Bestillingssystem for veterinærklinikker: hva det skal gjøre og hvordan velge
Timeboken styrer en stor del av dagen på en veterinærklinikk. Den bestemmer hvor lange besøkene vil være, når nødstilfeller kan håndteres og hvor mye resepsjonen trenger å ringe. Når klinikken gjennomgår bookingen sin, er det første spørsmålet ikke hvilket system som er best, men hvor bookingen skal plasseres og hvordan den kobles til journalen og kassen.
I journalsystemet eller ved siden av det
Mange veterinærjournalsystemer har en innebygd timebok. Fordelen er at booking, journal og faktura er i samme system, slik at informasjon om dyr og dyreeiere bare trenger å legges inn én gang.
Et separat bookingsystem kan tilby mer for online booking og påminnelser, men da må bookingene overføres til journalsystemet. Spør derfor alltid hvordan en booking i ett system når det andre, og hva som skjer når en time endres eller avlyses. Mer om hva journalsystemet skal kunne gjøre, finner du i veiledningen til journalsystemer for veterinærer .
Dette skal være ferdig innen timeplanen.
Test timeplanen med en typisk uke fra klinikken, ikke med leverandørens eksempel:
- Besøkstyper med egen lengde, slik at en vaksinasjon og en halthetsundersøkelse ikke har samme tid.
- Flere veterinærer, dyrepleiere og behandlingsrom booket samtidig.
- Tilbakebesøk booket direkte fra journalen.
- Dører som holdes åpne for nødstilfeller.
- Avbestillinger og ombookinger som raskt frigjør tid til noen andre.
La resepsjonisten gjøre testen. Det er der manglene i en timebok først blir lagt merke til, ofte i den travleste timen på morgenen.
Online booking for dyreeiere
Online booking kan avlaste telefonen, men klinikken må selv kontrollere hva som kan bestilles. Spør leverandøren:
- Hvilke typer besøk kan dyreeiere bestille selv?
- Hvordan slår klinikken av online booking for bestemte tider eller veterinærer?
- Hvilken informasjon om dyret og årsaken til besøket fyller dyreeieren ut?
- Hvordan mottar dyreeieren påminnelser, og kan klinikken kontrollere når de sendes?
- Hvordan håndteres en bestilling som ikke passer, for eksempel en nødsituasjon bestilt som et rutinebesøk?
Fra bestilling til journal og faktura
En bestilling er starten på en flyt som fortsetter med ankomst, undersøkelse, journal og faktura. Sørg for at informasjonen fra bestillingen er inkludert hele veien, slik at ingen trenger å legge inn dyrets navn eller årsaken til besøket igjen på et senere tidspunkt.
Spør også hvordan systemet viser dagens bookinger til personen som jobber i undersøkelsesrommet. Veterinæren må se hvem som kommer inn neste gang og hvorfor, uten å måtte se i resepsjonsvisningen.
Hvordan Vetz jobber med bestillinger
Vetz er ikke et bookingsystem for dyreeiere. I stedet henter Vetz bookinger fra klinikkens journalsystem. Når integrasjonen er aktiv, vises klinikkens bookinger automatisk i Vetz, og den ferdige journalen sendes tilbake til journalsystemet uten manuelle trinn. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker, og teknologien er beskrevet i artikkelen om hvordan man integrerer Vetz med journalsystemet .
Vetz har også en kalender for pasientavtaler, hvor veterinæren kan planlegge og følge opp besøk og holde oversikt over tidspunkter, gjenbesøk og den daglige timeplanen. Under besøket lytter Vetz til samtalen med kjæledyreieren og skriver et utkast til journal som veterinæren gjennomgår og godkjenner. Flere verktøy for klinikken finner du i oversikten over verktøy for veterinærer , og alle funksjoner finner du på Vetz-funksjonssiden .
Databeskyttelse for bestillingsdetaljer
Et bestillingssystem lagrer navn, telefonnumre og e-postadresser til kjæledyreiere. Be om skriftlige svar før du bruker systemet:
- Hvor lagres og behandles dataene?
- Hvilke underleverandører er involvert, for eksempel for tekstmeldinger og e-poster?
- Hvor lenge lagres informasjon om gamle bestillinger?
- Hvordan slettes dataene, og kan klinikken slette dem selv?
- Hvilke tilgangslogger kan klinikken gjennomgå?
Flere spørsmål om personopplysninger og KI finner du i artikkelen om KI og GDPR for veterinærer .
Hvordan sammenligner du?
Lag en kortliste basert på funksjonene klinikken ikke kan klare seg uten, og test deretter hvert alternativ med en ekte uke av klinikkens timeplan. Spør hvordan eksisterende bestillinger og kontaktinformasjon for kjæledyreiere skal overføres, og hvem som skal gjøre overføringen.
Spør også hvordan prisen er satt, om den er per bruker, per veterinær eller per klinikk, om SMS-påminnelser koster ekstra og om prisen er oppgitt med eller uten mva. Navngitte systemer bør sammenlignes mot leverandørenes egne nåværende sider, ettersom funksjoner og vilkår endres.
Les mer om Vetz
Vil du se hvordan Vetz henter klinikkens bookinger og skriver journalen under besøket? Bestill en demonstrasjon , så viser vi deg hvordan med dine egne besøkstyper.