Zo werkt GOT-Abrechnung voor Duitse dierenartsenpraktijken
Wie een dierenartsenpraktijk in Duitsland runt of daar werkt, factureert zijn diensten volgens de Gebührenordnung für Tierärzte, in de volksmond GOT genoemd. Veel praktijken hebben hierover dezelfde vragen. Is het verplicht om zich hieraan te houden, hoeveel speelruimte is er bij de prijsbepaling en wat moet er op de factuur staan om geldig te zijn? Op deze pagina wordt uitgelegd hoe de GOT-afrekening in de praktijk werkt, van de opbouw van het tarief tot de procedures die ervoor zorgen dat geen enkele uitgevoerde handeling wordt vergeten bij het opstellen van de factuur.
Wat GOT is en voor wie het geldt
GOT is een verordening die regelt wat Duitse dierenartsen voor hun diensten mogen vragen. Deze verordening bevat een lijst van veterinaire handelingen met een basistarief per handeling, en bepaalt hoe dat tarief mag worden verhoogd, afhankelijk van de omstandigheden rond de behandeling.
Voor de individuele praktijk betekent dit dat de prijslijst niet vrij is. Elke ingreep die bij een dier wordt uitgevoerd, heeft een overeenkomstige post in het tariefoverzicht, en de factuur moet aan die posten kunnen worden gekoppeld.
Moeten dierenartsen volgens GOT factureren?
De meest gestelde vraag van nieuwe praktijkhouders is of de GOT echt bindend is of dat het slechts een aanbeveling is. Het antwoord hierop bepaalt hoe de praktijk mag omgaan met kortingen, pakketprijzen en overeenkomsten met grotere klanten.
Ongeacht wat het antwoord in detail ook moge zijn, is er in de praktijk een procedure nodig voor het documenteren van afwijkingen. Een verhoging van de vergoeding moet achteraf kunnen worden gemotiveerd, en die motivering hoort thuis in het dossier en niet in het geheugen van degene die de factuur heeft opgesteld.
Het tarief, de factor die de prijs bepaalt
Het basistarief in het tariefschema is zelden het bedrag dat de eigenaar van het dier daadwerkelijk betaalt. De dierenarts kiest een coëfficiënt, in het Duits ‘Gebührensatz’, die met het basistarief wordt vermenigvuldigd. Deze coëfficiënt is bedoeld om weer te geven hoe veeleisend de betreffende behandeling was.
In de praktijk zijn het juist deze praktijken die het meeste geld verliezen, en wel om twee redenen. Wie uit gewoonte altijd het laagste tarief kiest, brengt geen kosten in rekening voor ingewikkelde gevallen. Wie een hoog tarief kiest zonder dat uit het dossier blijkt waarom, zal moeite hebben om de factuur te verdedigen wanneer een eigenaar deze in twijfel trekt. Een aantekening in het dossier waarin wordt beschreven wat er is gedaan, hoe lang het heeft geduurd en welke complicaties zich hebben voorgedaan, vormt de basis waarop het tarief is gebaseerd.
Spoeddienst en spoedbezoeken
Bezoeken buiten de reguliere openingstijden worden volgens andere voorwaarden in rekening gebracht dan bezoeken overdag. Het tarief bevat regels voor zowel een speciale spoedtoeslag als een apart tarief voor spoedbezoeken.
Voor de praktijk is het belangrijk dat het patiëntendossiersysteem weet wanneer een bezoek plaatsvond. Een spoedbezoek dat als een gewoon dagbezoek wordt geregistreerd, wordt in beide richtingen verkeerd gefactureerd: ofwel te laag voor de praktijk, ofwel op een manier waartegen de eigenaar van het dier terecht bezwaar kan maken.
Wat een correcte factuur volgens GOT moet bevatten
Een factuur volgens GOT moet begrijpelijk zijn voor de eigenaar van het dier, voor een collega en voor degene die de praktijk controleert. Hierop wordt elke handeling afzonderlijk vermeld, met verwijzing naar het betreffende tariefpunt, de toegepaste factor, geneesmiddelen en verbruiksartikelen, alsmede de btw.
Een forfaitair bedrag zonder specificatie kan niet worden gecontroleerd, en daardoor is het achteraf onmogelijk om te zien of een uitgevoerde handeling ontbreekt. Hoe nauwkeuriger de factuur het dossier volgt, hoe minder discussies er bij de receptie ontstaan.
Het dossier bepaalt de factuur
Een behandeling die niet in het dossier staat, komt zelden op de factuur terecht. Dat is het simpele verband achter het grootste deel van de gemiste facturering in een praktijk. Tijdens een druk bezoek heeft de dierenarts tijd om de behandeling uit te voeren, met de eigenaar te praten en door te gaan naar de volgende patiënt, en wat op dat moment niet is genoteerd, raakt uit het oog.
Hier maakt AI-ondersteunde dossiervoering het verschil voor de facturering. Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en stelt een gestructureerd conceptdossier op, dat de dierenarts controleert, goedkeurt en overbrengt naar het dossiersysteem. Hoe dit in detail in zijn werk gaat, wordt beschreven op de pagina over AI-dossiervoering. Zodra het dossier compleet is, is de factuur dat ook.
Vetz beschikt bovendien over een facturatiehulp die op basis van de inhoud van het medisch dossier automatisch suggesties doet voor wat er in rekening moet worden gebracht, met als doel het risico op gemiste factureringen te verminderen. De suggesties komen rechtstreeks uit het medisch dossier, zodat de handeling die in de aantekening is beschreven als suggestie verschijnt wanneer de factuur wordt opgesteld. Lees meer over hoe dit werkt op de pagina over facturering in de dierenkliniek.
Vetz is geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. De afspraken worden automatisch weergegeven in Vetz en het voltooide dossier wordt zonder handmatige stappen teruggestuurd naar het dossiersysteem. De praktijk bepaalt zelf welke tariefposten en factoren in dat systeem worden ingevoerd; wie wil weten of het eigen dossiersysteem wordt ondersteund, kan contact opnemen met Vetz.
Wat er is veranderd met GOT 2022
GOT werd in 2022 herzien, en deze herziening had gevolgen voor zowel de basstarieven als een aantal regels met betrekking tot de facturering. Voor een praktijk die haar tarieflijsten vóór de herziening heeft opgesteld, is het raadzaam deze opnieuw door te nemen.
Het praktische werk na een herziening vindt plaats in het patiëntendossiersysteem. Tariefposten, standaardfactoren en sjablonen voor reguliere bezoeken moeten worden bijgewerkt, en het personeel moet weten wat de nieuwe regels zijn. Een praktijk die nog steeds factureert volgens een oudere versie, doet dit vaak zonder het te merken, omdat de factuur er hetzelfde uitziet als voorheen.
Veelvoorkomende fouten en informatie voor de eigenaar van het dier
De fouten die bij de facturering volgens GOT steeds weer voorkomen, zijn zelden ingewikkeld. Uit oude gewoonte wordt er volgens het tarief in rekening gebracht. De btw wordt voor bepaalde categorieën posten verkeerd verwerkt. Werkzaamheden die daadwerkelijk zijn uitgevoerd, ontbreken op de factuur omdat ze nooit in het logboek zijn genoteerd. De eigenaar van het dier krijgt pas een idee van de kosten als de factuur op de toonbank ligt.
De laatste fout kost het meest aan vertrouwen. Een huisdierbezitter die voorafgaand aan de behandeling een kostenraming heeft gekregen, reageert zelden op het eindbedrag, terwijl iemand die hierdoor wordt verrast, graag elke post in twijfel trekt.
Ongeacht wat de regelgeving voorschrijft, is het in de praktijk raadzaam om een procedure te hanteren waarbij de kosten worden doorgenomen voordat de behandeling van start gaat en waarbij deze procedure in het medisch dossier wordt vastgelegd.
Checklist voor de stagebegeleider
Een goed functionerend GOT-afrekeningssysteem is gebaseerd op vaste procedures in plaats van op het geheugen van individuele medewerkers. De volgende punten dekken het grootste deel.
- Voer de tariefposten en de standaardfactoren van de praktijk in het patiëntendossiersysteem in, zodat elke handeling uit een lijst kan worden geselecteerd in plaats van vrij te worden ingevoerd.
- Bepaal hoe afwijkende factoren moeten worden gemotiveerd en waar de motivering wordt genoteerd, zodat deze in het dossier bewaard blijft wanneer de factuur in twijfel wordt getrokken.
- Geef iedereen die facturen opstelt een training over wat er volgens het tarief op de factuur moet staan, inclusief hoe geneesmiddelen, materialen en btw moeten worden vermeld.
- Voer vóór de behandeling een kostenoverzicht uit met de eigenaar van het dier en noteer in het medisch dossier dat dit is gebeurd.
- Controleer regelmatig een steekproef van facturen aan de hand van de boekingsnotities en ga na of er werkzaamheden zijn uitgevoerd die niet in rekening zijn gebracht.
- Laat de facturering op de patiëntendossiergegevens baseren, met een conceptdossier dat tijdens het bezoek wordt aangemaakt en een factureringshulp die posten voorstelt op basis van de inhoud van het dossier.
- Controleer na elke wijziging in het tarief de prijslijsten en sjablonen, en ga na of het systeem de geldende tekst hanteert.
Meer functies die van invloed zijn op de boekhouding en facturering zijn te vinden op de pagina met de functies van Vetz.
Lees meer over Vetz
Wil je zien hoe een conceptdossier dat tijdens het bezoek wordt aangemaakt, als basis voor de factuur kan dienen, en hoe het factureringssysteem posten rechtstreeks uit het dossier voorstelt? Boek een demo, dan laten we je zien hoe Vetz werkt in een praktijk die factureert volgens GOT.