Verminder de werkdruk in de kliniek met AI-ondersteuning bij het bijhouden van medische dossiers

Het is bijna zeven uur, de laatste eigenaar van een huisdier is naar huis gereden en zes medische dossiers moeten nog worden ondertekend. Veel klinieken herkennen dit beeld, en het zegt iets over waar de werkdruk daadwerkelijk terechtkomt als de dag niet genoeg uren heeft. Op deze pagina wordt besproken welk deel van de werkdruk een AI-hulpmiddel voor het bijhouden van medische dossiers kan wegnemen, hoe dit in de dagelijkse praktijk van een Zweedse kliniek werkt en waar de kliniek op moet letten alvorens een beslissing te nemen.

Wat de oorzaak is van de uitputting, en wat er geautomatiseerd kan worden

In zijn artikel over burn-out bij dierenartsen noemt CoVet lange werkdagen, emotionele uitputting door moeilijke gevallen, empathische vermoeidheid, financiële stress, veeleisende klantgesprekken, personeelstekort en een gebrek aan evenwicht tussen werk en vrije tijd als veelvoorkomende oorzaken. CoVet schrijft ook dat veel dierenartsen na werktijd blijven om de dossiers af te ronden.

De meeste punten op die lijst worden gewijzigd door besluiten die in het managementteam worden genomen. De personeelsbezetting, de dienstroostering en de manier waarop het team moeilijke gevallen bespreekt, worden niet beïnvloed door een programma. Het administratieve gedeelte ziet er anders uit. Het bijwerken van het medisch dossier, het advies bij ontslag en de facturering zijn taken die moeten worden uitgevoerd, maar waarvoor niet per se jij 's avonds achter je computer hoeft te zitten om ze te doen. Dat is waar AI-ondersteuning een reële rol speelt, en dat is ook waar de effectiviteit redelijkerwijs zou moeten worden gemeten.

Hoe de sector de omvang van het probleem beschrijft

CoVet verwijst op zijn pagina over burn-out bij dierenartsen naar de Merck Animal Health Veterinarian Wellbeing Study 2022, waarin wordt vermeld dat meer dan 50 % van de dierenartsen hoge niveaus van burn-out vertoont, waarbij vooral jongere dierenartsen en ondersteunend personeel het meest kwetsbaar zijn.

In zijn artikel over het bestrijden van burn-out met behulp van een AI-schrijver verwijst Scribenote naar de AVMA (JAVMA 2023) voor de bevinding dat dierenartsen 155 % vaker last hebben van burn-out dan de algemene bevolking, en naar Cornell University voor een geschatte kostprijs van 2 miljard dollar per jaar voor de sector.

Beide bronnen zijn Noord-Amerikaans en de cijfers geven de situatie daar weer. Ze zeggen niets concreets over een Zweedse kliniek, maar ze geven wel een orde van grootte waarmee rekening kan worden gehouden wanneer het management bespreekt waarom personeel vertrekt.

Vroege waarschuwingssignalen die tijdens de teamvergadering aan de orde moeten worden gesteld

CoVet beschrijft een reeks symptomen die kunnen optreden voordat iemand er serieus iets van zegt:

uitputting nog voordat de training is begonnen, slaap die geen rust biedt
cynisme, irritatie en emotionele afstomping ten opzichte van patiënten en eigenaren van dieren
klinische details die over het hoofd worden gezien en een afnemende werkprestatie
het vermijden van bepaalde taken, patiënten of gesprekken
teruggetrokkenheid van collega’s en minder samenwerking
minder werkplezier en twijfels over het voortzetten van het beroep

CoVet benadrukt dat de symptomen bij iedereen in het team kunnen optreden. Dierenverzorgers, receptiemedewerkers en kliniekmanagers lopen evenveel risico als de dierenartsen. Meer informatie over het verband tussen werkdruk en herstel is te vinden in ‘Van burn-out naar balans: hoe AI de werkdruk in de kliniek kan verminderen’.

Zo verdwijnt het schrijfwerk in de praktijk

In de spreekkamer schakel je Vetz in zodra het gesprek met de eigenaar van het dier begint. Vetz luistert mee en interpreteert het gesprek in realtime, begrijpt wie wat zegt en welke informatie belangrijk is. De eigen sjablonen van de kliniek worden als structuur gebruikt, zodat het concept aansluit bij de procedures die jullie al hanteren.

Binnen enkele seconden na het gesprek is er een volledig concept van het patiëntendossier beschikbaar, gestructureerd volgens de procedures van de kliniek en met de juiste medische terminologie. U leest het door, past het handmatig of met behulp van AI aan en ondertekent het. U behoudt de hele tijd de controle. De stappen worden gedetailleerd beschreven in de handleiding over hoe Vetz in de praktijk werkt, en de basisprincipes van de technologie vindt u in ‘Wat is een AI-scribe? ’ en op de pagina over AI-dossiervoering.

De ontlasting houdt niet op bij de tekst

Wat na een dag als mentale belasting overblijft, is zelden alleen de tekst van het patiëntendossier zelf. Vetz kan ontbrekende onderdelen in de aantekening identificeren, zoals de anamnese of de diagnose, en suggesties doen voor differentiële diagnoses. Herinneringen aan vervolgafspraken en follow-up worden in hetzelfde proces afgehandeld.

Daarnaast genereert Vetz rechtstreeks vanuit het medisch dossier individueel afgestemde ontslagadviezen, stelt het relevante diagnosecodes voor op basis van de aantekeningen en biedt het ondersteuning bij de facturering op basis van de inhoud van het dossier, waardoor het risico op gemiste factureringen wordt verminderd. De ontslagadviezen worden nader toegelicht op de pagina over ontslagadviezen voor dierenartsen, en een overzicht van alle functies is te vinden onder Functies. Hoe de tijdwinst zich over de werkdag verdeelt, wordt besproken in Tijd besparen met AI als dierenarts.

Het avondwerk verdwijnt pas wanneer het ontwerp niet meer met de hand hoeft te worden verplaatst

Een kant-en-klaar concept in een apart venster heeft geen zin als iemand het toch nog moet knippen en plakken in het dossierbeheersysteem. Vetz is geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. Uw afspraken worden automatisch weergegeven in Vetz en het voltooide dossier wordt met één druk op de knop teruggestuurd naar het dossierbeheersysteem, zonder dubbel werk of handmatige stappen.

Technisch gezien is de integratie gebaseerd op API’s of export- en importfuncties vanuit uw huidige systeem, en kan het concept van het patiëntendossier automatisch naar het juiste veld worden overgebracht. Volgens Vetz verloopt de overdracht versleuteld en in overeenstemming met de AVG. De kliniek hoeft dus niet van patiëntendossiersysteem te wisselen om aan de slag te gaan. Mocht uw systeem momenteel niet worden ondersteund, dan is het mogelijk om een integratie met de meeste systemen te ontwikkelen, en het is de moeite waard om hiernaar te informeren bij het eerste contact. Meer hierover vindt u in ‘Zo wordt Vetz geïntegreerd met uw patiëntendossiersysteem’.

Meet het effect in plaats van op je gevoel af te gaan

Stel eerst een uitgangspunt vast voordat jullie iets invoeren. Eenvoudige maatstaven die gemakkelijk te volgen zijn:

aantal minuten administratie per bezoek, gemeten gedurende een normale week
aantal niet-ondertekende dossiers aan het einde van de dag
hoeveel werk er na sluitingstijd wordt verricht, en door wie
hoeveel avonden per week iemand vanuit huis inlogt
het percentage dossiers dat de volgende dag achteraf wordt aangevuld

Vetz kan 14 dagen lang gratis worden getest zonder dat u uw kaartgegevens hoeft op te geven, wat voldoende is om een vergelijking met de uitgangssituatie te maken. In de functie Analytics en inzichten krijgt u een overzicht van workflows, productiviteit en gebruik en kunt u in realtime patronen herkennen.

Vraag de leverancier welke van uw statistieken direct in Analytics en Insights kunnen worden bijgehouden en welke u handmatig in het dossierbeheersysteem moet bijhouden, bijvoorbeeld het aantal niet-ondertekende dossiers aan het einde van de dag.

De invoering is een veranderingstraject, geen installatie

Je hoeft niets te downloaden. Vetz werkt in de webbrowser en is ook beschikbaar als app voor iPhone en Android. De meeste computers, mobiele telefoons en tablets werken direct, mits het apparaat over een microfoon beschikt.

Vetz ondersteunt meer dan 10 talen en houdt rekening met verschillende dialecten en accenten, wat van belang is in teams waar niet iedereen Zweeds als moedertaal heeft. Het systeem is geschikt voor gesprekken met meerdere sprekers en werkt ook bij video- en telefonische consulten.

Een praktische manier om ermee te beginnen is door twee of drie dierenartsen Vetz te laten gebruiken tijdens de testperiode, terwijl de rest van het team gewoon doorwerkt. Laat de testers aangeven wat er in de concepten ontbreekt, pas de sjablonen voor de patiëntendossiers van de kliniek daarop aan en breid het gebruik vervolgens uit naar meer medewerkers. Vetz kan worden aangepast aan jullie routines, sjablonen en werkwijzen, en jullie krijgen hulp bij het instellen ervan. Wat je moet vergelijken tussen verschillende tools, wordt besproken in ‘Een AI-scribe kiezen als dierenarts’.

Vragen die u moet stellen voordat u tekent

Stel deze vragen aan de leverancier en vraag om een schriftelijk antwoord:

Waar worden de persoonsgegevens geografisch gezien opgeslagen?
Welke subverwerkers worden ingeschakeld, en hoe wordt u op de hoogte gebracht van wijzigingen?
Hoe lang worden geluidsopnames en transcripties bewaard?
Hoe vraagt de kliniek om verwijdering, en hoe lang duurt dat?
Hoe worden de toegangsrechten tussen de verschillende functies binnen de kliniek beheerd?
Wat gebeurt er met de patiëntgegevens als de overeenkomst wordt beëindigd?

Informatie over veiligheid is te vinden op de veiligheidspagina, en de kwesties rond gegevensbescherming die specifiek zijn voor de diergeneeskunde worden behandeld in „AI en de AVG voor dierenartsen”.

De toestemming van de eigenaar van het dier maakt deel uit van dezelfde voorbereiding. Vetz raadt aan om de eigenaar van het dier in de aantekening te vermelden dat AI als ondersteuning wordt gebruikt en kan een kant-en-klare formulering aanreiken die in de behandelkamer kan worden gebruikt. Bepaal van tevoren wie dit zegt en op welk moment tijdens het bezoek, zodat iedereen in het team dit op dezelfde manier doet.

Wat AI niet oplost

Een gesprek over het inslapen van een dier wordt er niet makkelijker op doordat het verslag vanzelf wordt opgesteld. Personeelstekort, vacatures en eigenaren die de kosten in twijfel trekken, blijven ook na de invoering bestaan. De dierenarts controleert en ondertekent het verslag altijd zelf, en de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het dossier verschuift nergens naartoe.

Daarom moet de ondersteuning bij het bijhouden van medische dossiers worden gecombineerd met organisatorische maatregelen. CoVet stelt in zijn artikel flexibele roostering, delegeren en cross-training voor, evenals regelmatige evaluaties waarbij het team daadwerkelijk ziet dat er daarna iets verandert, en toegang tot ondersteuningsprogramma’s voor medewerkers. De tijd die vrijkomt door het niet meer bijhouden van medische dossiers is de ruimte waarin dergelijk werk plaats kan vinden, mits de kliniek er actief voor kiest om die tijd daarvoor in te zetten.

Lees meer over Vetz

Wilt u zien hoe de dossierstroom eruitziet met uw eigen sjablonen en uw dossiersysteem, boek dan een demo. Neem gerust uw cijfers mee over hoeveel dossierwerk er na sluitingstijd nog overblijft, zodat u deze kunt vergelijken met hoe de dag eruitziet met Vetz.