AI-scribe voor dierenartsen: zo kiest de praktijk het juiste hulpmiddel

Een AI-scribe luistert tijdens het consult mee naar het gesprek en stelt een concept van het medisch dossier op, dat de dierenarts vervolgens controleert en goedkeurt. Wat een AI-scribe is en hoe deze werkt, wordt beschreven in ‘Wat is een AI-scribe?’. Dit artikel gaat over de volgende stap: hoe de praktijk de juiste tool kiest.

Leveranciers beschrijven vergelijkbare functies vaak met verschillende termen. Een vergelijking is daarom het meest bruikbaar wanneer elke tool wordt beoordeeld aan de hand van dezelfde vragen en wordt getest tijdens de eigen consulten van de kliniek.

Acht vragen die u moet stellen voordat u een keuze maakt

1. Hoe goed gaat de tool om met Zweedse en veterinaire terminologie?

Probeer eens de eigen terminologie van de kliniek te gebruiken, de afkortingen die daar worden gehanteerd en het jargon dat onder het personeel gangbaar is. Oefen ook gesprekken waarin meerdere personen aan het woord zijn, bijvoorbeeld de dierenarts, de dierenverzorgers en de eigenaar van het dier.

2. Zijn de concepten in overeenstemming met de sjablonen voor patiëntendossiers van de kliniek?

De kopjes en volgorde van het concept moeten overeenkomen met de manier waarop de kliniek het patiëntendossier bijhoudt, of dat nu volgens het SOAP-model is of volgens de volgorde die in de Zweedse brancheaanbevelingen wordt voorgesteld. Vraag of de kliniek eigen sjablonen kan gebruiken voor verschillende soorten bezoeken. Het verschil tussen de structuren wordt beschreven in het SOAP-patiëntendossier voor dierenartsen.

3. Hoe verlopen het controleren en redigeren?

De dierenarts moet het concept altijd kunnen lezen, corrigeren en aanvullen voordat het dossier wordt goedgekeurd. Controleer hoe eenvoudig het is om tekst te wijzigen, en of het mogelijk is om de tool te vragen een deel te herschrijven of te verduidelijken.

4. Hoe komt het dossier in het dossiersysteem terecht?

Dit is vaak de vraag die bepaalt hoeveel tijd er daadwerkelijk wordt bespaard. Vraag of de tool kan worden geïntegreerd met juist uw dossierbeheersysteem, of dat de tekst handmatig moet worden overgezet. Test het hele proces, van invoer tot voltooid dossier, in het systeem dat u momenteel gebruikt. Hoe een integratie kan werken, wordt beschreven in ‘Zo wordt Vetz geïntegreerd met uw dossierbeheersysteem’.

5. Wat doet de tool nog meer, naast het bijhouden van het logboek?

Sommige tools maken alleen conceptversies van de medische dossiers. Andere helpen ook bij zaken die uit het dossier voortvloeien, zoals diagnosecodes, advies bij ontslag, factureringsvoorstellen of het opzoeken van informatie. Beoordeel welke van deze stappen momenteel de meeste tijd kosten in uw kliniek.

6. Hoe wordt er omgegaan met gegevens en beveiliging?

Vraag om schriftelijke antwoorden voordat de tool wordt gebruikt in combinatie met medische dossiers of persoonsgegevens:

• Waar worden geluidsopnames, transcripties en conceptverslagen van verslagen verwerkt en opgeslagen?
• Hoe lang worden de gegevens bewaard, en kan de kliniek ze zelf verwijderen?
• Worden de gegevens gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren, en kan de kliniek hiertegen bezwaar maken?
• Welke onderaannemers zijn erbij betrokken, en hoe wordt de kliniek op de hoogte gebracht van wijzigingen?
• Hoe worden de toegangsrechten beheerd en welke toegangslogboeken kan de kliniek inzien?
• Hoe worden beveiligingsincidenten en beëindiging van de dienst afgehandeld?

7. Welke uitrusting is er nodig?

Vraag of de tool installatie of speciale apparatuur vereist, of deze in de webbrowser en op mobiele apparaten werkt, en of deze kan worden gebruikt bij videoconsulten en telefonische consulten.

8. Hoe verlopen de implementatie, de ondersteuning en de proefperiode?

Ga na welke opleiding het team krijgt, welke contactmogelijkheden er zijn bij problemen en of de ondersteuning in het Zweeds beschikbaar is. Vraag ook of de tool in de dagelijkse praktijk kan worden getest voordat de kliniek zich vastlegt.

Vergelijkingstabel

Probeer het eens met de eigen consulten van de kliniek

Een beperkte test met de eigen voorbeeldgevallen van de kliniek zegt meer dan een algemene demonstratie.

1. Kies consultatietypen die overeenkomen met de gebruikelijke bezoeken en geluidsomgevingen in de kliniek.
2. Leg de vereisten vast voor transcriptie, het formaat van de logboeken, bewerking, toegangsrechten en gegevensbeheer.
3. Test het volledige proces, van opname tot voltooid dossier, in het bestaande dossiersysteem.
4. Bepaal wie de concepten controleert en noteer terugkerende fouten.
5. Meet de tijd die nodig is voor het bijwerken van het patiëntendossier vóór en tijdens het onderzoek, voor vergelijkbare bezoeken.

De dierenarts blijft verantwoordelijk

Ongeacht de gebruikte tool is het AI-concept een werkdocument. Voordat het wordt goedgekeurd, moet de dierenarts controleren of de patiënt en het bezoek kloppen, of de anamnese een getrouwe weergave is van wat er daadwerkelijk is gezegd, of de bevindingen onder de juiste rubriek staan en of de beoordeling, diagnose en voorschriften overeenkomen met de eigen beslissingen van de dierenarts. Wat het belangrijkst is om te controleren, wordt beschreven in ‘AI-dossiervoering voor dierenartsen’.

Zo beantwoordt Vetz de vragen

Vetz is een Zweeds AI-bedrijf dat tools ontwikkelt voor de diergeneeskunde. Dit zijn de antwoorden voor Vetz:

1. Talen: Vetz ondersteunt meer dan tien talen en kan omgaan met verschillende dialecten en accenten. De tool is geschikt voor gesprekken met meerdere sprekers.
2. Dossiersjablonen: Vetz kan worden aangepast aan de eigen sjablonen van de kliniek, en Vetz helpt de kliniek bij het opzetten ervan.
3. Controle: het verslag kan handmatig of met behulp van AI worden bewerkt; de AI kan de tekst verbeteren, anders formuleren of verduidelijken. De dierenarts keurt het verslag altijd goed.
4. Patiëntendossiersystemen: Vetz kan worden geïntegreerd met de meeste grote patiëntendossiersystemen via de API’s of de export- en importfuncties van die systemen. Zodra de integratie actief is, wordt de goedgekeurde notitie met één druk op de knop overgenomen. Als een systeem nog niet wordt ondersteund, is het in de meeste gevallen mogelijk om een integratie te ontwikkelen.
5. Naast het patiëntendossier: Vetz stelt diagnosecodes voor, genereert advies voor het naar huis gaan op basis van het patiëntendossier, doet voorstellen voor facturering en biedt een zoekfunctie voor kennis uit evidence-based bronnen.
6. Gegevens en beveiliging: de integratie met het patiëntendossiersysteem verloopt versleuteld en in overeenstemming met de AVG. Vragen over opslag, onderaannemers en verwijdering worden vóór het sluiten van de overeenkomst rechtstreeks aan Vetz gesteld.
7. Apparatuur: Vetz kan zonder installatie in de webbrowser worden gebruikt en is beschikbaar als app voor iPhone en Android. Het enige wat je nodig hebt, is een apparaat met een microfoon. Vetz werkt ook bij videoconsulten en telefonisch consulten.
8. Inleiding: Vetz biedt training en ondersteuning, en kan 14 dagen lang gratis worden getest zonder dat je je creditcardgegevens hoeft op te geven.

Vetz raadt ook aan om de eigenaar van het dier te informeren dat AI wordt gebruikt als ondersteuning bij het bijhouden van het medisch dossier, en kan hierbij helpen met een kant-en-klare formulering. Een overzicht van alle functies is te vinden op de functiepagina van Vetz.

Klinieken die willen zien hoe Vetz werkt bij hun eigen consulten, kunnen een demonstratie boeken.