Slik fungerer GOT-fakturering for tyske veterinærpraksiser
Alle som driver eller jobber i en veterinærpraksis i Tyskland fakturerer tjenestene sine i henhold til Gebührenordnung für Tierärzte, i dagligtale kjent som GOT. Mange utøvere stiller de samme spørsmålene om den. Er det obligatorisk å følge den, hvor mye spillerom er det i prissettingen, og hva må stå på fakturaen for at den skal være gyldig? Denne siden går gjennom hvordan GOT-fakturering fungerer i hverdagen, fra gebyrstrukturen til prosedyrene som sikrer at ingen utførte handlinger glemmes når fakturaen skrives.
Hva GOT er og hvem som er dekket
GOT er en forskrift som regulerer hva tyske veterinærer kan kreve for tjenestene sine. Den spesifiserer en liste over veterinærprosedyrer med et grunngebyr per prosedyre, og den styrer hvordan dette gebyret kan økes avhengig av omstendighetene rundt behandlingen.
For den enkelte praksis betyr dette at prislisten ikke er gratis. Hver prosedyre som utføres på et dyr har en tilsvarende post i tariffen, og fakturaen må kunne spores til disse postene.
Må veterinærer fakturere i henhold til GOT?
Det vanligste spørsmålet fra nye praksiseiere er om GOT-en virkelig er obligatorisk, eller om den fungerer som en anbefaling. Svaret avgjør hvordan praksisen får lov til å håndtere rabatter, pakkepriser og avtaler med større kunder.
Uansett det detaljerte svaret, trenger praksisen en rutine for hvordan avvik dokumenteres. En gebyrøkning bør være begrunnet i ettertid, og begrunnelsen bør høre hjemme i journalen snarere enn i minnet til den som fakturerte.
Gebyrsats, faktoren som bestemmer prisen
Grunnavgiften i tariffen er sjelden det beløpet dyreeieren faktisk betaler. Veterinæren velger en faktor, på tysk Gebührensatz, som multipliseres med grunnavgiften. Faktoren er ment å fange opp hvor krevende den enkelte behandlingen var.
I praksis er det her utøverne taper mest penger, og det av to grunner. De som alltid velger den laveste faktoren av vane, tar ikke betalt for kompliserte saker. De som velger en høy faktor uten at journalen viser hvorfor, vil ha vanskelig for å forsvare fakturaen når en dyreeier stiller spørsmål ved den. En journal som beskriver hva som ble gjort, hvor lang tid det tok og hvilke komplikasjoner som oppsto, er grunnlaget faktoren er basert på.
Beredskaps- og nødbesøk
Besøk utenom ordinær åpningstid faktureres på andre vilkår enn på dagtid. Tariffen inneholder regler for både et spesielt vaktgebyr og et eget intervall for faktoren for akutte besøk.
For praksisen er det viktig at journalsystemet vet når et besøk har skjedd. Et akuttbesøk som er registrert som et vanlig dagsbesøk blir feilfakturert i begge retninger, enten for lavt for praksisen eller på en måte som dyreeieren med rette kan protestere mot.
Hva en korrekt faktura i henhold til GOT inneholder
En faktura i henhold til GOT skal være lesbar for dyreeieren, en kollega og den som vurderer praksisen. Den rapporterer hvert tiltak separat, med henvisning til avgiftspost, faktor som er brukt, medisiner og forbruksvarer og MVA.
Et engangsbeløp uten spesifikasjon kan ikke kontrolleres, og det gjør det umulig å se i ettertid om en utført handling mangler. Jo tettere fakturaen følger journalen, desto færre diskusjoner oppstår i resepsjonen.
Journalen styrer fakturaen
En handling som ikke er registrert i journalen havner sjelden på fakturaen. Dette er den enkle sammenhengen bak mesteparten av den manglende faktureringen på en praksis. Under et travelt besøk har veterinæren tid til å behandle, snakke med dyreeieren og gå videre til neste pasient, og det som ikke ble skrevet ned i øyeblikket forsvinner.
Det er her AI-støttet journalføring utgjør en forskjell for fakturering. Vetz lytter under samtalen med kjæledyreieren og lager et strukturert utkast til journal, som veterinæren gjennomgår, godkjenner og overfører til journalsystemet. Hvordan det fungerer er beskrevet i detalj på siden for AI-journalføring . Når journalføringen er fullført, er også fakturaen fullført.
Vetz har også en faktureringsstøtte som gir automatiske forslag til hva som skal faktureres basert på innholdet i journalen, med mål om å redusere risikoen for manglende fakturering. Forslagene kommer direkte fra journalen, slik at handlingen beskrevet i notatet vises som et forslag når fakturaen skal skrives. Les mer om hvordan det fungerer på faktureringen på veterinærklinikksiden .
Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Bestillinger vises automatisk i Vetz, og den ferdige journalen sendes tilbake til journalsystemet uten manuelle trinn. Praksisen bestemmer selv hvilke satselementer og faktorer som legges til i det systemet, og alle som ønsker å vite om deres eget journalsystem støttes, kan kontakte Vetz.
Hva endret seg med GOT 2022
GOT ble revidert i 2022, og revisjonen påvirket både grunnavgiftene og flere av reglene rundt fakturering. For en praksis som satte opp prislistene sine før revisjonen, er det grunn til å gjennomgå dem på nytt.
Det praktiske arbeidet etter en revisjon ligger i journalsystemet. Gebyrposter, standardfaktorer og maler for regelmessige besøk må oppdateres, og personalet må vite hva som gjelder. En praksis som fortsatt fakturerer i henhold til en eldre versjon, gjør det ofte uten å merke det, ettersom fakturaen ser lik ut som før.
Vanlige feil og informasjon for dyreeiere
Feilene som gjentar seg i fakturering i henhold til GOT er sjelden avanserte. Praksisen fakturerer under satsen av vane. Mva. håndteres feil for noen varekategorier. Handlinger som faktisk ble utført mangler på fakturaen fordi de aldri ble ført i journalen. Dyreeieren aner ikke kostnaden før fakturaen ligger på disken.
Den siste feilen koster mest når det gjelder tillit. En dyreeier som har fått et kostnadsestimat før behandlingen reagerer sjelden på det endelige beløpet, mens en som er overrasket gjerne stiller spørsmål ved hver eneste replikk.
Uansett hva regelverket krever, drar praksisen nytte av en rutine der kostnaden gjennomgås før behandlingen starter, og der denne rutinen dokumenteres i journalen.
Sjekkliste for praksisansvarlig
Et fungerende GOT-regnskap er basert på rutiner snarere enn på hukommelsen til individuelle ansatte. Følgende punkter dekker det meste av dette.
- Legg ut rateregistreringene og praksisens standardfaktorer i journalsystemet, slik at hver handling kan velges fra en liste i stedet for å legges inn fritt.
- Bestem hvordan avvikende faktorer skal begrunnes og hvor begrunnelsen skrives, slik at den forblir i journalen når fakturaen blir stilt spørsmål ved.
- Opplær alle som fakturerer i hva tariffen krever på fakturaen, inkludert hvordan medisiner, materialer og mva. rapporteres.
- Gjennomfør en kostnadsgjennomgang med kjæledyreieren før behandling og noter i journalen at den er utført.
- Gjennomgå regelmessig et utvalg av fakturaer mot journalposteringene og se etter handlinger som er utført, men ikke fakturert.
- La journalføringen styre faktureringen, med et utkast til journal opprettet under besøket og et faktureringshjelpemiddel som foreslår oppføringer fra journalinnholdet.
- Gå gjennom prislister og maler etter hver endring i tariffen, og sjekk at systemet tar hensyn til gjeldende formulering.
Flere funksjoner som påvirker journalføring og fakturering er samlet på Vetz- funksjonssiden.
Les mer om Vetz
Vil du se hvordan et utkast til journal opprettet under besøket kan bli grunnlag for fakturaen, og hvordan faktureringsstøtten foreslår posteringer direkte fra journalen? Bestill en demonstrasjon , så viser vi deg hvordan Vetz jobber i en praksis som fakturerer i henhold til GOT.