Gratis praktijkbeheersoftware voor de dierenkliniek: wat je krijgt en wat je moet vragen

Wie een eigen praktijk begint of een kleine kliniek runt, is vaak op zoek naar een patiëntendossierprogramma dat vanaf de eerste dag tegen lage kosten kan worden gebruikt. Voordat je de verschillende opties vergelijkt, is het de moeite waard om eerst duidelijk te maken wat je precies nodig hebt, aangezien de term ‘patiëntendossierprogramma’ wordt gebruikt voor twee verschillende soorten tools.

Twee zaken die ‘journalprogramma’s’ worden genoemd

Het eerste is het patiëntendossiersysteem, vaak PMS genoemd, waarin het patiëntendossier samen met afspraken en facturering wordt opgeslagen. Dit is het register van de praktijk en de plek waar de dossiers daadwerkelijk worden bewaard. Wat zo’n systeem allemaal moet kunnen, bespreken we in het artikel over patiëntendossiersystemen voor dierenartsen.

Het tweede is een hulpmiddel dat de tekst van het medisch dossier voor je schrijft, en Vetz behoort tot dat soort hulpmiddelen. Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier, stelt een gestructureerd concept van het medisch dossier op en voert het voltooide dossier in het dossiersysteem in dat de kliniek al gebruikt. Meer informatie over deze werkwijze vind je op de pagina over AI-dossiervoering.

Vragen die je moet stellen voordat je voor een gratis optie kiest

Dossiernotities moeten ook lang na het bezoek nog leesbaar en opvraagbaar zijn; daarom wegen de voorwaarden voor de opslag ervan zwaarder dan de prijs. Stel de volgende vragen aan de leverancier voordat de dossiers van de kliniek in een dienst worden ondergebracht, ongeacht of deze gratis is of geld kost.

Hoe lang worden de dossiers bewaard, en wat gebeurt ermee als u de dienst niet meer gebruikt?
Is het mogelijk om alle patiëntendossiers te exporteren in een formaat dat door een ander patiëntendossiersysteem kan worden ingelezen?
Waar worden de gegevens opgeslagen, en in welk land staan de servers?
Welke subverwerkers worden ingezet voor de opslag of verwerking van de gegevens?
Wat zit er in de gratis versie, en voor welke functies moet je gaan betalen?

Uit de antwoorden blijkt of de dienst nog steeds aan uw behoeften voldoet op het moment dat de kliniek groeit of van systeem wil veranderen.

14 dagen gratis proberen

Je kunt Vetz 14 dagen gratis uitproberen, en je hoeft geen creditcardgegevens op te geven om te beginnen. Je logt in via de webbrowser en kunt direct aan de slag zonder iets te hoeven downloaden of installeren. Vetz is ook beschikbaar als app voor iPhone en Android, mocht je liever vanaf je telefoon werken.

Zo kan een consult er tijdens de proefperiode uitzien

Tijdens de proefperiode kun je een standaardconsult volgen, vanaf het eerste woord tot aan het ondertekenen van het medisch dossier.

Zodra je de eigenaar van het dier ontmoet en het gesprek begint, activeer je Vetz, dat meeluistert terwijl jij je met het dier bezighoudt.
Vetz vertaalt het gesprek in realtime, houdt bij wie wat zegt en gebruikt jouw sjablonen om de notitie op te stellen.
Binnen enkele seconden na het gesprek beschik je over een gestructureerd concept van het patiëntendossier met de juiste medische terminologie, klaar om door te nemen.
Je bekijkt het concept en bewerkt het met de hand, of je vraagt Vetz om de tekst te herschrijven voordat je het dossier ondertekent.
Op basis van diezelfde notitie kan Vetz advies voor thuiszorg opstellen voor de eigenaar van het dier en een voorstel doen voor de te brengen kosten.

Je behoudt te allen tijde de controle over de notitie en bepaal zelf wat erin staat wanneer je deze ondertekent. Een uitgebreidere uitleg vind je in de handleiding ‘Zo werkt Vetz in de praktijk’.

Vetz werkt samen met uw patiëntendossiersysteem

De kliniek kan haar patiëntendossiersysteem behouden wanneer u Vetz gaat gebruiken. Vetz kan worden geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. Als de integratie actief is, worden uw afspraken automatisch in Vetz weergegeven en wordt het voltooide patiëntendossier teruggestuurd naar het patiëntendossiersysteem, zonder dat iemand de tekst handmatig hoeft over te zetten.

Als u een ander patiëntendossiersysteem gebruikt, kunt u contact opnemen met Vetz om te vragen of dit al wordt ondersteund. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het mogelijk om een integratie met de meeste patiëntendossiersystemen te ontwikkelen. Lees meer in het artikel over hoe Vetz kan worden geïntegreerd met uw patiëntendossiersysteem.

Wat de kliniek nodig heeft om van start te gaan

De computer of mobiele telefoon die je al hebt, is voldoende, zolang het apparaat maar een microfoon heeft. De meeste tablets werken ook direct met Vetz.

Vetz kan de eigen dossier-sjablonen van de kliniek nabootsen, zodat de concepten de structuur volgen die uw dossiers al hebben. Bij de start helpt Vetz u bij het opzetten van sjablonen en integraties, en er is training en ondersteuning beschikbaar om u op weg te helpen. Meer functies, waaronder slimme dicteerfuncties en suggesties voor diagnosecodes, worden beschreven op de pagina met functies.

Gegevensbescherming en vragen aan de leverancier

Patiëntendossiers bevatten gegevens over eigenaren van dieren, en daarom moet de kliniek weten hoe een tool hiermee omgaat voordat deze in de praktijk wordt gebruikt, zelfs tijdens een gratis proefperiode. Vetz geeft aan dat de integratie met het patiëntendossiersysteem versleuteld en in overeenstemming met de AVG verloopt; meer informatie over de beveiligingsmaatregelen is te vinden op de beveiligingspagina van Vetz.

Vraag de leverancier toch rechtstreeks waar de gegevens worden opgeslagen en welke subverwerkers worden ingezet. Vraag ook om informatie over hoe lang de gegevens van het consult worden bewaard, bij voorkeur schriftelijk.

Vertel de eigenaar van het dier dat er kunstmatige inseminatie wordt toegepast

Vetz raadt aan om de eigenaar van het dier te informeren dat AI als hulpmiddel wordt gebruikt bij het opstellen van de medische notitie. Dit bevordert het vertrouwen en de openheid tijdens het gesprek, en Vetz kan helpen met een kant-en-klare formulering die de kliniek kan gebruiken.

Lees meer over Vetz

Wilt u zien hoe Vetz werkt met uw eigen sjablonen en uw patiëntendossiersysteem voordat de proefperiode begint? Boek een demo, dan laten we u zien hoe Vetz werkt, afgestemd op uw praktijk. U kunt Vetz ook 14 dagen gratis uitproberen zonder uw creditcardgegevens op te geven.