Veterinærverktøy: digitale verktøy for journalføring og klinikkadministrasjon

Når en veterinærklinikk evaluerer digitale verktøy, må den vurdere hele arbeidsflyten. Journalsystemet samler inn pasientinformasjon og driftsdata, mens andre løsninger kan håndtere for eksempel bookinger, journalskriving eller kunnskapssøk.

Behovene er forskjellige for en mindre praksis og en større klinikk. En mindre virksomhet kan prioritere enkel administrasjon og ha systemendringer. En større organisasjon kan trenge flere autorisasjonsnivåer og støtte for flere avdelinger, enheter eller brukergrupper.

Seks kategorier av veterinærverktøy

Følgende verktøy dekker ulike deler av klinikkens arbeid. De kan være en del av det samme klinikksystemet eller brukes som separate løsninger som er koblet sammen.

Journalsystemer og PMS lagrer klinikkens sentrale pasientinformasjon og journaler. Et PMS kan også støtte andre forretningsprosesser avhengig av systemets omfang. Les mer i Journalsystemer for veterinærer .
Bestilling og kundekommunikasjon hjelper klinikken med å planlegge besøk og kommunisere praktisk informasjon til dyreeiere, noe som kan redusere behovet for manuell håndtering via telefon eller separate meldingskanaler.
Betalingsløsninger håndterer klinikkens betalingsstrømmer og økonomiske registre. Koblingen til andre systemer påvirker hvor mye informasjon de ansatte må overføre manuelt.
Lagerstyring gir kontroll over klinikkens varer og lagerbeholdning. Virksomheten må vurdere hvordan lagersystemet utveksler informasjon med innkjøp, betaling og andre klinikkprosesser.
Dokumentasjonsstøtte hjelper veterinæren med journalskriving. Et AI-basert verktøy kan lytte til konsultasjonssamtalen eller motta veterinærens diktat og konvertere innholdet til et utkast til journal som veterinæren gjennomgår.
Kunnskapssøk og klinisk støtte hjelper veterinæren med å finne relevant informasjon i vanskeligere tilfeller, for eksempel i evidensbaserte kilder og forskningsartikler. Slike verktøy gir støtte, men den kliniske vurderingen gjøres alltid av veterinæren.

Journalsystemer og AI-støtte har forskjellige oppgaver

Journalsystemet er det sentrale stedet for pasient- og journalhåndtering. Et AI-basert dokumentasjonsverktøy har en mer begrenset oppgave: å produsere et utkast til journal som veterinæren gjennomgår og deretter legger inn i journalsystemet.

Forskjellen påvirker hvordan verktøyene bør evalueres. For et PMS må klinikken vurdere hvordan hele operasjonens data og arbeidsflyter håndteres. For et dokumentasjonsverktøy handler gjennomgangen primært om kvaliteten på utkastjournalene og hvordan de passer inn i det eksisterende journalsystemet.

Det finnes også forskjellige måter å jobbe med AI-støtte for dokumentasjon på. En AI-skriver lytter til hele konsultasjonen, mens AI-diktat er avhengig av at veterinæren leser opp notatene sine. Forskjellene er beskrevet i Hva er en AI-skriver? og AI-diktat for veterinærjournaler .

Slik ser arbeidsflyten ut med AI-journalføring

Uansett verktøy må arbeidsflyten være tydelig fra konsultasjonssamtalen til den signerte journalen. Samtalen tas opp i henhold til klinikkens prosedyrer, verktøyet produserer et utkast til journal, og veterinæren gjennomgår, korrigerer og signerer før journalen er komplett. AI-støtten overtar aldri veterinærens ansvar for journalen.

Klinikken må også bestemme hva som skjer hvis utkastet krever omfattende endringer, og ha en reserverutine for situasjoner der verktøyet ikke kan brukes. Den fullstendige arbeidsflyten og hva som må gjennomgås er beskrevet i AI-journalføring for veterinærer .

Sjekkliste for valg av veterinærprogramvare

Når man sammenligner ulike løsninger, bør de samme spørsmålene stilles til hver leverandør. Svarene må også testes mot klinikkens faktiske arbeidsmetoder.

Kompatibilitet med eksisterende PMS: Hvordan overføres utkastet til pasientjournalen til klinikkens nåværende system, og krever arbeidsflyten manuell kopiering?
Kvaliteten på journalutkast: Gjenspeiler utkastet konsultasjonen nøyaktig, og hvor mye redigering kreves før signering?
Tilpasning til svensk: Håndterer verktøyet svensk veterinærterminologi og klinikkens foretrukne journalstruktur?
Tillatelser: Kan tilgang begrenses av brukerrolle, stillingstittel eller organisasjonstilhørighet?
Sikkerhet: Hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak beskriver leverandøren, og hvordan kan klinikken kontrollere dem?
Datalagring: Hvor lagres dataene, hvor lenge oppbevares de, og hvordan håndteres sletting eller eksport?
Støtte: Hvilke kontaktkanaler og responstider gjelder når brukere trenger hjelp eller når tjenesten ikke fungerer?
Opplæring: Hvilken introduksjon får brukerne, og finnes det materiell for nye ansatte etter implementering?
Kostnad: Hvilke brukere eller funksjoner er inkludert, er det tilleggsavgifter, og er prisene oppført inkludert eller eksklusive mva.?
Praktisk prøveperiode: Kan løsningen testes i det daglige arbeidet før klinikken tar en beslutning om en bredere utrulling?

Klinikken bør også sjekke kontraktsvilkårene og oppsigelsesperioden. Dersom bruken krever spesialutstyr eller endrede arbeidsrutiner, må dette også inkluderes i kostnadsvurderingen. Hvordan en integrasjon mellom et AI-verktøy og et journalsystem kan fungere er beskrevet i Hvordan integrere Vetz med ditt journalsystem .

Datasikkerhet og personvernproblemer

Under en konsultasjon kan flere typer oppgaver forekomme. Før klinikken implementerer et AI-verktøy, må de forstå hele informasjonsflyten og dokumentere hvem som er ansvarlig for hver del.

Følgende spørsmål bør besvares skriftlig før en pilotprosjekt eller anskaffelse.

Hvilke data samler verktøyet inn fra konsultasjonen og brukerkontoen?
Hvor behandles og lagres lydfiler, transkripsjoner og opprettede journalutkast?
Hvor lenge lagres dataene, og hvordan slettes de når lagringsperioden er utløpt?
Hvordan kontrolleres brukertilgang, og hvordan spores endringer i tillatelser?
Bruker leverandøren dataene til noe annet formål enn å levere tjenesten?
Hvilke underleverandører behandler data, og hvor foregår behandlingen eller lagringen av disse?
Hvordan håndteres sikkerhetshendelser, og hvordan mottar klinikken informasjon hvis en hendelse inntreffer?
Hvilke prosedyrer må klinikken implementere for gjennomgang, signering, avvikshåndtering, informasjon til dyreeiere og avsluttede brukerkontoer?

Svarene må vurderes basert på klinikkens egne krav og gjeldende regelverk. Ved usikkerhet bør organisasjonen søke støtte fra den som er ansvarlig for databeskyttelse eller informasjonssikkerhet.

Stegvis introduksjon uten å forstyrre pasientflyten

Et nytt dokumentasjonsverktøy bør først testes i begrenset skala. Dette gjør det mulig for klinikken å oppdage problemer i arbeidsflyten før det utvides til flere brukere og konsultasjonstyper.

Kartlegg dagens situasjon ved å følge journalprosessen fra konsultasjon til utfylt og signert journal.
Velg en utvalgt gruppe pilotbrukere som bruker verktøyet ofte nok til å gi nyttig tilbakemelding.
Bestem hva som skal måles før pilotprosjektet starter , for eksempel tiden fra fullført konsultasjon til signert journal og mengden redigering som utkast krever.
Gjennomgå kvaliteten på et utvalg av journalutkast og dokumenter gjentakende feil eller elementer som skaper dobbeltarbeid.
Juster prosedyrer basert på pilotresultatene og avklar ansvarsområder, gjennomgangstrinn, støtteforløp, opplæringsmateriell og reserveprosedyrer.
Utvid bruken trinnvis etter en dokumentert beslutning , og fortsett å overvåke både tidsbruk og kvaliteten på registreringene.

I en mindre praksis kan pilotprosjektet omfatte et begrenset antall konsultasjoner og brukere. En større klinikk kan trenge å gjennomføre separate pilotprosjekter for forskjellige avdelinger eller arbeidsflyter før en felles arbeidsmåte er etablert. Hvor tidsbesparelser vanligvis oppstår er beskrevet i Spare tid med AI for veterinærer .

Vetz som et supplement til journalsystemet

Vetz er en AI-støtte for veterinærklinikker som fungerer sammen med klinikkens eksisterende journalsystem, ikke i stedet for det. Klinikkens PMS fortsetter å håndtere kjernedataene for pasienter og operasjoner.

Vetz lytter under samtalen med dyreeieren og lager et strukturert journalutkast. Veterinæren kan også lese journalen i stedet for å skrive. Utkastene følger klinikkens egne journalmaler, og veterinæren gjennomgår og godkjenner teksten før den overføres til journalsystemet. Når integrasjonen er aktiv, skjer overføringen med et klikk på en knapp, uten manuell kopiering. Vetz integreres med de fleste større journalsystemer via systemenes API-er eller eksport- og importfunksjoner, og integrasjonen er kryptert og i samsvar med GDPR.

I tillegg til journalføring inkluderer Vetz kunnskapssøk i evidensbaserte kilder, foreslåtte diagnosekoder, råd om hjemmebesøk generert fra journalen og foreslått fakturering. Vetz brukes i nettleseren eller som en app på iPhone og Android, og støtter mer enn ti språk. Mer om funksjonene finner du på Vetz-funksjonssiden og i Hvordan Vetz fungerer .

Spørsmålene om datalagring, underleverandører og lagringstid i sjekklisten ovenfor stilles best direkte til Vetz, som med andre leverandører, før en avtale inngås.

Avgjørelsen bør være basert på klinikkens egen arbeidsflyt.

Når klinikken har kartlagt sine administrative prosesser, blir det enklere å avgjøre hvilke verktøy som må fungere sammen. Et PMS kan inneholde den sentrale journalen og driftsinformasjon, mens separate løsninger støtter andre arbeidsprosesser.

Vurderingen bør baseres på en praktisk test med reelle brukere og en etablert gjennomgangsprosedyre. I alle tilfeller må veterinæren ha kontroll over den endelige journalen og signaturen. Vetz kan testes gratis i 14 dager, og klinikker som ønsker å se hvordan verktøyet passer inn i arbeidsflyten deres kan bestille en demonstrasjon .