren ervan?
Welke onderaannemers zijn hierbij betrokken, en hoe worden beveiligingsincidenten afgehandeld?
Hoe wordt de eigenaar van het dier geïnformeerd over het gebruik van AI in de medische dossiers?

Het is raadzaam om deze vragen vóór het sluiten van een overeenkomst rechtstreeks aan de leverancier te stellen. De functionaris voor gegevensbescherming van de kliniek dient vervolgens de antwoorden te beoordelen aan de hand van de eigen procedures van de instelling.

Vetz kan 14 dagen gratis worden getest. Klinieken die willen zien hoe de factureringsvoorstellen in hun eigen werkproces werken, kunnen een demonstratie boeken.