Regnskapsprogramvare for veterinærer: økonomi og journalføring i samme arbeidsflyt

Regnskapsprogramvare for veterinærer – hva inkluderer den egentlig?

Når en klinikk i Danmark ser etter regnskapsprogramvare for veterinærer, handler det om økonomisk administrasjon: regnskap, fakturering til dyreeiere, kvitteringer, moms og den løpende økonomiske oppfølgingen av virksomheten. En regnskapsprogramvare tar seg av kontantstrømmen i klinikken, ikke hva som skjer i undersøkelsesrommet.

Vetz løser noe annerledes. Vetz er en AI-støtte for selve konsultasjonen, utkastet til journal og klinikkens kliniske dokumentasjonsflyt. Vetz lytter under samtalen med dyreeieren og lager et strukturert utkast til journal som veterinæren deretter gjennomgår og godkjenner, som beskrevet på vetz.ai/features . De to systemtypene dekker ulike deler av klinikkens hverdag, og for en klinikk som ønsker å ha oversikt over både økonomi og journalføring, handler det i praksis om hvordan systemene er koblet sammen.

Hva en klinikk bør kreve av et regnskapsprogram

Før du velger en leverandør, bør følgende funksjoner inkluderes i kravlisten:

• Fakturering til dyreeiere, knyttet til pasientinformasjon og behandlingshistorikk.
• Digital håndtering av dokumenter og kvitteringer, uten manuell registrering av hvert dokument.
• Moms- og regnskapsprosedyrer tilpasset danske regler for regnskapspliktige virksomheter.
• Rapportering som viser inntekter, utgifter og lønnsomhet over tid.
• Brukertillatelser som skiller hva veterinærer, dyrepleiere og administratorer kan se og gjøre i systemet.
• Tilkoblinger for lønns- og betalingsløsninger.
• Integrasjon med bookingsystemer, kasseløsninger og klinikkens journalsystem.

Hvor godt en spesifikk regnskapsprogramvare dekker disse punktene varierer mellom leverandører. Dette er noe hver klinikk må sjekke direkte med den respektive leverandøren før de tar et valg.

Dinero: fakturering og regnskap for veterinærer

På siden sin rettet mot veterinærer beskriver Dinero at programmet tilbyr fakturering til dyreeiere, mulighet for å legge til pasienter, kvitteringsskanning via mobil og en kontinuerlig oversikt over inntekter og utgifter, ifølge dinero.dk/hvem-er-dinero-for/dyrlaeger . På samme side står det at Dinero tilbyr integrasjoner med bookingsystemer og lønnssystemer, med automatisk regnskapsføring etter hver lønnskjøring.

En klinikk som allerede bruker et bookingsystem eller lønnssystem bør sjekke om Dinero, eller en annen leverandør, tilbyr en integrasjon som faktisk passer til den eksisterende arbeidsflyten. En tilkobling som fungerer bra for en enkeltpersonpraksis, fungerer kanskje ikke like bra for en klinikk med flere veterinærer og varierende timeplaner.

Hvordan Dinero posisjonerer seg mot annen regnskapsprogramvare

På sammenligningssiden sin beskriver Dinero seg selv som utviklet for «gründere og små og mellomstore selvstendig næringsdrivende», ifølge dinero.dk/sammenlign-regnskapsprogrammer . Den samme siden sammenligner Dinero med blant annet e-conomic, Billy, Meneto og Dynamics 365 basert på bedriftsstørrelse og dybde på funksjonalitet.

For en veterinærklinikk som velger et regnskapssystem, er størrelsen på virksomheten et rimelig utgangspunkt. Dette bør suppleres med en gjennomgang av funksjoner, kostnader, støtte, integrasjonsalternativer og hvordan man migrerer eksisterende regnskap til et nytt system, uavhengig av hvilken leverandør klinikken til slutt velger.

Anolla: booking og kundekommunikasjon, ikke regnskap

Anolla beskriver seg selv som «et intelligent bookingsystem for veterinærer og dyreklinikker» som samler online timebestillinger, kalendere, vaktplaner og behandlings- og vaksinasjonsplaner, ifølge anolla.com/da/dyrlaegesoftware . Nettstedet beskriver også funksjoner for kundekommunikasjon, online betaling for bestillinger og en automatisk venteliste.

Anolla er dermed relevant som et tilstøtende administrasjonssystem for booking og kundekontakt. Siden gir ikke grunnlag for å anta hvilke regnskaps- eller faktureringsfunksjoner klinikkens økonomi ellers trenger. Spørsmålet om moms, regnskap og fakturering tilhører regnskapsprogrammet.

Der Vetz kommer inn i flyten før økonomien

Før en faktura eller regnskapspost i det hele tatt når regnskapsprogrammet, har mye allerede skjedd i undersøkelsesrommet. Vetz lytter under konsultasjonen med dyreeieren og lager automatisk et strukturert journalutkast, som er beskrevet mer detaljert på vetz.ai/ai-journalforing . Veterinæren gjennomgår og godkjenner utkastet, og den ferdige journalen kan overføres til journalsystemet når integrasjonen er aktiv.

Dette arbeidet går forut for den økonomiske flyten, men det påvirker den fortsatt. En oversikt som er strukturert og komplett når den forlater eksamenslokalet, gjør det enklere å se hva som faktisk må faktureres og hvilke dokumenter som må føres inn i regnskapsprogrammet.

Debetforslag og veien til kontanter og regnskap

Vetz kan komme med forslag til hva som bør faktureres basert på innholdet i journalen, som beskrevet på vetz.ai/features . Veterinæren eller klinikkpersonalet vil selv avgjøre forslaget, og overføringen til kasseapparatet eller regnskapsprogrammet skjer ikke automatisk.

Hvordan et godkjent fakturadokument deretter videresendes til klinikkens kassesystem, PMS eller regnskapsprogram er noe hver klinikk må avgjøre basert på sitt eget systemlandskap. Det er her koblingen mellom journalsystem, kasseapparat og regnskap blir konkret, og det er et spørsmål verdt å stille både Vetz og leverandøren av klinikkens regnskapsprogram.

Hvilke journalsystemer integreres Vetz med?

Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Klinikkens bookinger vises automatisk i Vetz, og den utfylte journalen sendes tilbake til journalsystemet, i henhold til vetz.ai/blog/vetz-integration-pms og vetz.ai/journalsystem-veterinar . Hvis klinikken bruker et annet journalsystem enn disse tre, er den enkleste måten å gå frem på å spørre Vetz direkte hvilket integrasjonsoppsett som er mulig for det aktuelle systemet.

Spørsmål du bør stille før kjøp eller integrasjon

Før en klinikk forplikter seg til et regnskapsprogram, et journalsystem eller en kobling mellom de to, er det noen spørsmål som er verdt å stille den respektive leverandøren:

• Hvor lagres de økonomiske dataene og journaldataene, og i hvilket land?
• Hvilke underleverandører behandler informasjonen?
• Hvor lenge lagres dataene, og hva skjer med dem hvis klinikken bytter leverandør?
• Hvilke eksportalternativer er tilgjengelige hvis du vil flytte data til et annet system senere?
• Hvordan er ansvarsfordelingen mellom journalsystemet, PMS-systemet, bookingsystemet og regnskapsprogrammet når noe går galt?

Svarene varierer mellom tilbydere. De bør være klare før et nytt regnskapsprogram eller en integrasjon implementeres i klinikken.

Les mer om Vetz

Vil du se hvordan Vetz håndterer journalutkast og fakturaforslag i praksis, før du bestemmer deg for hvordan det skal kobles til klinikkens regnskapsprogramvare og andre systemer? Bestill en demonstrasjon , så går vi gjennom hvordan det kan se ut for din klinikk.