Reduser tretthet på klinikken med AI-støtte i journalføring

Klokken er nesten sju, den siste dyreeieren har kjørt hjem og seks journaler er fortsatt usignerte. Mange klinikker kjenner igjen bildet, og det sier noe om hvor arbeidsmengden faktisk havner når dagen ikke strekker til. Denne siden går gjennom hvilken del av utmattelsen en AI-støtte for journalskriving kan ta, hvordan det fungerer i en svensk klinikks hverdag og hva klinikken bør sjekke før de tar en beslutning.

Hva som forårsaker tretthet, og hva som kan automatiseres

I sin artikkel om utbrenthet blant veterinærer lister CoVet opp lange arbeidsdager, emosjonell utmattelse fra vanskelige saker, medfølelsesutmattelse, økonomisk stress, krevende klientmøter, personalmangel og dårlig balanse mellom arbeid og fritid som vanlige årsaker. CoVet skriver også at mange veterinærer blir værende etter arbeidstid bare for å fullføre journalene sine.

De fleste punktene på den listen endres av beslutninger tatt i ledergruppen. Bemanning, planlegging og hvordan teamet snakker om vanskelige saker påvirkes ikke av et program. Den administrative delen ser annerledes ut. Journalregistreringen, hjemmebesøksrådene og faktureringen er arbeid som må gjøres, men som ikke krever at du setter deg ned og skriver det om kvelden. Det er der AI-støtte har en reell oppgave, og det er også der du med rimelighet bør måle effekten.

Hvordan bransjen beskriver omfanget av problemet

CoVet viser på siden sin om utbrenthet blant veterinærer til Merck Animal Health Veterinarian Wellbeing Study 2022, hvor over 50 % av veterinærene rapporteres å ha høye nivåer av utbrenthet, med yngre veterinærer og støttepersonell som mest utsatt.

I sitt innlegg om bekjempelse av utbrenthet med AI Scribe, siterer Scribenote AVMA (JAVMA 2023) for funnet at veterinærer har 155 % høyere utbrenthetsrater enn den generelle befolkningen, og Cornell University for en estimert kostnad på 2 milliarder dollar per år for bransjen.

Begge kildene er nordamerikanske, og tallene beskriver forholdene der. De sier ikke noe nøyaktig om en svensk klinikk, men de gir en størrelsesorden å referere til når ledelsen diskuterer hvorfor ansatte slutter.

Tidlige varseltegn å ta opp på teammøtet

CoVet beskriver en rekke tegn som kan dukke opp før noen sier seriøst nei:

  • utmattelse selv før treningen har startet, søvn som ikke er avslappende
  • kynisme, irritasjon og emosjonell avsløving overfor pasienter og dyreeiere
  • kliniske detaljer som går tapt og synkende arbeidsytelse
  • unngåelse av visse oppgaver, pasienter eller samtaler
  • tilbaketrekning fra kolleger og mindre samarbeid
  • redusert jobbtilfredshet og tvil om å fortsette i yrket

CoVet påpeker at tegnene kan dukke opp hos hvem som helst i teamet. Dyrepassere, resepsjonister og klinikkledere er like sårbare som veterinærer. For mer om sammenhengen mellom arbeidsmengde og restitusjon, se Fra utbrenthet til balanse: hvordan AI kan redusere arbeidsmengde i klinikken .

Slik forsvinner skrivearbeidet i praksis

I konsultasjonsrommet aktiverer du Vetz når samtalen med dyreeieren starter. Vetz lytter og tolker samtalen i sanntid, og forstår hvem som sier hva og hvilken informasjon som er viktig. Klinikkens egne maler brukes som struktur, slik at utkastet følger rutinene du allerede har.

I løpet av sekunder etter samtalen har du et komplett utkast til journalen din, strukturert i henhold til klinikkens prosedyrer og med korrekt medisinsk terminologi. Du leser gjennom den, gjør justeringer manuelt eller ved hjelp av AI, og signerer den. Du har full kontroll. Trinnene er beskrevet i detalj i veiledningen om hvordan Vetz fungerer i praksis , og det grunnleggende om teknologien finner du i Hva er en AI-skriver og på siden for AI-journalføring .

Lettelsen stopper ikke ved teksten

Det som blir igjen som en mental byrde etter en dag er sjelden bare selve journalteksten. Vetz kan identifisere manglende deler av notatet, som anamnese eller diagnose, og foreslå differensialdiagnoser. Påminnelser om tilbakebesøk og oppfølging håndteres i samme flyt.

I tillegg genererer Vetz personlige råd om hjemmebesøk direkte fra journalen, foreslår relevante diagnosekoder basert på notatet og gir faktureringsstøtte basert på innholdet i journalen, noe som reduserer risikoen for manglende fakturering. Råd om hjemmebesøk er beskrevet mer detaljert på siden for råd om hjemmebesøk for veterinærer , og en oversikt over alle funksjoner finner du under Funksjoner . Hvordan tidsbesparelsene fordeles utover arbeidsdagen diskuteres i Spare tid med AI som veterinær .

Kveldsarbeidet forsvinner bare når utkastet ikke må flyttes for hånd.

Et ferdig utkast i et eget vindu er nytteløst hvis noen uansett skal klippe og lime det inn i journalsystemet. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Dine bookinger vises automatisk i Vetz, og den ferdige journalen overføres tilbake til journalsystemet med et klikk på en knapp, uten duplisering eller manuelle trinn.

Teknisk sett er integrasjonen basert på API-er eller eksport- og importfunksjoner fra ditt nåværende system, og utkastet til journalen kan automatisk overføres til riktig felt. Ifølge Vetz er overføringen kryptert og GDPR-sikker. Dette betyr at klinikken ikke trenger å endre journalsystemer for å komme i gang. Hvis systemet ditt ikke støttes i dag, er det mulighet for å bygge en integrasjon med de fleste systemer, og det er verdt å spørre om dette ved første kontakt. Mer om dette i Hvordan integrere Vetz med ditt journalsystem .

Mål effekten i stedet for å stole på følelsen

Sett en grunnlinje før du implementerer noe. Enkle målinger som kan følges opp:

  • antall minutter med journalføring per besøk, målt i løpet av en typisk uke
  • antall usignerte medisinske journaler på slutten av dagen
  • hvor mye arbeid som gjøres etter avslutning, og av hvem
  • Hvor mange kvelder i uken logger noen seg inn hjemmefra
  • andelen av pasientjournaler som suppleres retrospektivt neste dag

Vetz kan testes gratis i 14 dager uten behov for kortopplysninger, noe som er nok for en grunnleggende sammenligning. Analyse- og innsiktsfunksjonen gir deg oversikt over arbeidsflyter, produktivitet og bruk, og lar deg se mønstre i sanntid.

Spør leverandøren hvilke av målingene dine som kan spores direkte i Analyse og Innsikt, og hvilke du må spore manuelt i journalsystemet, for eksempel antall usignerte journaler på slutten av dagen.

Introduksjonen er en endringsprosess, ikke en installasjon

Ingen nedlasting kreves. Vetz brukes i nettleseren og er også tilgjengelig som en app for iPhone og Android. De fleste datamaskiner, mobiltelefoner og nettbrett fungerer direkte, forutsatt at enheten har en mikrofon.

Vetz støtter over 10 språk og håndterer forskjellige dialekter og aksenter, noe som er viktig i team der ikke alle har svensk som førstespråk. Systemet kan håndtere samtaler med flere talere og fungerer også for video- og telefonkonsultasjoner.

En praktisk løsning er å la to eller tre veterinærer kjøre Vetz i testperioden mens resten av teamet jobber som vanlig. La testerne rapportere hva som mangler i utkastene, juster klinikkens journalmaler basert på det og utvid deretter til mer. Vetz kan tilpasses dine rutiner, maler og arbeidsmetoder, og du vil få hjelp med oppsettet. Hva du bør sammenligne mellom ulike verktøy diskuteres i Valg av AI-skribent som veterinær .

Spørsmål du bør stille før du signerer

Still leverandøren disse spørsmålene og be om svar skriftlig:

  • Hvor lagres personopplysningene geografisk?
  • Hvilke underleverandører blir ansatt, og hvordan blir dere informert om endringer?
  • Hvor lenge lagres lydopptak og transkripsjoner?
  • Hvordan ber klinikken om sletting, og hvor lang tid tar det?
  • Hvordan kontrolleres tillatelser mellom ulike roller på klinikken?
  • Hva skjer med journaldataene hvis avtalen sies opp?

Vetz-informasjon om sikkerhet finner du på sikkerhetssiden , og databeskyttelsesproblemene som er spesifikke for veterinærpraksis er omtalt i AI og GDPR for veterinærer .

Samtykke fra kjæledyreieren er en del av den samme forberedelsen. Vetz anbefaler at du informerer kjæledyreieren om at kunstig intelligens brukes til å støtte notatet og kan gi en ferdig formulering som kan brukes i rommet. Bestem på forhånd hvem som skal si det og når i besøket det skal sies, slik at alle i teamet gjør det samme.

Det AI ikke løser

En avlivningsbegjæring blir ikke enklere av selve skrivingen av notatet. Mangel på bemanning, ubesatte stillinger og dyreeiere som stiller spørsmål ved kostnadene, gjenstår etter introduksjonen. Veterinæren gjennomgår og signerer alltid selv, og ansvaret for innholdet i journalen flytter seg ikke noe sted.

Derfor bør journalstøtte kombineres med organisasjonsarbeid. I sin artikkel foreslår CoVet fleksibel planlegging, delegering og kryssopplæring, gjentakende avstemminger der teamet faktisk ser at noe har endret seg i etterkant, og tilgang til støtteprogrammer for ansatte. Tiden som frigjøres fra journalskriving er rommet der slikt arbeid kan imøtekommes, dersom klinikken aktivt bestemmer at det skal gå dit.

Les mer om Vetz

Hvis du vil se hvordan journalflyten ser ut med dine egne maler og journalsystem, bestill en demonstrasjon . Ta gjerne med tallene dine for hvor mye journalarbeid som er igjen etter avslutning, slik at du kan sammenligne dem med hvordan dagen ser ut med Vetz.