Boekhoudprogramma voor dierenartsen: financiën en dossierbeheer in één werkstroom

Boekhoudsoftware voor dierenartsen – wat houdt dat eigenlijk in?

Wanneer een dierenkliniek in Denemarken op zoek is naar boekhoudsoftware voor dierenartsen, gaat het om de financiële administratie: boekhouding, facturering aan eigenaren van dieren, bonnen, btw en de dagelijkse financiële opvolging van de praktijk. Boekhoudsoftware regelt de geldstromen in de kliniek, niet wat er in de onderzoekskamer gebeurt.

Vetz biedt een andere oplossing. Vetz is een AI-hulpmiddel voor het consult zelf, het concept van het medisch dossier en de klinische documentatiestroom van de praktijk. Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en stelt een gestructureerd concept van het medisch dossier op, dat de dierenarts vervolgens controleert en goedkeurt, zoals beschreven op vetz.ai/features. De twee soorten systemen bestrijken verschillende aspecten van de dagelijkse praktijk van de kliniek, en voor een kliniek die zowel overzicht wil hebben over de financiën als over de dossiervoering, gaat het in de praktijk om de manier waarop de systemen met elkaar worden gekoppeld.

Wat een kliniek van een boekhoudprogramma mag verwachten

Voordat men een leverancier kiest, moeten de volgende functies in de eisenlijst zijn opgenomen:

Facturering aan eigenaren van dieren, gekoppeld aan patiëntgegevens en behandelingsgeschiedenis.
Digitaal beheer van documenten en bonnen, zonder dat elke bon handmatig hoeft te worden ingevoerd.
Procedures voor btw en boekhouding, afgestemd op de Deense regels voor bedrijven met boekhoudplicht.
Rapportages die de inkomsten, uitgaven en winstgevendheid in de loop van de tijd weergeven.
Gebruikersrechten die bepalen wat dierenartsen, dierenverzorgers en beheerders in het systeem kunnen zien en doen.
Koppelingen voor salarisuitbetaling en betalingsoplossingen.
Integratie met het reserveringssysteem, het kassasysteem en het patiëntendossiersysteem van de kliniek.

In hoeverre een bepaald boekhoudprogramma aan deze punten voldoet, verschilt per leverancier. Dit is iets wat elke kliniek rechtstreeks met de betreffende leverancier moet afstemmen voordat een keuze wordt gemaakt.

Dinero: facturering en boekhouding voor dierenartsen

Op de pagina die gericht is op dierenartsen beschrijft Dinero dat het programma facturering aan eigenaren van huisdieren biedt, de mogelijkheid om patiënten aan te maken, het scannen van bonnen via de mobiele telefoon en een actueel overzicht van inkomsten en uitgaven, volgens dinero.dk/hvem-er-dinero-for/dyrlaeger. Op dezelfde pagina staat vermeld dat Dinero integraties biedt met afspraken- en salarissystemen, met automatische boekhouding na elke salarisverwerking.

Een kliniek die al gebruikmaakt van een afspraken- of salarissysteem, zou moeten nagaan of Dinero – of een andere leverancier – een integratie aanbiedt die daadwerkelijk aansluit bij de bestaande werkwijze. Een koppeling die goed werkt voor een eenmanspraktijk hoeft niet even goed te werken voor een kliniek met meerdere dierenartsen en wisselende dienstroosters.

Hoe Dinero zich verhoudt tot andere boekhoudprogramma’s

Op hun vergelijkingspagina beschrijft Dinero zichzelf als een oplossing die is ontwikkeld voor „ondernemers en kleine en middelgrote zelfstandigen“, aldus dinero.dk/sammenlign-regnskabsprogrammer. Op dezelfde pagina wordt Dinero onder meer vergeleken met e-conomic, Billy, Meneto en Dynamics 365 op basis van bedrijfsgrootte en de diepgang van de functies.

Voor een dierenkliniek die een boekhoudprogramma moet kiezen, is de omvang van de praktijk een redelijk uitgangspunt. Dit moet worden aangevuld met een analyse van de functies, kosten, ondersteuning, integratiemogelijkheden en de manier waarop de overgang van de bestaande boekhouding naar een nieuw systeem verloopt, ongeacht welke leverancier de kliniek uiteindelijk kiest.

Anolla: boekingen en communicatie met klanten, geen boekhouding

Anolla omschrijft zichzelf als „een intelligent boekingssysteem voor dierenartsen en dierenklinieken“ dat online afspraken, agenda’s, dienstroosters en behandelings- en vaccinatieschema’s samenbrengt, aldus anolla.com/da/dyrlaegesoftware. Op de website worden ook functies beschreven voor communicatie met klanten, online betaling bij het boeken en een automatische wachtlijst.

Anolla is dus relevant als een aangrenzend administratiesysteem voor afspraken en klantcontact. De pagina biedt geen aanleiding om aan te nemen welke boekhoud- of factureringsfuncties de kliniek verder nog nodig heeft voor haar financiën. De kwestie van btw, boekhouding en facturering valt onder het boekhoudprogramma.

Waar Vetz in de stroom wordt geïntegreerd vóór de economie

Voordat een factuur of een boekingspost het boekhoudprogramma bereikt, is er in de onderzoekskamer al veel gebeurd. Vetz luistert mee tijdens het consult met de eigenaar van het dier en stelt automatisch een gestructureerd concept van het medisch dossier op, zoals nader wordt beschreven op vetz.ai/ai-journalforing. De dierenarts controleert en keurt het concept goed, en het voltooide medisch dossier kan worden overgezet naar het dossiersysteem zodra de integratie actief is.

Dit werk vindt plaats vóór de financiële verwerking, maar heeft er toch invloed op. Een dossier dat gestructureerd en volledig is wanneer het de onderzoekskamer verlaat, maakt het gemakkelijker om te zien wat er daadwerkelijk moet worden gefactureerd en welke documenten in het boekhoudprogramma moeten worden ingevoerd.

Facturatievoorstel en de verdere stappen naar de kassa en de boekhouding

Vetz kan op basis van de inhoud van het medisch dossier voorstellen doen voor wat er in rekening moet worden gebracht, zoals beschreven op vetz.ai/features. De dierenarts of het kliniekpersoneel beslist zelf over het voorstel; de overdracht naar de kassa of het boekhoudprogramma gebeurt niet automatisch.

Hoe een goedgekeurde factuur vervolgens moet worden doorgestuurd naar het kassasysteem, het PMS of het boekhoudprogramma van de kliniek, is iets wat elke kliniek zelf moet bepalen op basis van haar eigen systeemlandschap. Hier wordt de koppeling tussen het patiëntendossiersysteem, de kassa en de boekhouding concreet, en dat is een vraag die zowel aan Vetz als aan de leverancier van het boekhoudprogramma van de kliniek gesteld moet worden.

Met welke patiëntendossiersystemen kan Vetz worden geïntegreerd?

Vetz kan worden geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. De afspraken van de kliniek worden automatisch weergegeven in Vetz en het voltooide patiëntendossier wordt teruggestuurd naar het patiëntendossiersysteem, volgens vetz.ai/blog/vetz-integration-pms en vetz.ai/journalsystem-veterinar. Als de kliniek een ander patiëntendossiersysteem gebruikt dan deze drie, is de eenvoudigste manier om verder te komen om rechtstreeks bij Vetz te informeren welke integratiemogelijkheden er voor dat specifieke systeem zijn.

Vragen die u moet stellen vóór de aankoop of integratie

Voordat een kliniek een keuze maakt voor een boekhoudprogramma, een patiëntendossiersysteem of een koppeling tussen beide, is het de moeite waard om de betreffende leverancier een aantal vragen te stellen:

Waar worden de financiële gegevens en de patiëntendossiers opgeslagen, en in welk land?
Welke onderaannemers verwerken de gegevens?
Hoe lang worden de gegevens bewaard, en wat gebeurt ermee als de kliniek van leverancier verandert?
Welke exportmogelijkheden zijn er als men de gegevens later naar een ander systeem wil overzetten?
Hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling tussen het patiëntendossiersysteem, het PMS, het afsprakenbeheersysteem en het boekhoudprogramma wanneer er iets misgaat?

De antwoorden verschillen per leverancier. Deze moeten vaststaan voordat een nieuw boekhoudprogramma of een nieuwe integratie in de kliniek in gebruik wordt genomen.

Lees meer over Vetz

Wilt u in de praktijk zien hoe Vetz omgaat met conceptdossiers en factuurvoorstellen, voordat u beslist hoe dit moet worden gekoppeld aan het boekhoudprogramma en de overige systemen van uw praktijk? Boek een demo, dan bekijken we samen hoe dit er voor juist uw praktijk uit zou kunnen zien.