Fakturering på en veterinærklinikk: hvordan redusere tapte fakturaer

Under et besøk kan det være nødvendig å registrere flere prosedyrer, materialer, forbruksvarer, medisiner og rådgivningstiltak. Hvis dataene først samles inn etter konsultasjonen, blir faktureringen avhengig av notater og personalets hukommelse. Risikoen øker når flere ansatte deltar, eller når besøket fortsetter etter at et innledende faktureringsgrunnlag allerede er opprettet.

Tapte fakturaer er sjelden bevisste. De oppstår i overgangen mellom utført arbeid og registrert fakturalinje. En reviderbar flyt mellom konsultasjon og faktura gjør det enklere å se hvor dataene forsvinner.

Flyten fra konsultasjon til faktura

Følg en rekke fullførte besøk gjennom hele prosessen. Dette vil gjøre det mulig å se om avviket oppstår under journalføring, når faktureringsdokumentasjonen utarbeides eller under endelig fakturering.

Konsultasjonen gjennomføres. Den som utfører eller deltar i en handling må samle inn relevante data nær tidspunktet for arbeidets utførelse. Det samme gjelder materialer som brukes og andre elementer som påvirker faktureringen.
Journalen er utfylt. Innholdet i konsultasjonen samles i journalen. Ansvarlig veterinær gjennomgår journalen og bekrefter at den gjenspeiler besøket nøyaktig.
Faktureringsgrunnlaget opprettes. Journalen sammenlignes med klinikkens prisliste og faktureringsregler. Ikke all journalinformasjon skal automatisk bli faktureringslinjer, men grunnlaget skal gjøre det mulig å kontrollere relevante elementer.
Fakturaen kontrolleres. Resepsjonen eller en annen utpekt funksjon sammenligner debetlinjene med den gjennomgåtte dokumentasjonen. Uklare posteringer sendes tilbake til personen som kan fastslå hva som faktisk ble gjort.
Avvik følges opp. Påfølgende debiteringer og andre korrigeringer registreres. Gjentakende avvik viser hvor arbeidsflyten må gjennomgås.

Sjekken bør dekke hele besøket, selv når flere personer har jobbet med pasienten. Ellers kan en faktura som opprettes tidlig i besøket mangle elementer som ble lagt til senere.

Situasjoner der debet ikke belastes

Følgende situasjoner er verdt å undersøke i din egen bedrift:

Flere trinn utføres under samme besøk, men faktureringsgrunnlaget er primært basert på den opprinnelige grunnen til bestillingen.
Veterinæren og dyrepleieren registrerer ulike deler av besøket uten felles kontroll før fakturaen er ferdig utfylt.
Materialer eller medisiner legges til etter at en første sammenstilling allerede er sendt til resepsjonen.
Journalen er skrevet retrospektivt basert på korte støttende notater som mangler noen tiltak.
Rådgivning eller oppfølgingsarbeid fremgår tydelig av journalen, men ingen sjekker koblingen til klinikkens faktureringsregler.

Dobbeltfakturering og feilregistreringer må også inkluderes i kontrollen. Målet er at fakturaen skal samsvare med arbeidet som er utført og klinikkens fastsatte regler, ikke at hver omtale i journalen skal faktureres.

Fordel ansvaret for hver overlevering

Start med å utnevne en person som er ansvarlig for hver overlevering. Dette kan være forskjellige personer avhengig av type besøk, arbeidsskift eller størrelsen på klinikken.

Veterinæren er ansvarlig for at journalen gjenspeiler konsultasjonen og at egne handlinger er korrekt angitt.
Dyrepleieren registrerer arbeidet og forbruksartiklene som er en del av deres eget ansvarsområde.
Resepsjonen sjekker at dokumentasjonen er fullstendig før fakturaen ferdigstilles.
Finansfunksjonen følger opp korrigeringer og gjentakende avvik, uten å måtte gjøre kliniske vurderinger.

Alle må kunne markere når oppgaver er igjen. Statuser som startet , venter på fullføring , klar for fakturering og fakturert kan fungere bra hvis de passer inn i klinikkens system. Prøv arbeidsfordelingen i liten skala først: en klinikk med sentral resepsjon trenger ofte et annet kontrollpunkt enn en bedrift der samme person avslutter besøket og tar betaling.

Journalen er grunnlaget for korrekt fakturering

En fullstendig journalpost gir mer informasjon å sammenligne med debetlinjene, og en tydelig struktur gjør det enklere å finne utførte handlinger og brukte produkter uten å lese hele posten flere ganger.

Det er her de fleste manglende påtalemyndighetene oppstår. Når journalen skrives i etterkant, fra minnet, er det lett at et mindre bidrag aldri blir inkludert, og det som ikke står i journalen blir sjelden påtalemyndigheten. Jo nærmere konsultasjonen journalen skrives, og jo mer fullstendig den er, desto bedre er grunnlaget for påtalemyndigheten. Vanlige mangler i journalteksten er beskrevet i De vanligste feilene i journalskriving .

Debetforslag med AI i Vetz

Vetz gir automatiske forslag til hva som skal faktureres, basert på innholdet i journalen. Målet er å redusere risikoen for manglende fakturering ved å koble det som er dokumentert til det som er fakturert.

Forslagene er basert på samme flyt som journalføringen. Vetz lytter under samtalen med dyreeieren og lager et strukturert utkast til journalen, slik at journalen er klar umiddelbart etter besøket i stedet for etterpå. Veterinæren gjennomgår og godkjenner journalen, og faktureringsforslagene er basert på det godkjente notatet. Når integrasjonen med journalsystemet er aktiv, overføres det ferdige notatet med et klikk på en knapp. Hvordan flyten fungerer er beskrevet i AI-journalføring for veterinærer og Hvordan Vetz fungerer .

Fakturaforslagene er en støtte, ikke en ferdig faktura. Den som er ansvarlig for fakturering, sjekker forslagene mot klinikkens prisliste og faktureringsregler før fakturaen ferdigstilles. En oversikt over alle funksjoner finner du på Vetz-funksjonssiden .

Mål forbedring i løpet av en prøveperiode

Velg en begrenset testperiode og bestem på forhånd hvilke besøk som skal inkluderes. Bruk samme utvalg for en sammenligningsperiode, slik at resultatene kan sammenlignes. Følg gjerne disse målingene i begge periodene:

Prosentandel av innhentede faktureringsposter: antall relevante poster med en tilhørende faktureringslinje, delt på alle relevante poster i henhold til klinikkens regler.
Prosentandel av korrigerte fakturaer: antall fakturaer som er endret etter første kontroll, delt på alle gjennomgåtte fakturaer.
Etterregistrert vareverdi: beløpet som er lagt til etter den opprinnelige faktureringen.
Tid for å fullføre faktura: fra besøket er avsluttet til fakturaen er kontrollert og klar.

Legg også merke til årsaken til hvert avvik. Gjentakende årsaker viser hvilket trinn i flyten som trenger forbedring. Hvis du vil vite mer om hvordan tidsbesparelser kan måles, kan du se Spar tid med AI for veterinærer .

Problemer med informasjonssikkerhet

Når samtaler og medisinske journaler håndteres med AI, må klinikken vite hvilke data som behandles og hvordan. Klinikken bør ha skriftlige svar på følgende spørsmål før et verktøy implementeres:

Hvor behandles og lagres lydfiler, transkripsjoner og journalutkast?
Hvordan kontrolleres tillatelser, og kan klinikken spore hvem som har hatt tilgang?
Hvor lenge lagres dataene, og hvordan utføres sletting og eksport?
Hvilke underleverandører er involvert, og hvordan håndteres sikkerhetshendelser?
Hvordan blir kjæledyreieren informert om at AI brukes i journalføring?

Spørsmålene stilles helst direkte til leverandøren før avtalen signeres. Klinikkens personvernombud bør deretter vurdere svarene basert på organisasjonens egne prosedyrer.

Vetz er tilgjengelig for en 14-dagers gratis prøveperiode. Klinikere som ønsker å se hvordan faktureringsforslag fungerer i sin egen arbeidsflyt, kan bestille en demonstrasjon .